O que falha ao escalar a impressão para múltiplos escritórios

A impressão funciona bem em um único escritório. Há um servidor em um armário, algumas filas e uma pessoa que sabe como tudo está conectado. Essa configuração é frágil, mas ninguém percebe, porque tudo fica em um único prédio, ao alcance de um administrador.

Então, a empresa cresce. Três escritórios, depois oito, depois quinze. A arquitetura que funcionava em um local nunca foi projetada para quinze, e não falha de uma vez. Ela se desgasta, silenciosamente, de uma dúzia de pequenas maneiras que aparecem na infraestrutura muito antes de aparecerem em uma impressora.

Sou gerente de produto e trabalho com impressão em nuvem, e passo muito tempo conversando com equipes de TI exatamente no ponto em que isso para de funcionar. A história é quase sempre a mesma. Não há um incêndio, mas a impressão se tornou um custo oculto para a equipe, e ninguém consegue dizer exatamente onde esse custo está sendo pago. Então, aqui é para onde ele vai, um ponto de falha de cada vez, porque cada um custa algo diferente.

Este artigo é para o diretor ou VP de TI que está analisando uma presença em múltiplos locais e tentando descobrir se a configuração de impressão realmente escala com ela, ou se está silenciosamente se tornando o próximo problema a ser resolvido.

Por que a impressão falha à medida que uma empresa cresce para múltiplos locais?

Uma configuração de impressão tradicional coloca um servidor, drivers e políticas em cada local. O crescimento não aumenta a carga proporcionalmente aos seus locais, ele a multiplica. Cada local se desvia em seu próprio ritmo, então filas, drivers, políticas e relatórios divergem de forma independente até que nenhuma pessoa consiga ter uma visão completa do ambiente. O que começou como uma única configuração que um administrador conseguia ter em mente se torna quinze configurações que parecem iguais, mas que na verdade não correspondem.

Servidores de impressão por local criam quinze pontos de falha

Cada local executando seu próprio servidor de impressão é sua própria ilha de infraestrutura. São quinze máquinas para aplicar patches, quinze lugares onde um spooler pode travar em uma manhã de segunda-feira em um local sem TI no local e quinze interrupções separadas esperando para acontecer. Quando um deles cai, alguém precisa ir até lá ou guiar um funcionário não técnico por telefone para fazer a correção.

A segurança escala da mesma forma que as máquinas. Um servidor de impressão sem patches é um risco gerenciável. O PrintNightmare mostrou que o spooler é um alvo que os invasores procuram ativamente, e espalhar essa mesma exposição por quinze locais com disciplina de patches irregular faz com que o risco cresça com seu organograma, em vez de com algo que alguém realmente decidiu.

Os drivers de impressão divergem entre múltiplos locais de escritório

Em um único escritório, os drivers permanecem consistentes porque uma pessoa os instalou e nunca teve um motivo para mexer neles novamente. Adicione alguns locais e essa consistência começa a se desgastar por conta própria. Um local acaba com uma versão de driver que outro local nunca recebeu. Em algum lugar, um local compra um modelo de impressora porque estava em promoção, e agora há um driver no parque de impressoras que não existe em nenhum outro lugar.

Esta é a falha que melhor se esconde, porque nada parece estar quebrado. A impressão funciona em todos os locais, apenas um pouco diferente em cada um, e essa inconsistência é o que consome silenciosamente o tempo de suporte e a paciência do usuário. "Por que a impressão se comporta de forma diferente no escritório de Denver" se torna um chamado recorrente que ninguém consegue fechar de vez, porque a causa real é arquitetural, não local.

A solução é, para começar, parar de instalar drivers nos endpoints. O Cloud rendering lida com a tradução do dispositivo para a impressora de forma centralizada, então não há uma matriz de drivers espalhada pelo parque de impressoras para se desviar. Um dispositivo imprime da mesma forma, não importa em qual escritório ele esteja.

As políticas de impressão definidas por local entram em conflito entre si

Políticas configuradas localmente são políticas que divergem localmente. Um escritório impõe a impressão frente e verso por padrão, outro nunca chegou a fazer isso. Regras de cores existem em três locais e em nenhum outro lugar. As permissões de acesso seguem qualquer convenção que a pessoa que configurou cada local preferiu naquela semana. Some tudo isso, e não há uma política de impressão para toda a empresa, apenas quinze políticas locais que por acaso coexistem.

Para quem controla o orçamento, é aqui que os custos vazam sem que ninguém perceba. Você não pode controlar os gastos com impressão colorida que não consegue ver, e não pode manter um padrão que nunca centralizou. Isso também acarreta riscos de conformidade. Se o acesso a impressoras sensíveis depende do cuidado com que cada local foi configurado, seu controle é tão forte quanto o mais fraco deles.

Funcionários em trânsito e gastos de impressão dispersos

Dois problemas aparecem especificamente porque existem muitos locais, e não apenas um grande.

1. Funcionários em trânsito. As pessoas se deslocam entre escritórios e esperam poder imprimir onde quer que estejam naquele dia. Em um modelo por local, isso significa ser provisionado separadamente em cada local que possam visitar, algo que ninguém mantém atualizado. Assim, o gerente regional ou o representante de vendas que viaja se torna a pessoa que está perpetuamente incapaz de imprimir.

2. Gastos dispersos. Os custos se espalham por múltiplos fornecedores, pedidos de suprimentos, contratos de locação e orçamentos departamentais, nenhum deles se comunicando entre si. Suprimentos que não funcionam em diferentes modelos de impressora se tornam um dos pequenos problemas mais caros registrados. Ninguém planejou nada disso. Foi se acumulando uma decisão de compra local de cada vez.

As equipes de TI perdem a visibilidade do ambiente de impressão

A falha que mais importa para a liderança geralmente é a última que eles sentem. Com quinze locais operando com infraestrutura por local, ninguém tem uma visão unificada do ambiente de impressão. Volume total, custo por local, quais dispositivos estão falhando, onde os gastos com impressão colorida estão concentrados: nada disso é visível sem juntar tudo manualmente a partir de quinze fontes que não compartilham um formato.

Essa lacuna é o motivo pelo qual os orçamentos de impressão acabam sendo mais suposições do que deveriam. Um custo que você só consegue ver em fragmentos é difícil de gerenciar e mais difícil ainda de justificar uma mudança quando até a base de comparação é uma estimativa. Em escala, a visibilidade deixa de ser um relatório opcional e passa a ser o que torna qualquer decisão sobre impressão possível.

O que muda quando uma empresa centraliza o gerenciamento de impressão?

Mover o gerenciamento de impressão de cada local para um único lugar resolve tudo isso de uma vez, porque move a infraestrutura, os drivers, as políticas e os relatórios para o mesmo lugar.

Concretamente: as filas ficam na nuvem em vez de em quinze máquinas locais, então um local sem presença de TI não tem nada local para falhar. O Cloud rendering remove completamente os drivers dos endpoints, de modo que cada local imprime de forma consistente em Windows, macOS, iOS, ChromeOSe Android. A política é definida uma vez e se aplica a todo o parque de impressoras, então as regras de impressão frente e verso, cores e acesso deixam de depender de quem configurou qual local. Os relatórios se tornam um único dashboard em vez de um projeto de reconstrução. E o deslocamento entre locais deixa de ser um caso especial, porque o acesso segue a pessoa em vez do prédio em que ela está.

Na plataforma em que trabalho, ezeep, um pequeno dispositivo no local (o Hub) conecta as impressoras existentes à nuvem, e é assim que um novo local fica online em minutos, em vez dos dias que um novo servidor de impressão costumava levar. Essa parte tende a ser mais importante para empresas que planejam continuar abrindo escritórios, porque o custo de adicionar o décimo sexto local é exatamente onde o modelo antigo começa a mostrar sua idade.

Dois exemplos de como isso funciona na prática. Um operador de coworking irlandês com quem conversei disse que o que facilitou a abertura de novos espaços foi o quão pouca configuração de impressão era necessária: conectar um Hub, criar um grupo no ezeep, atribuir a impressora daquele local ao grupo, e o espaço está imprimindo. Um distribuidor de autopeças usa a mesma estratégia ao abrir um armazém após o outro. Um Hub pré-configurado é enviado para cada novo local, e ele imprime no momento em que alguém o conecta, sem precisar instalar um servidor ou agendar uma visita da TI.

Vale a pena ter um gerenciamento de impressão centralizado para uma empresa em crescimento?

O modelo por local funciona. Funciona em um local e, tecnicamente, ainda funciona em quinze. A verdadeira questão é o que ele custa para você nesse ponto: a aplicação de patches, o desvio de drivers, a política que entra em conflito consigo mesma, os funcionários em trânsito que não conseguem imprimir e um orçamento que você só pode estimar. Esses custos escalam com a sua presença e recaem sobre a equipe menos preparada para absorvê-los.

O gerenciamento centralizado em nuvem troca tudo isso por um único sistema, uma única política e uma visão única de todo o parque de impressoras. Para uma empresa que planeja continuar crescendo, isso é menos uma decisão de impressão do que uma decisão operacional.

Se você está avaliando se sua configuração de impressão atual escala com seus planos de expansão, essa é a pergunta com a qual vale a pena começar.

Imprimir não deveria ficar mais difícil a cada novo local

O ezeep centraliza servidores, drivers e políticas.

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