Wenn Personalmanagerin Anne Hoffmann Dokumente wie Personalverträge überarbeitet hat, benötigt sie abschließend eine Unterschrift des.der Mitarbeiter.in. Aktuell hat sie mit einem Mitarbeiter der Entwicklungsabteilung eine Gehaltserhöhung vereinbart. Diese Änderung hat sie in dem entsprechenden Vertrag vorgenommen. Um dem Mitarbeiter das veränderte Dokument zur Unterschrift zukommen zu lassen, nutzt Anne Hoffmann DocuSign.
DocuSign ist eine führende Signaturlösung, die es ermöglicht, bislang papiergebundene Prozesse vollständig zu automatisieren. Bei dem Mitarbeiter erscheint nach dem Absenden des Vertragsentwurfs eine Nachricht, dass ein Dokument zur Unterschrift bereitliegt. Der Kollege kann nun seine digitale Unterschrift einfügen. Nach Abschluss dieses Arbeitsschrittes erhält Anne eine E-Mail mit dem unterschriebenen Dokument. Somit ist der Vorgang des Unterzeichnens abgeschlossen. Der gesamte Ablauf ist bis zu diesem Punkt vollständig digital. Doch jetzt muss Anne den neuen Vertrag auch noch in gedruckter Form in einem Hefter ablegen.
Wie Anne geht es auch Mitarbeiter.innen in anderen Unternehmen. Häufig ist es schon aus rechtlichen Gründen erforderlich, dass das unterzeichnete Dokument schlussendlich ausgedruckt und abgeheftet wird. Mit ezeep ist DocuSign-Drucken sehr einfach und ohne Programmierkenntnisse möglich. Legt man auf die Archivierung von Verträgen in Papierform Wert, so kann ein Drucker explizit für die Archivierung eingerichtet werden.
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