Desksharing: Was Unternehmen wissen müssen

Hot desking is fast gaining traction in the hybrid workplace.
Desksharing wird beim hybriden Arbeiten immer beliebter. Bild: Rodeo Software.

Desksharing gewinnt am hybriden Arbeitsplatz immer mehr an Bedeutung. Was für manche neuartig klingen mag, entwickelt sich schnell zu einem festen Bestandteil des modernen Arbeitsplatzes. Aber was ist Desksharing? Im Kern ist Desksharing eine Strategie zur gemeinsamen Nutzung von Schreibtischen und zur Platzeinsparung, bei der die Mitarbeiter keine festen Schreibtische haben. Stattdessen wählen sie bei ihrer Ankunft im Büro oder auch vorab über ein Buchungssystem einen freien Arbeitsplatz aus. Das bedeutet, dass ein bestimmter Schreibtisch von verschiedenen Mitarbeitern zu unterschiedlichen Zeiten genutzt werden kann, je nach deren Zeitplan. Dieser Ansatz stellt die herkömmliche Einrichtung von individuellen Arbeitsplätzen für jede.n Mitarbeiter.in in Frage und führt eine dynamische Umgebung ein, die Flexibilität und Zusammenarbeit begünstigt.

Hot Desking oder Hoteling bzw. Hotel Desking?

Ein wichtiger Aspekt ist der Unterschied zwischen Hot Desking und Hotel Desks bzw. Hoteling. Beim Hoteling reservieren die Beschäftigten einen bestimmten Schreibtisch, bevor sie an ihrem Arbeitsplatz ankommen. Auch wenn viele der Vorteile von Hot Desking und Hoteling ähnlich sind, ist es wichtig, diesen Unterschied zu verstehen. Beim Hotel Desking, das sich vom Hot Desking ableitet, werden Arbeitsplätze zur Verfügung gestellt, die nicht fest einem einzelnen Mitarbeiter zugewiesen sind, sondern allen nach Bedarf zur Verfügung stehen. Dieser Ansatz ähnelt dem Hotelbuchungssystem, bei dem die Beschäftigten einen Arbeitsplatz für einen bestimmten Zeitraum buchen, ähnlich wie bei einer Hotelzimmerreservierung. Dieses Modell eignet sich besonders für hybride Arbeitswelten, in denen die Anzahl der Beschäftigten im Büro von Tag zu Tag schwankt. Es optimiert die Büroraumnutzung, senkt die Gemeinkosten und unterstützt eine dynamische und kollaborative Arbeitskultur, indem es den Beschäftigten die Möglichkeit gibt, ihren Arbeitsplatz je nach ihren täglichen Bedürfnissen, Aufgaben und Anforderungen an die Zusammenarbeit zu wählen.

Desksharing-Vorteile: Warum immer mehr Unternehmen umsteigen

Die Vorteile von Desksharing – manchmal auch Hotdesking genannt – sind vielfältig. Erstens wird der Büroraum optimal genutzt. Da nicht alle Mitarbeiter.innen zur gleichen Zeit anwesend sind, werden weniger Schreibtische benötigt, was zu Kosteneinsparungen führen kann. In einigen Fällen sind dies bis zu 30 % im Vergleich zu den herkömmlichen Kosten für den Betrieb eines Büros. Zweitens kann dieses System die Zusammenarbeit verbessern.

Da die Mitarbeiter.innen ständig den Arbeitsplatz wechseln und neben verschiedenen Kolleg.innen sitzen, ergeben sich mehr Möglichkeiten für abteilungsübergreifende Interaktion und Ideenaustausch.

Und da niemandem ein Schreibtisch “gehört”, wird es eher akzeptiert, dass manche Mitarbeiter.innen mobiler sind als andere, obwohl sie genauso produktiv sind. Die größere Gleichberechtigung und verbesserte Zusammenarbeit, die sich aus dem Desksharing ergibt, ist etwas, das auch motivierte Mitarbeiter anziehen und binden kann.

Desksharing-Nachteile und wie sie überwunden werden können

Wie jedes System hat Desksharing Vorteile und Nachteile.

Einer der Hauptnachteile von Desksharing bzw. Hotdesking ist der mögliche Mangel an Personalisierung. Die Mitarbeiter.innen vermissen möglicherweise einen Raum, den sie ihr Eigen nennen und der mit persönlichen Gegenständen ausgestattet ist. Dies kann durch die Bereitstellung von intelligenten Schließ- oder Ablagefächern oder anderen Stauräumen gemildert werden. Hier können Mitarbeiter.innen persönliche Gegenstände, wie ein Paar Ersatzschuhe, einen Notizblock oder eine Zahnbürste aufbewahren.

Die Bedenken bezüglich Desksharing drehen sich manchmal um die Hygiene. Dieses Problem kannst du lösen, indem du regelmäßige Reinigungsprotokolle einführst und Desinfektionsmittel zur Verfügung stellst. Ein weiteres Problem ist die Gefahr von Ablenkungen, da die Sitzgelegenheiten dynamisch sind. Eine Lösung besteht darin, spezielle Ruhezonen oder Räume einzurichten, in denen die Mitarbeiter.innen besonders konzentriert arbeiten können.

Eine weitere logistische Herausforderung besteht darin, dafür zu sorgen, dass alle Mitarbeiter.innen unabhängig von ihrem Sitzplatz über die erforderlichen Ressourcen verfügen, angefangen von ausreichend Kaffee bis hin zum Anschluss der richtigen Drucker.

Für das Drucken gibt es Lösungen von Drittanbietern wie ezeep Blue, die alle Herausforderungen beseitigen, die Desksharing-Strategien mit sich bringen können. ezeep Blue ist eine Cloud-basierte Drucklösung, die auf Unternehmen zugeschnitten ist, die Desksharing in ihren Arbeitsbereichen einführen wollen. ezeep Blue ermöglicht es den Benutzern, dynamisch auf jedem verfügbaren Drucker in der Nähe ihres gewählten Arbeitsplatzes zu drucken, unabhängig davon, ob sie von virtuellen Desktops, Smartphones oder normalen Desktops aus arbeiten. Funktionen wie AnyPrinter und Print Later vereinfachen nicht nur die Druckerzuordnung, sondern sorgen auch für den Schutz vertraulicher gedruckter Dokumente, indem sie sicherstellen, dass diese erst gedruckt werden, nachdem ein.e autorisierte.r Benutzer.in sie an einem Drucker freigegeben hat. Die Plattform ist zudem kompatibel mit Azure Virtual Desktop, Windows 365 Cloud PC oder anderen Workspace-Virtualisierungstools von Citrix oder VMware und unterstützt eine breite Palette von Anwendungen.

Desksharing bietet mehr Vorteile als Nachteile

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Desksharing einen transformativen Ansatz darstellt, der zahlreiche Vorteile bietet, dessen Erfolg jedoch von einer sorgfältigen Implementierung abhängt. Mit den richtigen Strategien zur Bewältigung der Veränderungen am Arbeitsplatz können Unternehmen die Vorteile nutzen und gleichzeitig mögliche Nachteile minimieren. Und wenn es um das Drucken an neuen und hybriden Arbeitsplätzen geht, solltest du dir den Cloud-Managed-Printing-Service von ezeep Blue genauer ansehen.