Druckerfreigabe: Warum Cloud-Druck das Leben einfacher macht

Drucken bleibt auch in der heutigen Zeit so einfach, weil es simple physische Kopien deiner Dokumente, Bilder und anderer Informationen ermöglicht. Es kann in einigen Fällen durchaus nützlich sein, Hardcopies für Unterlagen zu erstellen oder sie mit anderen zu teilen. Andere schätzen die Bequemlichkeit, etwas in der Hand zu haben, um zu lesen.

Und in der heutigen Welt ist es immer häufiger der Fall, dass Mitarbeiter.innen remote arbeiten. Das kann als Home-Office, hybride Arbeit oder NewWork definiert werden. Die Vorteile sind offensichtlich, wie beispielsweise erhöhte Produktivität, Arbeiten von überall aus sowie Kosteneinsparungen für Unternehmen. Trotzdem kann dieses neue Arbeitsmodell auch Herausforderungen mit sich bringen. Eine dieser Herausforderungen ist die Task, Dokumente aus der Ferne zu drucken.

Wir haben uns einige Szenarien angesehen, in denen die Freigabe von Druckern und die Möglichkeit des Remotedrucks sinnvoll sind. Zunächst für Unternehmen und später auch für private Nutzer.innen.

Szenarien für die Druckerfreigabe:

Geteilte Nutzung von Druckern für kleine und mittelgroße Teams:

Ein Architektenteam, das sowohl mit Macs als auch mit Chromebooks arbeitet, möchte einen gemeinsamen Drucker einrichten, wenn es Pläne und Zeichnungen drucken möchte.

So funktioniert die geteilte Nutzung von Druckern in kleinen und mittelgroßen Team:

• Der Teamleiter richtet den Drucker in ezeep Blue ein und teilt ihn mit dem Rest des Teams.

• Die Teammitglieder installieren die ezeep Blue-App auf ihren Geräten und melden sich mit ihren Team-Anmeldedaten an.

• Dann können die Teammitglieder über die ezeep Blue App auf den gemeinsamen Drucker zugreifen und ihre Pläne und Zeichnungen ausdrucken. Dabei ist es egal, ob sie einen Mac oder ein Chromebook benutzen.

Die Ergebnis:

Das Team hat einen benutzerfreundlichen und zugänglichen gemeinsamen Drucker eingerichtet, der von allen Teammitgliedern genutzt werden kann. Und das sogar unabhängig von dem Gerät, das sie benutzen. Die Zusammenarbeit innerhalb des Teams ist einfach und Verzögerungen bei der Arbeit aufgrund von Druckvorgängen gehören der Vergangenheit an.

Andere Beispiele für die Arbeit mit geteilten Druckern im Team:

• Ein Marketingteam, das gemeinsam an Kampagnen arbeitet und häufig Präsentationen oder Broschüren drucken muss, die von allen Teammitgliedern angesehen und bearbeitet werden müssen.
• Ein Designteam, das gemeinsam an Projekten arbeitet und oft Entwürfe und Prototypen drucken muss.
• Eine Nicht-Regierungsorganisation (NGO), die gemeinsam an Projekten arbeitet und häufig Unterlagen für lokale Interessengruppen drucken muss.
• Ein medizinisches Team, das gemeinsam an Patienten arbeitet und oft Krankenakten drucken muss.

In all diesen Beispielen erleichtert die Möglichkeit, einen gemeinsamen Drucker einzurichten und ihn allen Teammitgliedern zugänglich zu machen, unabhängig von dem Gerät, das sie benutzen, die Zusammenarbeit und die Arbeit an Projekten erheblich.

Gemeinsame Nutzung von Druckern für Remote-/On-the-Road-Mitarbeiter.innen

In einem Unternehmen gibt es nicht selten Mitarbeiter.innen, die häufig von unterwegs aus arbeiten und dennoch Dokumente drucken müssen, die im Unternehmensnetzwerk gespeichert sind.

So funktioniert Drucken für Remote-Mitarbeiter.innen:

• Ein.e IT-Administrator.in richtet in ezeep Blue einen Drucker ein, der sich im Unternehmensnetzwerk befindet, und aktiviert den Remote-Druck.
• Die Beschäftigten installieren die ezeep Blue iOS- oder Android-App auf ihren mobilen Geräten und melden sich sicher mit ihren Unternehmensdaten an.
• Die Mitarbeiter.innen können nun über die ezeep Blue-App auf den Ferndruck zugreifen und ihre Dokumente von ihrem aktuellen Standort aus drucken. Alternativ können die Dokumente auch direkt im Büro ausgedruckt werden, um sie später abzuholen oder von anderen Kolleg.innen bearbeiten zu lassen. 

Das Resultat: 

Das Unternehmen ermöglicht den Beschäftigten, Dokumente, die sich im Unternehmensnetzwerk befinden, aus der Ferne zu drucken, was die Effizienz der Arbeit und die Flexibilität der Mitarbeiter.innen erhöht.

Unternehmen mit mehreren Standorten und mehreren geteilten Druckern

Ein Online-Händler betreibt mehrere Lager an verschiedenen Standorten und möchte seinen Mitarbeiter.innen in einem Lager erlauben, Kommissionslisten in einem anderen Lager zu drucken.

So funktioniert Druckerfreigabe für mehrere Standorte:

• Der IT-Admin richtet die Drucker in jedem Lager mit ezeep Blue ein und aktiviert den Remote-Druck.
• Die Beschäftigten in jedem Lager installieren die ezeep Blue App auf ihren mobilen Geräten und melden sich mit ihren Unternehmensdaten an.
• Die Mitarbeiter.innen in einem Lager können nun über die ezeep Blue App auf Kommissionierlisten in einem anderen Lager zugreifen und diese ausdrucken. Und das, ohne physisch in dem Lager anwesend sein zu müssen.

Das Resultat:

Der Online-Händler kann die Effizienz und Flexibilität seiner Mitarbeiter.innen erhöhen, indem er ihnen ermöglicht, Kommissionierlisten von einem entfernten Lager aus zu drucken, was die Arbeit im Lager erleichtert.

Andere Beispiele:

• Ein Reiseanbieter mit Angestellten, die häufig unterwegs sind und Dokumente wie Tickets und Rechnungen ausdrucken müssen, die im Unternehmensnetzwerk gespeichert sind.
• Ein Bauunternehmen mit Beschäftigten auf Baustellen, die aktualisierte Pläne aus dem Unternehmensnetzwerk drucken müssen.
• Ein medizinisches Team, das Patientendaten auf Papier benötigt und Mitarbeiter hat, die häufig unterwegs sind und Krankenakten und Laborbefunde ausdrucken müssen, die sicher in ihrem eigenen Netzwerk gespeichert sind.
• Eine Finanzberatung mit Mitarbeiter.innen, die häufig bei Kunden vor Ort sind und Verträge und Finanzpläne ausdrucken müssen, die sich im Unternehmensnetzwerk befinden.
• Ein Einzelhandelsunternehmen mit Mitarbeitern.innen, die häufig unterwegs sind und Bestell- und Lieferscheine ausdrucken müssen, die sich im Unternehmensnetzwerk befinden.

In den oben genannten Beispielen trägt die Möglichkeit, die im Unternehmensnetzwerk gespeicherten Dokumente unterwegs zu drucken, dazu bei, die Effizienz zu verbessern.

Familie / Zu Hause drucken

Remote-Druck mit ezeep Blue in der eigenen Familie kann sinnvoll sein, wenn die Mitglieder der Familie an verschiedenen Orten befinden, aber Dokumente von jedem Ort aus auf einem gemeinsamen Drucker im Haus der Familie drucken möchten.

So funktioniert das Drucken im Haushalt:

• Ein Familienmitglied richtet zu Hause einen Drucker mit ezeep Blue ein und aktiviert den Remote-Druck.
• Die Familienmitglieder installieren die ezeep Blue App auf ihren iOS- oder Android-Geräten und melden sich mit ihren Zugangsdaten an.
• Die Familienmitglieder können nun über die ezeep Blue App auf den gemeinsamen Drucker im Haus der Familie zugreifen und ihre Dokumente remote drucken, ohne dass sie sich im selben Raum oder Gebäude befinden müssen.

Das Ergebnis:

Alle Familienmitglieder können nun Dokumente von jedem beliebigen Ort aus auf dem gemeinsamen Drucker zu Hause ausdrucken, was Zeit spart und das Hin- und Herschicken von Dokumenten per E-Mail überflüssig macht.

Andere Beispiele:

• Wohngemeinschaften, die sich Gemeinschaftsräume wie Küchen und Wohnzimmer teilen und deren Mitbewohner.innen nur einen Drucker benutzen können.

• Studierende, die zusammen in einem Wohnheim auf dem Campus leben, können ihre Kosten senken, indem sie sich nur einen Drucker teilen.

Wie ezeep bei der Druckerfreigabe helfen kann

Insgesamt bietet ezeep eine sichere und flexible Möglichkeit, Dokumente von verschiedenen Standorten aus zu drucken. So können Unternehmen die remote Arbeit ihrer Mitarbeiter.innen unterstützen und gleichzeitig die Datensicherheit gewährleisten. Das ist besonders wichtig in der heutigen Arbeitswelt, in der mehr Menschen als je zuvor aus dem Home-Office arbeiten und die Möglichkeit haben müssen, von überall aus zu drucken. Wie einfach es ist, deinen Drucker mit anderen zu teilen, erfährst du in unserem Leitfaden.