Von festen Arbeitsplätzen zu Desksharing: Ein Leitfaden für den reibungslosen Übergang

Die Bewältigung des Übergangs gelingt deutlich einfacher mit einem umfassenden Desksharing-Konzept.
Der Übergang gestaltet sich mit einem ausgereiften Desksharing-Konzept wesentlich einfacher. Bild von Mark Cattell.

Im Kontext der neuen Arbeitswelt ist das Desksharing-Konzept für viele Organisationen ein wesentlicher Bestandteil. Dieses Konzept fasst die Merkmale der neuen Arbeitswelt prägnant zusammen: flexible Sitzanordnungen, bei denen Mitarbeiter.innen keine festen Plätze haben, sondern jeden verfügbaren Arbeitsplatz nutzen können. Diese Veränderung kann komplex sein, besonders für Organisationen, die an feste Schreibtischplätze gewöhnt sind. Dieser Beitrag bietet einen umfassenden Leitfaden mit praktischen Tipps und Beispielen für Desksharing, um eine passende Vorgehensweise zu entwickeln, die sich an der Struktur und Kultur deines Unternehmens orientieren.

Was versteht man unter Desksharing?

Der Einstieg in Desksharing beginnt mit einem umfassenden Verständnis dessen, was es wirklich bedeutet. Es geht nicht nur darum, Schreibtische zu teilen; es ist ein transformativer Ansatz zur Nutzung von Büroflächen, der eine Kultur der Flexibilität, Zusammenarbeit und Innovation schafft. 

Wenn man die Vorteile von Desksharing für Arbeitgeber betrachtet, zeigt sich eine Reduzierung der Betriebskosten, eine optimierte Nutzung des Büroplatzes, verbesserte Interaktionen zwischen Mitarbeiter.innen und eine Steigerung von Kreativität und Innovation. Um mehr über das Desksharing-Konzept im Allgemeinen zu erfahren, siehe unseren Blogbeitrag “Desksharing: Was Unternehmen wissen müssen“. 

Planung der Desksharing-Quote

Die erste Planungsphase ist entscheidend. Es gilt, das Desksharing-Verhältnis, auch bekannt als Flex-Office-Rate oder Desksharing Ratio, festzulegen, damit sich niemand ausgeschlossen oder eingeengt fühlt.

Traditionell hatten Büros ein Verhältnis von 1:1, also einen Sitzplatz pro Mitarbeiter.in. Dieses Verhältnis, oft als Desksharing-Quote bezeichnet, sollte sich an der minimalen und maximalen Größe der Belegschaft sowie an den Bedürfnissen einzelner Abteilungen orientieren. Eine effektive Desksharing-Quote zu berechnen, kann komplex sein; Mitarbeiter.innen können in “vollständig vor Ort”, “hybrid” und “komplett fern arbeitend” eingeteilt werden, um Verfügbarkeit und Zugänglichkeit zu sichern. Für weitere Informationen zur Berechnung der Desksharing-Quote oder Desksharing-Rate sieh dir bitte VergeSense’s Anleitung zur Berechnung des Mitarbeiter.in-Sitzplatz-Verhältnisses, auch bekannt als Deskharing-Quote oder -Formel, an. 

Vergiss nicht, vielfältige Arbeitsplatzoptionen wie Besprechungsräume und informelle Bereiche zu berücksichtigen, um die unterschiedlichen Arbeitsstile und Vorlieben der Mitarbeiter.innen einzubeziehen. Diese Inklusivität deckt die gesamten Bedürfnisse eines Teams ab, was letztendlich die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter.innen steigert.

Einführung von Büroschränken für Desksharing

Mit dem Rückgang der Personalisierung von Schreibtischplätzen gewinnen neben Büroschränken auch andere Desksharing-Möbel wie Desksharing-Rollcontainer und Caddys an Bedeutung. Sie sind ein Schlüsselfaktor in diesem Konzept und bieten individuelle Lagerlösungen für persönliche und berufliche Gegenstände, was die Sicherheit und Zugänglichkeit erhöht. Diese Strategie trägt zur Organisation und Sauberkeit bei – beides wesentliche Elemente einer produktiven Desksharing-Umgebung. 

Es ist wichtig, die Anzahl und Größe der benötigten Schränke und Desksharing- Aufbewahrungsmöglichkeiten sorgfältig zu überlegen. Dabei sind auch die Desksharing-Arbeitsplatz- Ausstattungen zu berücksichtigen. Sie sollten intelligent und vielfältig zugänglich sein, z.B. durch Apps, QR-Codes, PIN-Codes, Arbeitsplatzabzeichen und RFID-Karten. RFID-fähige Arbeitsplatzabzeichen sind ideal, da sie in einer Organisation für verschiedene Einsatzmöglichkeiten, von Gebäudezugängen bis hin zum sicheren Drucken, genutzt werden können.

Kommunikation des Desksharing-Konzepts 

Eine Umstellung dieser Größenordnung ist nur mit transparenter, konsistenter und einbeziehender Kommunikation möglich. 

Der Austausch mit den Mitarbeiter.innen, zum Beispiel durch Dialoge, Workshops und Informationsveranstaltungen, macht das Desksharing-Konzept greifbar und sorgt dafür, dass sich die Belegschaft als Teil des Übergangs versteht. Es bietet die Chance, die Vorteile zu betonen, Bedenken anzugehen und besonders wertvolle Einblicke vom Team zu erhalten. So wird gewährleistet, dass der Übergang kein Top-down-Prozess ist, sondern eine gemeinsame Reise für alle in der Organisation. 

Diese Einblicke, die wahrscheinlich in jeder Abteilung unterschiedlich sein werden, sind entscheidend für einen erfolgreichen Übergang.

Integration von Technologie im Desksharing

Das Desksharing-Modell ist eng mit Technologie verknüpft. Die Einführung intuitiver und benutzerfreundlicher Systeme für die Ressourcenzuweisung und Feedbackerfassung ist entscheidend. Technologie sollte den Übergang unterstützen und nicht verkomplizieren, sodass Mitarbeiter.innen sich im Desksharing-Bereich leicht und effizient zurechtfinden. 

Der Wechsel zu Desksharing bietet Organisationen zudem die Chance, ihre Technologien und Werkzeuge zu überdenken. Ein Beispiel hierfür ist das Drucken: Wenn Mitarbeiter.innen die Freiheit haben, ihre Schreibtische zu buchen, die über verschiedene Etagen verteilt sein können, wie wird dann sichergestellt, dass sie am nächstgelegenen Drucker drucken können?

Testphase

Die Konzept- und Planungsphasen münden in eine Testphase – ein realer Testbereich, um die Praktikabilität und Machbarkeit des Desksharing-Modells im Alltag einer Organisation zu beurteilen. 

In dieser Phase sind Echtzeit-Feedback und Beobachtungen von allen Bürobeteiligten äußerst wertvoll. Hier können Herausforderungen auftreten, wie Mitarbeiter.innen, die bestimmte Schreibtische für sich beanspruchen oder Plätze durch persönliche Gegenstände “reservieren”. Auch kann es vorkommen, dass die Anbindung von Schreibtischmonitoren, Tastaturen oder Druckern nicht so reibungslos funktioniert wie erwartet. Aber genau dafür ist die Testphase gedacht, um die nötigen Anpassungen vorzunehmen und das Desksharing-Modell optimal an die Bedürfnisse der Organisation anzupassen. 

Umsetzung des Desksharing-Konzepts

Mit den Erkenntnissen aus der Testphase beginnt die Einführungsphase. Eine Desksharing-Richtlinienvorlage, die klare Anweisungen zu den Verantwortlichkeiten von Mitarbeiter.innen und Arbeitgeber.innen enthält, sorgt für Klarheit und Präzision. Es ist wichtig, dass alle Mitarbeiter.innen nicht nur Zugang zur Richtlinie haben, sondern sie auch verstehen, um eine Abstimmung in Erwartungen, Verantwortlichkeiten und Nutzung der gemeinsamen Räume zu gewährleisten. Abhängig von der Kultur und den Anforderungen der Organisation kann eine strengere oder flexiblere Richtlinie erstellt werden. Auf der englischen Plattform Workable, einem Informationshub für Arbeitgeber, finden sich zahlreiche Beispiele: 

Für Mitarbeitende: 

  • Einen ordentlichen Arbeitsplatz aufrechterhalten und Hygienestandards befolgen. 
  • Nicht dauerhaft denselben Schreibtisch belegen. 
  • Persönliche Gegenstände in Taschen oder zugewiesenen Schränken verstauen. 
  • Mahlzeiten in den dafür vorgesehenen Bereichen, nicht am Schreibtisch, einnehmen. 
  • Vertrauliche Dokumente nicht offen liegen lassen oder in Druckerablagen vergessen. 
  • Konferenzräume für vertrauliche Gespräche nutzen. 

Für Arbeitgeber: 

  • Ausreichend Schreibtische, basierend auf der Desksharing-Quote oder Desksharing-Rate der Organisation bereitstellen. 
  • Nahtlose Verbindung von mobilen Geräten und Laptops zu Druckern ermöglichen, inklusive sicherer Pull-Druckfunktionen
  • Schreibtische mit Computermonitoren, Tastaturen und Mäusen standardisieren, die einfach an die Laptops der Mitarbeiter.innen angeschlossen werden können. 
  • Desksharing Möbel wie z.B. Desksharing-Rollcontainer oder Desksharing Caddys strategisch positionieren – für einfachen Zugang zur persönlichen Aufbewahrung. 
  • Schreibtische mit passender Beleuchtung und ergonomischen Stühlen ausstatten. 
  • Bereiche für Teamarbeit und spezielle Projektanforderungen kennzeichnen. 
  • Besprechungsräume und gemeinschaftliche Bereiche leicht auffindbar und reservierbar gestalten. 

Fazit

Der Einstieg in die Welt des Desksharings ist ein strategischer Schritt für jede Organisation. Es birgt potenzielle Vorteile, aber auch komplexe Herausforderungen. Dieser Übergang geht über die bloße Umgestaltung von Büroflächen hinaus und definiert Organisationskultur, Arbeitsethik und zwischenmenschliche Beziehungen neu. Jeder Schritt, von der Konzeption bis zur Implementierung und Bewertung, ist entscheidend. Die Desksharing-Richtlinie ist keine Standardlösung, sondern eine maßgeschneiderte Strategie, abgestimmt auf die einzigartige Struktur, Kultur und Ziele der Organisation. 

Präzise, inklusiv und anpassungsfähig umgesetzt, sprengt das Desksharing-Modell die Grenzen traditioneller Büroeinrichtungen. Es leitet eine Ära ein, in der Flexibilität, Zusammenarbeit, Innovation und Effizienz mehr als nur Schlagworte sind. Sie werden zur gelebten Erfahrung aller Mitarbeiter.innen. Es ist eine Reise, die es wert ist, angetreten zu werden, ein strategischer Wandel, der Organisationen nicht nur für die Gegenwart, sondern auch für die Dynamik der zukünftigen Arbeitswelt positioniert. Jede Desksharing-Anordnung, jeder gemeinschaftlich genutzte Raum kann mit der richtigen Richtlinie zu einem Schmelztiegel von Ideen, Innovation und Zusammenarbeit werden. Dadurch entsteht eine Zukunft, in der Arbeit mehr ist als nur eine Tätigkeit, sondern ein Ort, an dem man erlebt, lebt und sich entwickelt. 

Dies ist ein Beitrag aus einer Reihe zum Thema Desksharing. Mehr erfahren und weitere Beiträge lesen kannst du hier: