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Das renommierte Analystenunternehmen Quocirca untersuchte den Cloud-Printing-Markt
In seinem Report The Cloud Print Services Market Landscape aus dem Juni 2023 untersucht das Analystenunternehmen QUOCIRCA den aktuellen Cloud Print Services Markt und den Status Quo in Unternehmen. Befragt wurden im März 2023 insgesamt 507 IT-Entscheidungsträger.innen. Neben interessanten Erkenntnissen zum Markt formuliert Quocirca auch neun hilfreiche Tipps für Unternehmen zur Auswahl der passenden Cloud Printing-Lösung.
Du willst mehr lesen als die neun Tipps, sondern interessierst dich für eine Kurzfassung aller Ergebnisse, dann lade dir hier den Kurzreport herunter.
Die neun Tipps für Unternehmen
Serverlos oder hybrid: Kostenoptimierung und Flexibilität
Für kleinere Unternehmen mit begrenztem Personal oder einer geringen Anzahl von Druckern kann laut Quocirca ein serverloses Modell ohne Druckserver vor Ort eine kosteneffiziente Lösung sein. Ein serverloses Modell reduziert die Ausgaben für Druckserver und die damit verbundenen Verwaltungskosten. Zudem ermöglicht das serverlose Modell den Direktdruck, bei dem Druckaufträge direkt vom Benutzergerät zum Drucker gesendet werden, ohne den Umweg über einen zentralen Server. Dies ist besonders attraktiv für Unternehmen, die ihre IT-Infrastruktur konsolidieren möchten, um Druckkosten zu kontrollieren und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Es sollte jedoch beachtet werden, dass die zentrale Verwaltung über verteilte Standorte hinweg eine Herausforderung darstellen kann, es sei denn, es wird ein Druckmanagement-Tool eingesetzt, das sowohl serverlose als auch Vor-Ort-Umgebungen unterstützt.
Für Unternehmen, die ihre Vor-Ort-Druckserver behalten möchten oder aus Sicherheitsgründen müssen, kann eine Hybridlösung die beste Wahl sein. Hierbei werden bestimmte Aspekte der Druckaufträge nach wie vor von der lokalen Hardware verwaltet, während andere Aspekte über die Cloud abgewickelt werden, die unter einer einzigen Verwaltungsplattform bereitgestellt wird. Diese Hybridlösung ermöglicht eine einfache Handhabung für Administratoren und ermöglicht gleichzeitig Konsolidierung und Kosteneinsparungen. Da sich die Fähigkeiten von Cloud-basierten Druckmanagement-Plattformen ständig weiterentwickeln, ist es wichtig, nach Lösungen zu suchen, die Unternehmen die Flexibilität bieten, sich bei Bedarf weiterzuentwickeln und anzupassen.
Mehrmandanten-Plattform: Kosten und Kontrolle
Die Wahl zwischen gehosteten Single-Tenant-Lösungen und mandantenfähigen Lösungen kann eine wichtige Rolle bei der Kostenkontrolle und Gesamtkontrolle spielen. Gehostete Single-Tenant-Lösungen bieten eine bessere Gesamtkontrolle und nominell bessere Sicherheitsfunktionen, sind jedoch teurer und erfordern manuelle Wartungs- und Aktualisierungsprozesse. Mandantenfähige Lösungen sind in der Regel hochgradig konfigurierbar und bieten solide, vom Dienstanbieter verwaltete Sicherheitsfunktionen. Die Mandantenfähigkeit kann auch dazu beitragen, die Kosten niedrig zu halten, indem sie auf mehrere einzelne Mandanten verteilt werden.
VPN-Anforderungen: Zugänglichkeit und Sicherheit
Einige Cloud-Printing-Lösungen werden zwar auf einem Cloud-Server gehostet, brauchen aber dennoch einen VPN-Tunnel in das Netzwerk, was die Zugänglichkeit einschränkt. Dies kann zusätzliche Kosten in Bezug auf die Verbindungsleistung, die VPN-Kosten und die Kosten für die Installation und Verwaltung des VPN-Clients auf Desktops und Mobiltelefonen verursachen. Es kann auch eine unnötige Sicherheitslücke schaffen: Wenn das VPN kompromittiert wird, wirkt sich dies auf das gesamte lokale Netzwerk aus. Eine Ende-zu-Ende-Datenverschlüsselung kann eine bessere Lösung für solche Probleme sein, während die Integration in bestehende Sicherheitslösungen, wie z.B. SIEM-Systeme (Security Information and Event Management), vor dem Zugriff böswilliger Parteien schützen kann.
Dokumentensicherheit: Schutz sensibler Daten
Die Sicherheit der Dokumente ist von entscheidender Bedeutung. Die Druckplattform sollte entweder die Komprimierung und Verschlüsselung von Druckaufträgen oder die lokale Bearbeitung zumindest eines Teils des Auftrags ermöglichen, anstatt alle Daten und Metadaten von Druckaufträgen zum Spoolen in die Cloud zu senden. Die meisten Cloud-basierten Plattformen können Druckaufträge im lokalen Netzwerk hinter der Firewall aufbewahren, so dass insgesamt ein höheres Maß an Informationssicherheit gewährleistet ist. Alle Daten, die zwischen dem Client und der Cloud gesendet werden, sollten verschlüsselt werden, um zu verhindern, dass der Datenstrom durch einen Man-in-the-Middle-Angriff abgefangen werden kann.
Identitäts-Zugriffsmanagement und Multi-Faktor Authentifizierung: Sichere Zugriffskontrolle und Identitätsverwaltung
Unternehmen sollten Funktionen für das Pull-Printing evaluieren, das die Freigabe von Druckaufträgen nur für authentifizierte Benutzer ermöglicht, unabhängig vom Standort. Mit Cloud Printing können Benutzer Druckaufträge von jedem vernetzten Drucker oder MFP aus freigeben. Daher ist es wichtig, eine Cloud-Printing-Plattform in Betracht zu ziehen, die es den Benutzern ermöglicht, sich an jedem beliebigen Gerät zu authentifizieren, indem sie Smart Cards oder andere Formen der Nahfeldkommunikation/Bluetooth, Biometrie oder PIN-Druck verwenden. Das Identitätsmanagement rückt bei vielen Anbietern immer stärker in den Fokus, wobei die Integration in bestehende IAM-Systeme (Identity Access Management) angeboten wird.
Zero-Trust-Unterstützung: Sicherheit als oberste Priorität
Da die Angriffsfläche intelligenter Geräte sowohl zu Hause als auch im Büro zunimmt, werden auch Druckgeräte als Mittel für den Zugriff auf das Netzwerk eines Unternehmens ins Visier genommen. Daher müssen Unternehmen sicherstellen, dass das von ihnen gewählte System mit der Sicherheitslage ihres Unternehmens und den vorhandenen Sicherheitstools übereinstimmt. Quocirca empfiehlt, sicherzustellen, dass die gewählte Lösung dem Zero-Trust-Modell entspricht, bei dem jedes Gerät und jeder Benutzer.in vor dem Zugriff auf das Netzwerk überprüft und validiert werden muss.
Native Treiberunterstützung: Maximale Funktionalität und Effizienz
Während ein universeller Druckertreiber (UPD) Einfachheit bieten kann, sollten Käufer Lösungen mit nativer Treiberunterstützung in Betracht ziehen, die die volle Funktionalität des Multifunktionsdruckers (MFP) nutzen können. Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen sind möglich, wenn der Treiber alle Funktionen des MFP unterstützt, z. B. doppelseitiges Drucken, mehrseitiges Drucken, Sortieren und Unterstützung mehrerer Fächer für unterschiedliche Papierqualitäten/-typen. Die Entwicklung von universellen Druckertreibern hat sich rasch weiterentwickelt, sodass diese nun mehr Funktionen über Druckerflotten hinweg unterstützen.
Berichte und Analysen: Datenanalyse für Optimierungspotenzial
Herkömmliche Druckmanagementlösungen bieten umfangreiche Berichte über die Druckernutzung, die Geräteleistung, den Verbrauchsmaterialverbrauch (Toner und Papier) und Serviceinformationen. In einer serverlosen Umgebung kann diese Berichterstattung begrenzt sein. Allerdings beobachtet Quocirca, dass sich dies ändert, da die Cloud-Druckplattformen immer ausgereifter werden und mehr Daten von den Druckgeräten abgerufen werden können. Dies ermöglicht eine detaillierte Analyse und Auswertung der Daten, um Optimierungspotenziale zu erschließen. Käufer sollten die Integration mit herkömmlichen Business-Intelligence-Tools sowie fortschrittliche Berichte zu Umweltanalysen und Nutzerverhalten prüfen.
Preismodelle
Darüber hinaus ist es wichtig, die Preismodelle für Cloud-Druckmanagement-Softwareplattformen zu berücksichtigen. Die Preismodelle können je nach Anbieter und Lösung variieren. Einige ISVs bieten Modelle an, die sich nach der Anzahl der Geräte, der Benutzer oder der Warteschlange richten. Es ist wichtig, die Auswirkungen dieser Preismodelle zu analysieren, insbesondere wenn hybrides Arbeiten in Betracht gezogen wird und die Anzahl der Benutzer oder Geräte möglicherweise variiert. Eine sorgfältige Prüfung der Preismodelle ermöglicht es Unternehmen, die Kosten im Zusammenhang mit dem Cloud-Druckmanagement zu verstehen und eine wirtschaftlich sinnvolle Entscheidung zu treffen.
Diese Auswahlkriterien unterstützt ezeep Blue
Unternehmen, die sich für eine Cloudprinting-Lösung interessieren, haben mit den Tipps von Quocirca ein hervorragendes Werkzeug an die Hand bekommen, um die Lösungen zu evaluieren und die richtige auszuwählen.
Und diese erwähnten Punkte erfüllt ezeep Blue. So kann ezeep Blue serverlos oder aber in Kombination mit seiner On-Premises-Variante ThinPrint auch hybrid eingesetzt werden. Mit ezeep Blue ist das Drucken auch ohne VPN-Verbindung möglich. Das hält die Kosten für VPN und Verwaltung niedrig und öffnet keine mögliche Sicherheitslücke. In Sicherheitsfragen liegt ezeep Blue weit vorn: Die an die ezeep Blue Cloud gesendeten Dateien werden über eine verschlüsselte Verbindung übertragen und direkt nach dem erfolgreichen Ausdruck gelöscht. Ein Zugriff auf die ausgedruckten Dateien ist nicht möglich. Alle Dateien werden über https gesendet. Somit erfolgt die Kommunikation vom Computer oder mobilen Gerät eines Anwenders zum Server und vom Server zum Client verschlüsselt. Im Kontext der Sicherheit, aber auch der Kostensenkung ermöglicht ezeep Blue zusammen mit der Print Appliance ezeep Hub benutzerauthentifiziertes Pull Printing. Und auch die Umsetzung von Zero Trust Printing ist mit ezeep Blue und dem ezeep Hub möglich. Um alle Funktionen eines Druckers nutzen zu können, unterstützt ezeep Blue die nativen Druckertreiber. Das ezeep Reporting ermöglicht eine Auswertung des Druckverhaltens und gibt damit Rückschlüsse auf mögliches Sparpotenzial. Und bei den Preismodellen bietet ezeep eine große Flexibilität vom kostenlosen Account für bis zu 10 Nutzer.innen bis hin zum maßgescheiderten Enterprise-Account für weit verteilte Druckumgebungen.