Ce qui dysfonctionne lorsque vous étendez l'impression à plusieurs bureaux

L’impression fonctionne très bien dans un bureau. Il y a un serveur dans un placard, une poignée de files d'attente et une seule personne qui sait comment tout est connecté. Cette configuration est fragile, mais personne ne le remarque, car tout se trouve dans un seul bâtiment, à portée de main d'un administrateur.

Puis l'entreprise se développe. Trois bureaux, puis huit, puis quinze. L'architecture qui fonctionnait pour un seul site n'a jamais été conçue pour en gérer quinze, et elle ne tombe pas en panne d'un coup. Elle s'érode, discrètement, par une douzaine de petites failles qui apparaissent dans l'infrastructure bien avant de se manifester au niveau d'une imprimante.

Je suis chef de produit et je travaille sur l'impression cloud, et je passe beaucoup de temps à discuter avec des équipes IT au moment précis où ce système cesse de fonctionner. L'histoire est presque toujours la même. Il n'y a pas d'incendie à éteindre, mais l'impression est devenue un fardeau pour l'équipe, et personne ne peut dire exactement où se situe le coût de ce fardeau. Voici donc où il se cache, un point de défaillance à la fois, car chacun a un coût différent.

Cet article s'adresse au directeur ou vice-président IT qui supervise une présence multi-site et qui cherche à savoir si sa configuration d'impression peut réellement suivre la croissance de l'entreprise, ou si elle est en train de devenir le prochain problème à résoudre.

Pourquoi l'impression devient-elle un problème quand une entreprise se développe sur plusieurs sites ?

Une configuration d'impression traditionnelle implique un serveur d'impression, des pilotes et des stratégies d'impression sur chaque site. La croissance n'ajoute pas une charge proportionnelle au nombre de vos sites, elle la démultiplie. Chaque site évolue à son propre rythme, si bien que les files d'attente, les pilotes, les stratégies d'impression et les rapports divergent de manière indépendante, jusqu'à ce que plus personne n'ait de vision d'ensemble du parc. Ce qui n'était au départ qu'une seule configuration qu'un administrateur pouvait mémoriser devient quinze configurations qui se ressemblent sans être identiques.

Les serveurs d'impression par site créent quinze points de défaillance

Chaque site équipé de son propre serveur d'impression constitue un îlot d'infrastructure isolé. Cela représente quinze machines à maintenir, quinze endroits où un spouleur d'impression peut se bloquer un lundi matin sur un site sans équipe IT locale, et quinze pannes potentielles qui ne demandent qu'à survenir. Lorsque l'un d'eux tombe en panne, quelqu'un doit se déplacer ou guider un employé non technique par téléphone pour le dépannage.

La sécurité évolue de la même manière que le nombre de machines. Un serveur d'impression non mis à jour représente un risque gérable. La faille PrintNightmare a montré que le spouleur d'impression est une cible activement recherchée par les attaquants. Étendez cette même vulnérabilité à quinze sites dont la discipline en matière de correctifs est inégale, et le risque augmente avec votre organigramme, et non suite à une décision réfléchie.

Les pilotes d'impression divergent entre les bureaux

Dans un seul bureau, les pilotes restent cohérents, car une seule personne les a installés et n'a jamais eu de raison d'y toucher. Ajoutez quelques sites, et cette cohérence commence à s'éroder d'elle-même. Un site se retrouve avec une version de pilote qu'un autre n'a jamais reçue. Ailleurs, un site achète un modèle d'imprimante en promotion, et voilà qu'un pilote unique se retrouve dans le parc, sans équivalent ailleurs.

C'est le type de défaillance qui se dissimule le mieux, car rien ne semble cassé. L'impression fonctionne sur chaque site, mais de manière légèrement différente, et c'est cette incohérence qui grignote discrètement le temps du support et la patience des utilisateurs. « Pourquoi l'impression se comporte-t-elle différemment au bureau de Denver ? » devient un ticket récurrent que personne ne peut résoudre définitivement, car la cause réelle est architecturale, et non locale.

La solution est de cesser d'installer des pilotes sur les terminaux. Le rendu dans le cloud gère de manière centralisée la conversion entre l'appareil et l'imprimante, il n'y a donc pas de matrice de pilotes répartie dans le parc qui risquerait de diverger. Un appareil imprime de la même manière, quel que soit le bureau où il se trouve.

Les stratégies d'impression définies par site entrent en conflit

Une stratégie d'impression configurée localement est une stratégie qui diverge localement. Un bureau impose l'impression recto verso par défaut, un autre ne l'a jamais fait. Des règles pour l'impression couleur existent sur trois sites et nulle part ailleurs. Les autorisations d'accès suivent la convention que la personne qui a configuré chaque site a jugée opportune cette semaine-là. Au final, il n'y a pas de stratégie d'impression à l'échelle de l'entreprise, juste quinze stratégies locales qui coexistent.

Pour quiconque gère le budget, c'est là que les coûts s'accumulent sans que personne ne s'en aperçoive. Vous ne pouvez pas contrôler des dépenses couleur que vous ne voyez pas, et vous ne pouvez pas maintenir une norme que vous n'avez jamais centralisée. Cela comporte également un risque de conformité. Si l'accès aux imprimantes sensibles dépend de la rigueur avec laquelle chaque site a été configuré, votre contrôle est aussi faible que le maillon le plus faible.

Collaborateurs itinérants et dépenses d'impression éparpillées

Deux problèmes apparaissent spécifiquement parce qu'il y a plusieurs sites, et non un seul grand.

1. Collaborateurs itinérants. Les gens se déplacent entre les bureaux et s'attendent à pouvoir imprimer où qu'ils soient. Dans un modèle par site, cela signifie qu'ils doivent être provisionnés séparément pour chaque site qu'ils pourraient visiter, ce que personne ne maintient à jour. Le directeur régional ou le commercial en déplacement devient alors la personne qui est perpétuellement incapable d'imprimer.

2. Dépenses éparpillées. Les coûts sont répartis entre plusieurs fournisseurs, commandes de consommables, contrats de location et budgets départementaux, sans aucune coordination. Les consommables qui ne fonctionnent pas sur différents modèles d'imprimantes se transforment en l'un des petits problèmes les plus coûteux. Personne ne l'avait prévu. Tout s'est accumulé, une décision d'achat locale à la fois.

Les équipes IT perdent toute visibilité sur l'environnement d'impression

La défaillance qui importe le plus à la direction est généralement celle qu'elle ressent en dernier. Avec quinze sites fonctionnant sur une infrastructure locale, personne n'a de vue d'ensemble de l'environnement d'impression. Le volume total, le coût par site, les appareils défaillants, les foyers de dépenses couleur : rien de tout cela n'est visible sans une compilation manuelle à partir de quinze sources qui n'utilisent pas le même format.

C'est ce manque de visibilité qui explique pourquoi les budgets d'impression sont plus souvent des estimations qu'ils ne le devraient. Un coût que vous ne pouvez voir que par fragments est difficile à gérer, et encore plus difficile à justifier de modifier lorsque même le point de départ est une estimation. À grande échelle, la visibilité cesse d'être un simple rapport appréciable pour devenir ce qui rend toute décision concernant l'impression possible.

Qu'est-ce qui change lorsqu'une entreprise centralise la gestion de l'impression ?

Déplacer la gestion de l'impression hors de chaque site pour la regrouper en un seul endroit résout tous ces problèmes d'un seul coup, car cela centralise l'infrastructure, les pilotes, les stratégies d'impression et les rapports au même endroit.

Concrètement : les files d'attente sont hébergées dans le cloud plutôt que sur quinze machines locales, de sorte qu'un site sans présence IT n'a rien qui puisse tomber en panne localement. Le rendu dans le cloud supprime complètement les pilotes des terminaux, de sorte que chaque site imprime de manière cohérente sur Windows, , macOS, iOS, , ChromeOSet Android. La stratégie d'impression est définie une seule fois et s'applique à l'ensemble du parc ; ainsi, les règles de recto verso, de couleur et d'accès ne dépendent plus de la personne qui a configuré tel ou tel site. Les rapports deviennent un tableau de bord unique plutôt qu'un projet de reconstruction. Et l'itinérance cesse d'être un cas particulier, car l'accès suit la personne plutôt que le bâtiment dans lequel elle se trouve.

Sur la plateforme sur laquelle je travaille, ezeep, un petit boîtier sur site (le Hub) connecte les imprimantes existantes au cloud, ce qui permet de mettre en service un nouveau site en quelques minutes au lieu des jours que nécessitait l'installation d'un nouveau serveur d'impression. Cet aspect est particulièrement important pour les entreprises qui prévoient de continuer à ouvrir des bureaux, car le coût d'ajout d'un seizième site est précisément là où l'ancien modèle commence à montrer ses limites.

Voici deux exemples de ce que cela donne en pratique. Un opérateur d'espaces de coworking irlandais avec qui j'ai parlé m'a dit que ce qui facilitait l'ouverture de nouveaux espaces était la simplicité de la configuration de l'impression : il suffit de brancher un Hub, de créer un groupe dans ezeep, d'attribuer l'imprimante de ce site au groupe, et l'espace est prêt à imprimer. Un distributeur de pièces automobiles applique la même stratégie à mesure qu'il ouvre des entrepôts les uns après les autres. Un Hub préconfiguré est envoyé à chaque nouveau site, et l'impression est fonctionnelle dès que quelqu'un le branche, sans serveur d'impression à déployer ni visite d'un technicien IT à planifier.

La gestion centralisée de l'impression est-elle rentable pour une entreprise en croissance ?

Le modèle par site fonctionne. Il fonctionne pour un site, et il fonctionne techniquement toujours pour quinze. La vraie question est ce qu'il vous coûte à ce stade : la maintenance des correctifs, la divergence des pilotes, les stratégies d'impression qui se contredisent, les collaborateurs itinérants qui ne peuvent pas imprimer et un budget que vous ne pouvez qu'estimer. Ces coûts augmentent avec votre empreinte, et ils pèsent sur l'équipe la moins bien équipée pour les absorber.

La gestion centralisée dans le cloud remplace tout cela par un système unique, une stratégie d'impression unique et une vue unique sur l'ensemble du parc. Pour une entreprise qui prévoit de poursuivre sa croissance, cela relève moins d'une décision sur l'impression que d'une décision opérationnelle.

Si vous vous demandez si votre configuration d'impression actuelle est capable de suivre vos plans d'expansion, c'est la question par laquelle il faut commencer.

L'impression ne devrait pas se compliquer à chaque nouveau site

ezeep centralise serveurs d'impression, pilotes et stratégies.

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