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Einen Coworking-Space zu eröffnen, ist eine spannende Gelegenheit, um eine produktive und inspirierende Arbeitsumgebung zu schaffen. Doch damit Mitglieder wirklich effizient arbeiten können, braucht es mehr als Schreibtische und ein ansprechendes Design – auch die technische Ausstattung spielt eine entscheidende Rolle.
Aber was ist, wenn du eine große Leidenschaft für Coworking hast, jedoch keine IT-Expertise mitbringst? In diesem Beitrag geben wir dir unsere Einschätzung zu den wichtigsten technischen Essentials für deinen Coworking-Space und Tipps, wie du sie auch ohne großes IT-Know-how ganz einfach umsetzen kannst.
Alle hier geteilten Erkenntnisse basieren rein auf unseren eigenen Erfahrungen beim Aufbau eines Coworking-Spaces und stellen keine bezahlten Empfehlungen oder Ähnliches dar.
1. Wie du in deinem Workspace ein zuverlässiges und schnelles Internet einrichtest
Nichts ist frustrierender für Mitglieder als eine langsame oder instabile Internetverbindung. Aus unserer Erfahrung empfehlen wir eine Geschwindigkeit von 1 Gbit/s im Download und 500 Mbit/s im Upload – das reicht locker für 100 gleichzeitige Nutzer und deckt mehrere Videokonferenzen sowie die Nutzung von Cloud-Anwendungen ab.
Wir haben bei der Eröffnung unseres Coworking Spaces mit der Telekom zusammengearbeitet, um den Anschluss zu realisieren. Preise und Leistungen variieren natürlich je nach Standort und regionalem Anbieter. Ein Pluspunkt von speziellen Business-Tarifen ist, dass in der Regel persönlicher IT-Support enthalten ist. Falls Probleme auftauchen, bekommst du so schneller Hilfe. Je nach Standort bieten Provider ihre Tarife oft zu Netto-Preisen an, was für Unternehmen steuerlich interessant sein kann.
Wie du in allen Bereichen WLAN bereitstellst
Wichtig war uns, dass Mitglieder immer in Verbindung bleiben – auch auf der Dachterrasse. Dafür haben wir Aruba Instant On Access Points eingesetzt, die es für den Innen- und Außenbereich gibt. Diese Access Points sorgen für zuverlässige und sichere WLAN-Abdeckung, sodass du drinnen wie draußen immer online bist. Um eine gute Abdeckung zu erzielen, solltest du strategisch platzierte WLAN-Access-Points an den Wänden anbringen. Solche IoT-Geräte lassen sich zudem problemlos remote konfigurieren.
Was tun, wenn das WLAN ausfällt?
Manchmal spinnt das WLAN – deshalb haben wir LAN-Kabel als Backup im Einsatz. Über angeschlossene Netzwerkswitches können Mitglieder bei Bedarf per Kabel online gehen. Das ist besonders praktisch, falls es Störungen im drahtlosen Netzwerk gibt.
2. Sicherheit und automatisierte Zugangskontrolle – ein paar Tipps
Die erwähnten Access Points unterstützen WPA2 und WPA3-Verschlüsselung, aktuell gängige Standards für WLAN-Sicherheit. Zusätzlich bietet unser Router eine integrierte Firewall, um das Netzwerk und die Daten der Mitglieder vor externen Bedrohungen zu schützen. Abgerundet wird das Ganze durch ein separates Gäste-WLAN, das sich schnell und einfach einrichten lässt.
Der WLAN-Zugang für Mitglieder läuft bei uns über Nexudus, wo sie sich einen zeitlich begrenzten Access-Token anfordern können. So wird automatisch sichergestellt, dass Zugänge nur für einen bestimmten Zeitraum gelten.
Außerdem haben wir unsere Mikrotik-Router mit Nexudus integriert. So können wir automatisch erfassen, wie viele Arbeitsstunden unsere Mitglieder im Workspace verbringen – basierend auf ihren WLAN-Logins. Das macht Abrechnung und Anwesenheitskontrolle viel einfacher.
3. Welche zusätzliche Ausstattung könnte hilfreich sein?
Stressfreies Drucken
Ein gemeinsamer Drucker ist in Coworking-Spaces oft eine Herausforderung – es gibt aber clevere Lösungen! Mit Cloud-Druckdiensten wie ezeep können Mitglieder von jedem Gerät aus drucken, ohne den Drucker auf jedem Laptop oder Smartphone einzeln installieren zu müssen. Außerdem vereinfacht das die Abrechnung der Druckkosten dank vielseitiger Integrationen in gängige Coworking-Management-Systeme.
Telefonie ohne komplizierte Anschlüsse
Manche Mitglieder benötigen eine Festnetznummer – das funktioniert heute einfach über VoIP (Voice over IP). Moderne Anbieter wie Placetel oder 3CX ermöglichen Anrufe übers Internet, wodurch aufwendige Telefonleitungen entfallen. Für Langzeitnutzer kann es sich lohnen, vorhandene Telefone in euer System zu integrieren.
Sicherheitskameras für ein gutes Gefühl
Wir haben darauf geachtet, Anschlusspunkte an den Wänden und genügend Stromanschlüsse für die Kameras zu haben. Wo keine vorhanden waren, haben wir einen Fachbetrieb beauftragt, um neue Steckdosen zu installieren.
Fazit
Mit der richtigen Planung und passenden Partnern ist die technische Ausstattung deines Coworking-Spaces keine Raketenwissenschaft, sondern ein echter Erfolgsfaktor. Dafür brauchst du nicht einmal tiefgreifendes technisches Know-how.