Wenn du an Coworking Spaces denkst, kommen dir vielleicht moderne Küchen mit hochwertigen Kaffeemaschinen oder sogar Kickertische in den Sinn. Selten denkst du an die IT-Infrastruktur und daran, wer diese verwaltet. Doch genau hier liegen oft versteckte Herausforderungen. Wie unterscheiden sich die IT-Anforderungen von Coworking Spaces von denen traditioneller Unternehmen, und solltest du als Betreiber die Anstellung von IT-Personal in Erwägung ziehen? Die Antwort liegt oft in der geschickten Nutzung von Cloud-Diensten, die viele IT-Aufgaben vereinfachen und automatisieren, sodass sich Coworking Spaces auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können: die Schaffung einer produktiven Umgebung für ihre Mitglieder.
Coworking Spaces haben im Vergleich zu traditionellen Unternehmen sehr unterschiedliche, aber nicht weniger herausfordernde IT-Bedürfnisse. Du ähneln zunehmend einer Umgebung mit einer 100%igen „Bring Your Own Device“ (BYOD)-Regelung, bei der jeder seine eigenen Geräte mit zur Arbeit bringt. Diese Struktur wird durch die hohe Fluktuation von Nutzer:innen und die Schwierigkeit, konsistente Richtlinien durchzusetzen, verstärkt. Zudem verwaltet die IT-Infrastruktur nicht nur digitale Ressourcen, sondern regelt auch den Zugang zu physischen Räumen wie Gebäuden und Besprechungsräumen.
Trotz dieser Herausforderungen sind in Coworking Spaces selten IT-Mitarbeiter:innen im Einsatz. Ein Hauptgrund dafür ist die Vielzahl von Cloud-Diensten, die nahezu jeden Aspekt des Coworking-Betriebs abdecken. Diese Cloud-Angebote ermöglichen es Coworking Spaces, reibungslos zu funktionieren, ohne dass internes IT-Personal erforderlich ist. Du rationalisieren alles von Buchungssystemen bis hin zum Druckmanagement und bieten einen einfachen Zugang zu wichtigen Tools.
Cloud-Dienste gewährleisten zudem Skalierbarkeit, sodass du schnell wachsen und dich anpassen kannst, ohne teure Hardware-Investitionen tätigen zu müssen. Automatische Updates und verbesserte Sicherheit sorgen dafür, dass du dich auf die Mitgliedererfahrung konzentrieren kannst, statt dich mit komplexer IT-Infrastruktur zu beschäftigen.
Der Datenschutz ist ein wichtiges Anliegen vieler Betreiber, da Coworking Spaces eine große Menge an persönlichen und sensiblen Informationen verarbeiten. Du solltest dein Personal darin schulen, Mitgliederdaten im Einklang mit den lokalen Datenschutzbestimmungen zu verwalten. In Workshops kannst du deine Mitglieder über Datenschutzmaßnahmen aufklären und so ihr Vertrauen in die Sicherheitsvorkehrungen stärken.
Besonders bei der Auswahl von Managementdiensten ist es wichtig, auf den Datenschutz zu achten. Die Einrichtung von Datenverarbeitungsvereinbarungen mit Dienstanbietern stellt sicher, dass die Daten der Nutzer:innen umfassend geschützt sind.
Es besteht Einigkeit darüber, dass Coworking Spaces keine eigenen IT-Abteilungen benötigen; stattdessen kannst du maßgeschneiderte Cloud-Lösungen nutzen. Während diese Dienste Kosten verursachen – ähnlich wie Versorgungsleistungen wie Wasser, Miete und Strom – ist eine gut funktionierende IT-Infrastruktur ein wichtiger Differenzierungsfaktor für deinen Coworking Space.
Plattformen wie Nexudus und ezeep sind führend darin, verschiedene Dienste in einer einzigen Plattform zu integrieren. Beispielsweise erhält ein Mitglied, das in Nexudus hinzugefügt wird, automatisch Zugang zu Druckdiensten, und sein Verbrauch wird in der Rechnung erfasst. Ähnliche Integrationen existieren für Zugangssysteme wie Tapkey, Clay und Sensorberg. Im Grunde wählt das Mitglied einen Plan aus, und seine IT-Umgebung konfiguriert sich automatisch.
Drucken bleibt ein wichtiger Service in Coworking Spaces, besonders für Mitglieder, die ihre Zeit zwischen Zuhause und dem Büro aufteilen. Anstatt in Heimdrucker zu investieren, ziehen sie es vor, die angebotenen Einrichtungen zu nutzen. Traditionell kann das Drucken eine Herausforderung für die IT darstellen, aber ezeep hat diesen Prozess erheblich vereinfacht, indem es den gesamten Druckprozess in die Cloud verlagert hat.
ezeep integriert sich mit einer Vielzahl von Coworking-Management-Plattformen, automatisiert Prozesse und verbessert die Effizienz. Zu den Integrationspartnern gehören:
Durch die Integration mit Coworking-Management-Plattformen erhält ein Mitglied beim Anmelden automatisch Zugang zu den Druckdiensten, und sein Verbrauch wird ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand in der Rechnung erfasst. Diese Automatisierung vereinfacht nicht nur die Abrechnung, sondern verbessert auch das gesamte Mitgliedererlebnis. Die Technologie baut auf unserer Erfahrung auf, die ThinPrint seit über 20 Jahren im Druckmanagement für Millionen von Nutzern weltweit gesammelt hat.
Können traditionelle Unternehmen von den Technologien in Coworking Spaces profitieren? Absolut. Coworking Spaces sind im Wesentlichen Testfelder für den Arbeitsplatz der Zukunft. Konzepte wie Desksharing, teamübergreifende Kommunikation und projektbasierte Gruppenarbeit werden in traditionellen Geschäftsumgebungen immer gefragter. Die einfache Nutzung der IT-Infrastruktur in Coworking Spaces kann motivierend für die Mitarbeiter sein. Indem Unternehmen ihre Infrastruktur öffnen, zum Beispiel durch die Ermöglichung von Remote-Arbeit im Homeoffice, können sie die Produktivität steigern. Einige Unternehmen verlagern bereits ganze Abteilungen in Coworking Spaces. Der nächste Schritt besteht darin, diese Erfahrungen in ihre eigenen Büros zu übertragen.
Coworking Spaces stehen vor einzigartigen IT-Herausforderungen, aber mit Hilfe von cloudbasierten Lösungen wie ezeep kannst du exzellente Dienstleistungen erbringen, ohne eigenes IT-Personal zu benötigen. ezeep vereinfacht komplexe Aufgaben wie das Drucken durch Funktionen wie das Drucken von jedem Gerät, zentralisierte Verwaltung, sicheres Drucken, Druckabrechnung und Integration mit bestehenden Coworking-Management-Systemen. Darüber hinaus trägt das Engagement für CO₂-neutrales Drucken dazu bei, die Umweltauswirkungen von Druckaktivitäten zu verringern und der wachsenden Betonung auf Nachhaltigkeit gerecht zu werden.
Durch die Integration mit führenden Coworking-Management-Plattformen wie Nexudus, OfficeRnD, Cobot und anderen sorgt ezeep für ein reibungsloses und automatisiertes Erlebnis für Betreiber und Mitglieder. Dies ermöglicht es dir, dich auf das zu konzentrieren, was du am besten kannst – eine hervorragende und umweltbewusste Umgebung für deine Mitglieder zu bieten.
Wenn du dich für Druckmanagement ohne IT-Abteilung interessierst und einen Beitrag zur ökologischen Nachhaltigkeit leisten möchtest, sieh dir an, wie ezeep deine Druckprobleme lösen kann, ohne dass du Expert:in für Drucker werden musst.