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Coworking Spaces sind für ihre dynamische Umgebung und ihre kollaborativen Arbeitsstile bekannt. Doch hinter den Kulissen gibt es viele administrative Aufgaben, die effizient gemanagt werden müssen. Eine dieser Aufgaben ist die Abrechnung von Druckkosten. In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du die Druckkostenabrechnung mit ezeep Blue, Google Sheets und PayPal automatisieren kannst.
Schritt 1: Vorbereitung in Google Sheets
Bevor du mit dem eigentlichen Prozess beginnst, solltest du deine Daten in Google Sheets strukturieren. Hier ein detaillierter Blick auf die drei Tabellen:
1. Kalkulationstabelle
In dieser Tabelle definierst du die Druckkosten pro Seite. Dies bietet Transparenz und Konsistenz für alle Benutzer.innen:
| Papierformat | Preis pro Seite |
| A4 | 0,05 € |
| A3 | 0,10 € |
Es ist wichtig, diese Kosten regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen, um die Betriebskosten des Coworking Spaces abzudecken.
2. CSV-Datenimport
Jeden Monat kannst du die Druckdaten von ezeep Blue als CSV exportieren. Erstelle in Google Sheets eine dedizierte Tabelle, um diese Daten zu importieren. Eine solche Tabelle könnte folgendermaßen aussehen:
| Anwender.in | Papierformat | Seitenzahl | CO2-Fußabdruck | |
| Max | [email protected] | A4 | 50 | 250 g |
| Anna | [email protected] | A3 | 30 | 300 g |
3. Aggregierte Tabelle
Diese Tabelle wird genutzt, um die Daten aus der CSV-Datei zu konsolidieren und die Gesamtkosten pro Anwender.in zu berechnen. Die Abfrage könnte wie folgt aussehen:
“`sql
=QUERY(CSV-Tabelle!A:D, “SELECT A, B, C, SUM(D) WHERE A != ” GROUP BY A, B, C ORDER BY A”)
“`
Das Ergebnis ist eine übersichtliche Darstellung der Druckkosten pro Anwender.in:
| Anwender.in | Gesamtkosten | |
| Max | [email protected] | 2,50 € |
| Anna | [email protected] | 3,00 € |
Schritt 2: Automatisierung mit Google Apps Script
Nachdem deine Daten ordnungsgemäß in Google Sheets organisiert sind, kannst du Google Apps Script verwenden, um den Prozess zu automatisieren:
1. Öffne den Script Editor: In Google Sheets findest du den Script Editor unter Erweiterungen > Apps Script.
2. Skript hinzufügen: Kopiere den folgenden Beispielcode und füge ihn in den Script Editor ein:
“`javascript
function sendPaymentLinks() {
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName(“Aggregierte Tabelle”);
var data = sheet.getDataRange().getValues();
for (var i = 1; i < data.length; i++) {
var user = data[i][0];
var email = data[i][1];
var totalCost = data[i][2];
var paymentLink = createPaypalLink(email, totalCost);
MailApp.sendEmail(email, “Zahlung für Druckkosten”, “Hallo ” + user + “,\nHier ist dein Zahlungslink für deine Druckkosten: ” + paymentLink);
}
}
function createPaypalLink(email, totalCost) {
// Hier musst du den PayPal-Zahlungslink basierend auf der E-Mail und den Gesamtkosten erstellen.
// Du kannst beispielsweise die PayPal’s “create payment” API nutzen.
// Alternativ kannst du auch den Zahlungslink per String-Operationen zusammensetzen.
}
“`
3. Berechtigungen und Ausführung: Stelle sicher, dass du alle erforderlichen Berechtigungen hast, und führe das Skript aus, um Zahlungslinks an die Nutzer zu senden.
Fazit
Die Verwaltung eines Coworking Spaces kann komplex sein, insbesondere wenn es um die Abrechnung von Dienstleistungen wie Drucken geht. Mit dieser automatisierten Lösung, die ezeep Blue, Google Sheets und PayPal kombiniert, kannst du den Prozess vereinfachen und sicherstellen, dass alle Benutzer.innen fair für ihre Druckkosten bezahlen.