Drucker zuweisen – Ein Vergleich verschiedener Druckermapping-Methoden

Drucker zuweisen in der modernen Arbeitswelt mit diversen Arbeitsplatzmodellen

Worum geht es beim Druckermapping bzw. der Zuweisung von Druckern?

Mittels Druckermapping werden den Mitarbeitenden die richtigen Drucker zur Verfügung gestellt. Um dies zu erreichen, gibt es jedoch verschiedene Herangehensweisen und Methoden – von komplett starr bis extrem flexibel und alles, was dazwischen liegt. Je nach Bürokonzept kann das zunächst sehr einfach erscheinende Thema mit den herkömmlichen Methoden und Lösungen schnell komplex und nervenaufreibend werden.

Was brauchen Mitarbeiter.innen, um überhaupt drucken zu können?

Das Offensichtlichste ist natürlich der Drucker, aber neben diesem werden, gerade im Windows-Umfeld Druckertreiber und eine Netzwerkadresse benötigt, über welche der Drucker angesprochen werden kann. Damit Benutzer.innen den gewünschten Drucker in ihren Anwendungen auswählen können, muss eine Druckerwarteschlange auf dem jeweiligen Gerät existieren, welche Druckername, Druckertreiber und Netzwerkadresse zusammenfasst. Nur wie bekommt man die Druckerwarteschlange aufs Gerät? Genau hier fängt das Druckermapping an.

Welche Möglichkeiten der Druckerzuweisung gibt es?

Mitarbeiter.innen verbinden Netzwerkdrucker eigenhändig

Man könnte natürlich den direkten Weg gehen und die Mitarbeitenden so schulen, dass sie die Warteschlangen eigenhändig anlegen können. Dazu müsste man sie mit den nötigen Informationen wie Netzwerkadresse und Treiber versorgen und sie loslegen lassen. Das ginge vielleicht bei einem kleinen Team mit nur einem Drucker, aber je mehr Druckgeräte und Mitarbeiter.innen in die Überlegung einfließen, desto aufwändiger, unübersichtlicher, fehleranfälliger und unproduktiver wird das Ganze.

Außerdem ist die DIY-Variante die unsicherste, da allen Geräten der Netzwerkzugang auf den/die Drucker gewährt werden müsste, damit die Anwender.innen darauf drucken können. Denn es gilt zu bedenken, dass Drucker mittlerweile kleine Computer sind und auch als Einfallstor auf die sonstige IT genutzt werden können. Praktischerweise stehen die meisten Drucker heutzutage unbewacht irgendwo auf dem Flur und sind schnell und ohne gesehen zu werden von Unbefugten erreichbar. Druckgeräte sind demnach einfache Ziele, um einem Unternehmen zu schaden.

Komfortabler, schneller und sicherer ist es, alles an einem Ort zur Verfügung zu stellen: Hier kommt der Druckserver ins Spiel.

Der Druckserver als zentraler Ort für die Druckerzuweisung

Bei Nutzung eines Druckservers erstellt der.die Administrator.in die Warteschlangen zentral für die Mitarbeitenden. Diese brauchen dann nur noch die Information, wo sie die Warteschlangen finden und schon können sie sich die sogenannten Druckerfreigaben ganz einfach von dem Druckserver verbinden.

Die Warteschlangen lassen sich ebenfalls in einem Active Directory (kurz AD) veröffentlichen, was die Suche nach den Druckern somit noch weiter vereinfacht.

Beide Methoden bringen aber auch Nachteile mit sich: Zum einen muss sich die IT-Abteilung darüber Gedanken machen, wer berechtigt sein muss, um auf bestimmte Drucker zu drucken. Ansonsten gibt es keine Möglichkeit zu kontrollieren, wer welche Drucker benutzt. Außerdem entstehen, gerade bei der AD-Variante, schnell „Druckerleichen“, also Drucker, die zwar noch gelistet sind, aber schon lange nicht mehr zur Verfügung stehen. Dies kann leicht geschehen, wenn ein Drucker ausgetauscht und der alte gelöscht wird, ohne vorher die AD-Veröffentlichung zu deaktivieren. Anschließend sehen die Mitarbeitenden beide Drucker im schlimmsten Fall mit den gleichen Standortinformationen und versuchen sich regelmäßig den falschen Drucker zu verbinden.

Sind Gruppenrichtlinien eine Lösung für die Druckerzuweisung?

Da Berechtigungen ohnehin schon für das adäquate Druckermapping bedacht werden mussten, warum also den Mitarbeitenden nicht einfach die nötigen Druckerwarteschlangen automatisch zur Verfügung stellen? Microsoft bietet mit seinen Gruppenrichtlinien (GPOs) ein auch ins AD integriertes Werkzeug.

Beim Erstellen der Regeln fällt jedoch schnell auf, dass sich mit GPOs nur sehr starre Strukturen erschaffen lassen. Früher mag das noch kein Problem gewesen sein. Die Mitarbeitenden, die keinen festen Arbeitsplatz hatten, konnte man noch gut überblicken und alle anderen hatten ihren festen Platz und somit auch ihren festen Drucker zugewiesen. Nur Zeiten ändern sich und so auch die Arbeitsplatzmodelle. Shared-Desking und Hot-Desking sind im Vormarsch und damit ist nicht mehr sicher, welche.r Mitarbeiter.in wann wo arbeitet.

Bei häufig wechselnden Arbeitsplätzen kommen Gruppenrichtlinien einfach nicht mehr mit. Es müssten den Mitarbeitenden alle Drucker des Standorts zur Verfügung gestellt werden, womit man die Anwender.innen komplett verwirren würde. Außerdem verlangsamt die Druckerzuordnung per GPO den Einlogg-Prozess der Nutzer.innen erheblich. Das muss doch besser gehen!

Scripting & Drittanbieterlösungen

Es geht besser: Mit selbst geschriebenen Skripten kann man flexiblere Faktoren wie IP-Bereiche, Gerätenamen oder sogar GPS-Daten nutzen, um die Druckerzuweisungen stärker vom Standort der.des Mitarbeitenden abhängig zu machen und somit treffsicherer den richtigen Drucker zur richtigen Zeit zur Verfügung zu stellen. Nur bedeutet dies einen erheblichen Aufwand auf Seiten der IT-Abteilung.

Daher stellt sich die Frage nach Drittanbietern, die diese Form des Druckermappings als Standardsoftware vertreiben. Davon gibt es sicherlich nicht wenige, aber die meisten kränkeln an all den Nachteilen, die das Konzept eines Druckservers mit sich bringt.

ThinPrint bietet ein dynamisches und flexibles Drucker-Mapping-Tool, mit dem sichergestellt wird, dass allen Mitarbeiter.innen in allen Infrastrukturen immer die richtigen Drucker mit allen gewünschten Optionen zur Verfügung stehen. Aber auch bei einem so ausgereiften Druckkonzept müssen die hohen Betriebs-, Lizenz- und Energiekosten, die ein Druckserver verursacht, berücksichtigt werden. Aber keine Sorge, es geht noch besser!

Cloud Printing als Königsweg des Druckermappings

Um die Sicherheit und Nutzererfahrung auf die nächste Stufe zu heben, kann das Unternehmen seine Druckumgebung in die Cloud verlagern. Damit muss keinem Gerät mehr direkter Zugriff auf die Drucker gewährt werden, denn entweder verbinden sich die Drucker selbst mit dem Cloud Service oder ein herstellerunabhängiges IoT-Gerät stellt die Druckerinformationen für den Cloud-Service zur Verfügung.

IoT-Gerät sowie Drucker können in ihrem eigenen Subnetz abgeschottet werden, wodurch der Fremdzugriff weiter erschwert wird. Damit gehören auch die erwähnten “Druckerleichen” im Active Directory oder durch Freigaben der Vergangenheit an.

Die Vorteile der On-Prem-Welt können ohne Weiteres in die cloudbasierte Druckerverwaltung übernommen werden. Fest zugewiesene Drucker und die zusätzliche Wahl von weiteren Druckern aus einem Druckerpool lassen sich kombinieren, sodass auch flexible Arbeitsplatzmodelle leicht damit abgedeckt werden.

Verfügt die Cloud-Lösung über Pull-Printing-Funktionen, wird sichergestellt, dass immer der nächste verfügbare Drucker ansprechbar ist. Wird hingegen eine spezielle Funktion eines ganz bestimmten Druckers benötigt, bietet sich ein webbasiertes Self-Service-Portal an, in dem Mitarbeitende direkt nach dem Drucker suchen und ihn intuitiv aktivieren können. Die Cloud-Lösung sorgt dann dafür, dass den Anwender.innen Drucker automatisch ohne weiteres Eingreifen auf ihren Geräten zur Verfügung gestellt bekommen und nutzen können.

Einfache und flexible Druckerzuweisung mit ezeep Blue

Bei der cloudbasierten Druckmanagement-Lösung ezeep Blue wird der Druckserver durch den ezeep Hub, ein kleines IoT-Gerät, ersetzt. Dieses verbindet die Drucker automatisch mit der Cloud. Anschließend können die Netzwerkdrucker mit wenigen Klicks über den Zuweisungseditor im zentralen ezeep-Portal zugewiesen werden. Dank ezeeps Cloud Rendering müssen generell keine Druckertreiber auf die Geräte der Nutzer.innen installiert werden, wenn sie auf einen neuen Drucker zugreifen.

Mit ezeep lässt sich das Mapping zudem dadurch vereinfachen, dass allen Mitarbeitenden eine Pull-Printing-Warteschlange fest zugewiesen wird. Druckt man per Follow-me-Funktionen wie AnyPrinter und Print Later in diese Warteschlange, dann wird der Druckauftrag gehalten und erst, wenn die Anwender.innen sich am Drucker, den sie frei wählen können, authentifiziert haben, wird der Auftrag gedruckt. Somit muss sich kein.e Adminstrator.in mehr Gedanken machen, welcher Drucker in der Nähe jeder.jedes einzelnen Mitarbeitenden steht. Stattdessen wird die Wahl des Druckers von der physischen Erreichbarkeit abhängig gemacht. Gleichzeitig werden unnötige Ausdrucke verringert sowie die Gefahr, dass personenbezogene Daten durch liegengebliebene Ausdrucke für Vorbeikommende sichtbar sind.

Mit der Self-Service-Funktion „Meine Drucker“ können Anwender.innen ihre Drucker sogar selbst verwalten, ohne dass die IT-Abteilung ihnen dabei zur Seite stehen müsste. Bei der Druckersuche können die Mitarbeiter.innen Standort, Modell oder den Druckernamen wählen, um den besten Drucker für ihre Bedürfnisse zu finden. Haben sie ihre Drucker ausgewählt, werden sie automatisch und umgehend in all ihren ezeep Blue Print Apps aktualisiert.

Darüber hinaus eignet sich ezeeps Nutzermanagement hervorragend, wenn Unternehmensgästen Drucker zugewiesen werden sollen. In diesem Fall werden die Nutzer.innen einfach via E-Mail eingeladen und erhalten damit temporären Zugang zu Druckern vor Ort. Verlässt ein Gast das Unternehmen wieder, wird der Zugang durch Entfernen des Gastes aus der Nutzerverwaltung wieder entzogen.

Fazit

Cloudbasiertes Druckermapping bietet zahlreiche Vorteile gegenüber der traditionellen Druckerzuweisung mittels eines Druckservers. Hier findest du noch einmal zusammengefasst, wie du von ezeep Blue profitieren kannst, wenn du mit unserer Cloud-Drucklösung deine Netzwerkdrucker zuweist:

  • Flexibles Druckermapping für den modernen Arbeitsplatz: Flexible Bereitstellung von Druckern auch bei modernen Arbeitsplatzmodellen wie Shared-Desking und Hot-Desking, wodurch die Effizienz und Produktivität gesteigert wird.
  • Enorme Kosten-Einsparungen: Da kein Druckserver nötig ist, entfallen hohe Betriebs-, Lizenz- und Energiekosten.
  • Hohe IT-Sicherheit: Erhöhung der IT-Sicherheit durch ständige Authentifizierung und den Verzicht auf direkten Zugriff auf die Drucker. Druckgeräte können in abgeschotteten Subnetzen betrieben werden, was die Angriffsmöglichkeiten minimiert.
  • Treiberfreies Drucken: Dank ezeeps Cloud-Rendering-Technologie besteht keine Notwendigkeit, Druckertreiber auf den Geräten der Nutzer.innen zu installieren.
  • Einfache Nutzerführung: ezeeps intuitives Self-Service-Portal ermöglicht es den Anwender.innen, ihre Drucker selbst zu verwalten und zu finden, ohne IT-Support in Anspruch nehmen zu müssen.
  • Effizientes Nutzermanagement: Gäste und temporäre Mitarbeiter.innen können unkompliziert Druckerzugang erhalten und dieser kann ebenso einfach wieder entzogen werden, was die Verwaltung und Sicherheit weiter verbessert.
  • Einfache Integration und Verwaltung: Durch zentrale Verwaltung im übersichtlichen ezeep-Portal können Administrator.innen alle Drucker und Druckaufträge effizient und übersichtlich steuern.