Pull Printing ist eine längst bewährte Methode, um vertrauliche Dokumente sicher auf Unternehmensdruckern auszugeben. In diesem Post schauen wir uns Pull Printing genauer an und blicken auf die Vorteile für Unternehmen und Nutzer.innen.
Was ist Pull Printing?
Normalerweise startet beim Klicken auf den Drucken-Button der Ausdruck direkt. Beim Einsatz von Pull Printing hingegen, startet die Druckausgabe hingegen nicht sofort. Der Druckauftrag wird in einer sicheren Druckwarteschlange zurückgehalten – entweder in der Cloud, auf einem Server oder aber auf dem Gerät der.des Nutzer.in. Erst wenn der.die Anwender.in sich am Drucker der Wahl authentifiziert, startet die Druckausgabe.
Für die Authentifizierung können verschiedene Methoden gewählt werden, beispielsweise das Scannen eines QR Codes mit dem Smartphone, das Einlesen einer ID Card mit einem Kartenleser oder die Eingabe einer PIN.
Warum Pull Printing auch für dich relevant ist
Vor dem Hintergrund strenger Datenschutzgesetze wie der EU Datenschutz-Grundverordnung und anderen müssen Unternehmen ihre Sorgfaltspflicht erfüllen und sicherstellen, dass sensible Daten geschützt werden. Vertrauliche Dokumente, die in der Druckerablage für andere zugänglich sind, sind nicht nur ein Sicherheitsrisiko, sondern verstoßen gegen das Datenschutzgesetz.
Da Drucker im Laufe der Jahre immer mehr Funktionen erhalten haben und immer leistungsfähiger geworden sind, haben sie sich zudem als Ziel für bösartige Angriffe qualifiziert. Damit ist es immer wichtiger geworden, dass nicht nur die Drucker selbst, sondern auch die gedruckten Dokumente sicherer verwaltet werden müssen.
Verbesserter Schutz für Daten
Zero Trust und Pull Printing sind Strategien, die sich positiv auf den Datenschutz auswirken können. Die Authentifizierung am Drucker kommt einer zusätzlichen Sicherheitsprüfung für den Druckvorgang gleich, ohne den eigentlichen Druckprozess unnötig zu behindern.
Darüber hinaus wird sichergestellt, dass gedruckte Dokumente mit sensiblen Informationen in den Händen der richtigen Benutzer.innen landen. Schließlich müssen diese sich am Drucker befinden und sich anmelden, um den Druckvorgang auszulösen.
Reduzierung von Druckkosten und Papiermüll
Immer wieder werden Dokumente vorschnell ausgedruckt, nur um dann im Ausgabeschacht vergessen zu werden. Oder aber Anwender.innen wählen den falschen Drucker aus – was besonders häufig großen Büros oder an öffentlichen Plätzen vorkommt – und lösen den Druckauftrag dann erneut aus.
Jedes Mal, wenn das passiert, werden Ressourcen wie Papier, Toner und Energie umsonst strapaziert. Diese Art der Verschwendung wird vermieden, wenn der.die Benutzer.in das Dokument dann am Drucker abholt, wenn es gebraucht wird. Weitere Tipps zur Reduzierung von Papiermüll in Unternehmen haben wir in einem anderen Blogbeitrag zusammengestellt, schau rein! Und wie ihr Druckkosten mittels Druckerprofilen senkt, kannst du auf der Druckerprofile-Featureseite nachlesen.
Einfaches Implementieren von Shared-Desk Printing für mobile Mitarbeiter.innen
In Anknüpfung an den vorigen Punkt dienen Pull-Printing-Lösungen häufig auch als Follow-Me-Printing-Lösung. Das bedeutet, dass Admininstrator.innen den Mitarbeiter.innen keinen spezifischen Drucker zuweisen müssen und die Anwender.innen auch keinen bestimmten Drucker auswählen müssen, um zu drucken. Sie senden ihr Dokument einfach an die sichere Druckwarteschlange und gehen zum nächstgelegenen Drucker, unabhängig davon, wo sie sich gerade aufhalten. Für die Administrator.innen bedeutet dies, dass sie auch teure Einzeldrucker für bestimmte Teams abschaffen und sichere gemeinsame Druckstationen für flexibles mobiles Drucken einrichten können.
Komfortableres Drucken für Nutzer.innen
Die Reduzierung von Kosten und Verwaltungsaufwand durch Pull Printing liegen auf der Hand, doch nicht nur Unternehmen profitieren davon. Wie bereits erwähnt, weiß der.die Benutzer.in nicht immer, wo sich die einzelnen Drucker befinden, wenn er.sie beim Ausdrucken eines Dokuments nur auf den Druckernamen schaut. Das Fehlen einer sicheren Druckfreigabe kann in diesen Situationen für die Benutzer.innen sehr unangenehm sein, insbesondere wenn sie etwas Privates drucken.
Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass die Benutzer.innen spontan zu einem anderen Drucker wechseln können, wenn der ursprüngliche Drucker gerade von jemand anderem verwendet wird.
Was beim Pull Printing beachtet werden muss
Auch wenn Pull Printing oft ein zusätzliches und mit weiteren Kosten verbundenes Angebot ist, sollten die Kosten für den Einsatz von Pull Printing gegen die Vorteile abgewogen werden. Das heißt jene, die sich aus der Verringerung von Druckressourcen (Papier, Toner und Energieressourcen), erhöhter Produktivität und dem geringeren Risiko von Bußgeldern oder Schäden aufgrund von laxen Sicherheitsverfahren ergeben.
Wenn Pull Printing direkt in den Drucker integriert ist, können zusätzliche Hardwarekosten entstehen.
Als Alternative zur Anschaffung neuer Multifunktionsdrucker, die mit Pull Printing ausgestattet sind, gibt es zahlreiche kostengünstige Pull-Printing-Lösungen, die mit den vorhandenen Druckern genutzt werden können.
Einige Teams könnten sich gegen die Änderung sträuben… anfangs
Pull Printing wird möglicherweise nicht von allen Nutzer.innen als ideale Lösung angesehen, je nachdem, wie sie zu drucken pflegen. Während Pull Printing in den meisten Szenarien zu enormen Verbesserung führt und im Hinblick auf die Sicherheit ein absolutes Muss ist, könnten sich einige Mitarbeiter.innen zunächst gegen die Umstellung sträuben, weil sie während des Ausdrucks der Dokumente am Drucker sein müssen. In der Regel ist dies kein großes Problem, aber vielleicht solltest Du das Gespräch mit den Anwender.innen suchen, die regelmäßig sehr viel drucken. Die beste Vorgehensweise ist, mit den Teams zu sprechen, potenzielle Sicherheitsrisiken zu kommunizieren und einen optimalen Arbeitsablauf für alle Beteiligten zu entwickeln.
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