Starte jetzt mit ezeep Blue und Make!
Automatisiere den Druck von Etiketten, Schecks, Packzetteln, Dokumenten und mehr – völlig kostenlos für bis zu 50 Seiten pro Monat.
Outlook-Anhänge und E-Mails zu drucken, kann eine zeitraubende Aufgabe sein. Dieser Blogbeitrag wirft einen Blick auf die manuelle Vorgehensweise und stellt dann eine einfache und lohnenswerte Lösung vor – die Automatisierung mit ezeep Blue.
Viele wichtige Informationen, wie zum Beispiel Verträge oder Rechnungen, werden mittlerweile als E-Mail-Anhang versendet und müssen dann ausgedruckt werden. Die manuelle Methode zum Drucken von Outlook-Anhängen erfordert in der Regel mehrere Schritte:
- Öffnen der E-Mail mit dem Anhang
- PDF-Anhänge gegebenenfalls lokal abspeichern
- Klicken auf die Option zum Drucken
- Auswahl der Druckereinstellungen, wie Seitenanzahl, Papierformat, etc.
- Bestätigung des Druckvorgangs
Diese manuelle Methode ist nicht nur zeitaufwändig, sondern birgt neben den Risiken von Fehlern und Inkonsistenzen auch datenschutzrechtliche Probleme, wenn die PDF-Anhänge vor dem Drucken lokal gespeichert werden. Zudem kann das manuelle Ausdrucken bei einem großen Volumen von E-Mails und Anhängen ineffizient sein. Weitere Herausforderungen beim Drucken von E-Mail-Anhängen können entstehen, wenn der gewünschte Drucker nicht angezeigt wird. Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn der E-Mail-Anhang auf dem lokalen Drucker im Homeoffice oder aus einer Session heraus gedruckt werden soll. Ähnliche Probleme entstehen, wenn unterwegs mit dem mobilen Gerät ein entfernter Drucker angesteuert werden muss.
Mehr Effizienz: Automatisches Drucken von E-Mail-Anhängen mit ezeep Blue
ezeep Blue ist eine innovative Drucklösung, die speziell entwickelt wurde, um den Druckprozess zu vereinfachen, zu optimieren und den administrativen Aufwand deutlich zu reduzieren. Hier sind einige ihrer Schlüsselfunktionen:
- Enterprise Skalierbarkeit: ezeep Blue ist skalierbar und kann problemlos in Unternehmen jeder Größe implementiert werden.
- Sicheres Drucken: Die Sicherheit von Dokumenten ist gewährleistet, da ezeep Blue die Druckdaten verschlüsselt und schützt. Besonderen zusätzlichen Schutz bietet das Pull Printing von ezeep Blue.
- Automatisieren: Wiederkehrende Druckprozesse lassen sich mit wenigen Klicks automatisieren und senken den manuellen Aufwand.
- Wi-Fi Drucken: Auch das Drucken von privaten Geräten ohne AirPrint-Unterstützung ist möglich. Mehr erfahren »
ezeep Blue lässt sich mühelos installieren und konfigurieren, so dass du die Druckautomatisierung schnell einrichten kannst. Alles was du für den Anfang benötigst, ist ein kostenloses ezeep-Blue-Konto sowie ein Konto bei einer No-Code Automatisierungsplattform wie Zapier und Make. Als Pro kannst du auch deine eigenen Automatisierungen programmieren und dafür deine ezeep Blue API Client ID anfordern.
Und schon bist du bereit, um alle Vorteile des automatischen Ausdrucks von E-Mail-Anhängen zu nutzen.
Integration von Make und Zapier für effizientere Automatisierung
Zapier und Make sind Plattformen zur Automatisierung von Arbeitsabläufen, die es ermöglichen, deine Anwendungen, wie zum Beispiel Outlook, ohne Programmierkenntnisse mit ezeep Blue zu verbinden und so deine Druckprozesse zu optimieren.
Im folgenden Beispiel zeigen wir dir, wie du einen Workflow in Make einrichtest, um Outlook-Anhänge automatisch mit ezeep Blue zu drucken.
- Wähle in Make den Zielordner in Outlook, in dem E-Mails mit zu druckenden Anhängen eingehen.
- Im nächsten Schritt lasse die E-Mail-Anhänge automatisch in einen OneDrive-Ordner hochladen.
- Verknüpfe den OneDrive-Ordner mit ezeep Blue und lege ein Zeitintervall fest, wie häufig der Ordner auf neu eingegangene Outlook-Anhänge geprüft wird.
Schau dir unser kurzes Video-Tutorial an, um alle Schritte für das automatische Drucken deiner Outlook-Anhänge mit Make einfach nachzubauen.
Fazit
Die manuelle Methode des Druckens von E-Mail-Anhängen ist zeitintensiv und wenig effizient. Die Automatisierung des Druckens von E-Mail-Anhängen schont nicht nur wertvolle Ressourcen, sondern ist auch einfacher als je zuvor. Wir empfehlen die Verwendung von ezeep Blue und Make, um den Druckprozess zu automatisieren und die Produktivität zu steigern.
Die Verwendung von ezeep Blue bietet zahlreiche Vorteile, darunter:
- Zeitersparnis: Durch die Automatisierung des Druckprozesses kannst du dich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.
- Fehlerreduktion: Die Wahrscheinlichkeit von Fehlern wird minimiert, da ezeep Blue die Aufgaben zuverlässig ausführt.
- DSGVO-konformes Drucken: ezeep Blue erfüllt strengste Datenschutzverordnungen und erfordert kein lokales Speichern sensibler Dateien und Daten für den Druckprozess.
Diese Lösung ist einfach einzurichten und bietet eine effiziente Möglichkeit, Outlook-Anhänge und E-Mails automatisch zu drucken. Dadurch können Unternehmen Zeit sparen und sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist – ihren geschäftlichen Erfolg.
Entdecke Anwendungsbeispiele, Vorteile und Umsetzungsmöglichkeiten der Druckautomatisierung mit ezeep Blue. Mehr Informationen »
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