Co zawodzi, gdy skalujecie druk w wielu biurach

Drukowanie w jednym biurze działa bez zarzutu. Jest serwer wydruku schowany w szafie, kilka kolejek i jedna osoba, która wie, jak to wszystko jest ze sobą połączone. Taka konfiguracja jest wrażliwa, ale nikt tego nie zauważa, bo wszystko mieści się w jednym budynku, w zasięgu jednego administratora.

Potem firma się rozrasta. Trzy biura, potem osiem, piętnaście. Architektura, która sprawdzała się w jednej lokalizacji, nie została zaprojektowana dla piętnastu i nie zawodzi od razu. Zaczyna się po cichu sypać w kilkunastu drobnych miejscach, które pojawiają się w infrastrukturze na długo przed tym, jak da się je zobaczyć przy drukarce.

Jestem menedżerem produktu pracującym nad drukowaniem w chmurzei spędzam mnóstwo czasu, rozmawiając z zespołami IT dokładnie w momencie, gdy to przestaje działać. Historia jest niemal zawsze taka sama. Nic się nie pali, ale drukowanie stało się podatkiem obciążającym zespół i nikt nie potrafi wskazać, gdzie ten podatek jest płacony. Poniżej opisuję, jak to się rozkłada — punkt po punkcie — ponieważ każdy punkt kosztuje inaczej.

Ten tekst jest dla dyrektora lub wiceprezesa IT, który patrzy na wiele lokalizacji i próbuje ustalić, czy konfiguracja drukowania faktycznie skaluje się wraz z firmą, czy też po cichu staje się kolejną rzeczą do naprawienia.

Dlaczego drukowanie przestaje działać, gdy firma rozrasta się na wiele lokalizacji?

Tradycyjna konfiguracja druku stawia serwer wydruku, sterowniki i zasady w każdej lokalizacji. Wzrost nie dodaje obciążenia proporcjonalnie do liczby miejsc — on je kumuluje. Każda lokalizacja zaczyna dryfować we własnym tempie, więc kolejki, sterowniki, zasady i raportowanie rozjeżdżają się niezależnie, aż nikt nie ogarnia już całego środowiska. To, co zaczęło się jako jedna konfiguracja znana jednemu administratorowi, staje się piętnastoma konfiguracjami, które wyglądają podobnie, ale w praktyce się nie zgadzają.

Serwery wydruku w każdej lokalizacji tworzą piętnaście punktów awarii

Każda lokalizacja z własnym serwerem wydruku to osobna wyspa infrastruktury. To piętnaście maszyn do łatowania, piętnaście miejsc, w których bufor wydruku może się zawiesić w poniedziałek rano w oddziale bez lokalnego IT, i piętnaście potencjalnych przerw w działaniu. Gdy jedna z nich padnie, ktoś musi dojechać na miejsce albo przeprowadzić nietechnicznego pracownika przez naprawę przez telefon.

Ryzyko bezpieczeństwa rośnie razem z liczbą tych pudełek. Jeden niezałatany serwer wydruku to ryzyko, którym da się zarządzać. Incydent PrintNightmare pokazał, że bufor wydruku jest celem, którego atakujący aktywnie szukają — rozproszenie tego samego narażenia na piętnaście lokalizacji o różnej dyscyplinie patchowania powoduje, że ryzyko rośnie wraz ze strukturą organizacyjną, a nie w wyniku świadomej decyzji.

Sterowniki drukarek dryfują między lokalizacjami

W jednym biurze sterowniki pozostają spójne, bo zainstalowała je jedna osoba i nie miała powodu, by do nich wracać. Dodajcie kilka lokalizacji i ta spójność zaczyna samoistnie zanikać. W jednym oddziale działa wersja sterownika, której w innym miejscu nie ma. Gdzieś ktoś kupił model drukarki, bo był w promocji, i nagle we flocie pojawił się sterownik, którego nigdzie indziej nie ma.

To awaria, która kryje się najlepiej, bo na pierwszy rzut oka nic nie jest zepsute. Drukowanie działa w każdej lokalizacji, tylko w każdej trochę inaczej — i to właśnie ta niespójność po cichu pochłania czas wsparcia i cierpliwość użytkowników. „Dlaczego drukowanie w biurze w Denver działa inaczej?” staje się powracającym zgłoszeniem, którego nikt nie potrafi zamknąć na stałe, bo prawdziwa przyczyna jest architektoniczna, nie lokalna.

Naprawą jest zaprzestanie instalowania sterowników na urządzeniach końcowych. Cloud rendering obsługuje tłumaczenie między urządzeniem a drukarką centralnie, więc nie ma rozproszonej matrycy sterowników rozjeżdżającej się po flocie. Urządzenie drukuje tak samo, niezależnie od tego, w którym biurze się znajduje.

Zasady drukowania ustawione per lokalizacja kłócą się ze sobą

Zasady konfigurowane lokalnie rozjeżdżają się. Jedno biuro wymusza dwustronny druk domyślnie, inne nigdy się tym nie zajęło. Reguły dotyczące druku w kolorze istnieją w trzech lokalizacjach i nigdzie indziej. Uprawnienia dostępu odzwierciedlają konwencję, którą akurat preferowała osoba konfigurująca dany oddział. W rezultacie nie ma jednej ogólnofirmowej polityki drukowania — są tylko lokalne zasady, które przypadkowo współistnieją.

Dla osoby trzymającej budżet to właśnie tutaj koszty wyciekają niezauważone. Nie da się kontrolować wydatków na druk w kolorze, których się nie widzi, i nie da się utrzymać standardu, którego nigdy się nie scentralizowało. To niesie też ryzyko zgodności. Jeśli dostęp do wrażliwych drukarek zależy od tego, jak starannie skonfigurowano każdą lokalizację, wasza kontrola jest tak silna, jak jej najsłabsze ogniwo.

Pracownicy mobilni i rozproszone wydatki na druk

Dwa problemy pojawiają się właśnie dlatego, że jest wiele lokalizacji, a nie tylko jedna duża.

1. Pracownicy mobilni. Ludzie przemieszczają się między biurami i oczekują, że będą mogli drukować tam, gdzie akurat są tego dnia. W modelu per-site oznacza to konieczność odrębnego provisioningowania w każdej lokalizacji, którą mogą odwiedzić — co nikt nie aktualizuje, więc kierownik regionalny albo przedstawiciel handlowy w podróży stają się osobami, które wiecznie nie mogą drukować.

2. Rozproszone wydatki. Koszty rozdzielają się między wielu dostawców, zamówienia materiałów eksploatacyjnych, warunki leasingu i budżety działów, które się ze sobą nie komunikują. Materiały eksploatacyjne niekompatybilne z różnymi modelami drukarek stają się jednym z droższych drobnych problemów w księgach. Nikt tego nie zaplanował — nagromadziło się to lokalna decyzja zakupowa po lokalnej decyzji.

Zespoły IT tracą wgląd w środowisko druku

Awaria, którą kierownictwo odczuwa najbardziej, zwykle jest tą, którą czuje ostatnie. Przy piętnastu lokalizacjach działających na oddzielnych infrastrukturach nikt nie ma jednolitego widoku środowiska druku. Całkowity wolumen, koszt na lokalizację, które urządzenia zawodzą, gdzie koncentruje się wydatki na kolor — nic z tego nie jest widoczne bez ręcznego składania danych z piętnastu źródeł, które nie używają wspólnego formatu.

Ta luka to powód, dla którego budżety na druk częściej niż powinny opierają się na domysłach. Koszt widoczny tylko we fragmentach jest trudny do zarządzania i jeszcze trudniejszy do uzasadnienia zmiany, gdy nawet punkt wyjścia jest oszacowaniem. W skali wgląd przestaje być miłym dodatkiem, a staje się warunkiem umożliwiającym podejmowanie jakichkolwiek decyzji dotyczących drukowania.

Co się zmienia, gdy firma scentralizuje zarządzanie drukiem?

Przeniesienie zarządzania drukiem z poszczególnych lokalizacji do jednego miejsca rozwiązuje to wszystko jednocześnie, bo przenosi infrastrukturę, sterowniki, zasady i raportowanie do tego samego punktu.

Konkretnie: kolejki żyją w chmurze, a nie na piętnastu lokalnych maszynach, więc w oddziale bez wsparcia IT nie ma lokalnego elementu, który mógłby zawieść. Cloud rendering usuwa sterowniki z urządzeń końcowych, dzięki czemu każda lokalizacja drukuje spójnie na Windows, macOS, iOS, ChromeOSi Android. Zasady zapisuje się raz i stosuje w całej flocie, więc reguły dotyczące druku dwustronnego, koloru i dostępu przestają zależeć od tego, kto akurat konfigurował dany oddział. Raportowanie staje się jednym panelem zamiast projektu rekonstrukcyjnego. A praca mobilna przestaje być wyjątkiem, bo dostęp podąża za osobą, a nie za budynkiem.

Platforma, nad którą pracuję, ezeep, wykorzystuje małe urządzenie na miejscu (ezeep Hub), które łączy istniejące drukarki z chmurą, dzięki czemu nowa lokalizacja jest online w kilka minut, a nie w dni, jak to bywało przy stawianiu nowego serwera wydruku. To zwykle ma największe znaczenie dla firm planujących kolejne otwarcia biur, bo koszt dodania szesnastej lokalizacji to moment, w którym stary model pokazuje swoje ograniczenia.

Dwa przykłady z praktyki. Irlandzki operator coworkingu, z którym rozmawiałem, powiedział, że otwieranie nowych przestrzeni ułatwiło to, jak niewiele konfiguracji druku trzeba było zrobić: podłączcie ezeep Hub, utwórzcie grupę w ezeep, przypiszcie drukarkę z danej lokalizacji do grupy i przestrzeń zaczyna drukować. Dystrybutor części samochodowych stosuje ten sam schemat, otwierając magazyn za magazynem. Wstępnie skonfigurowany ezeep Hub trafia do każdej nowej lokalizacji i zaczyna drukować w chwili podłączenia — bez serwera do uruchomienia i bez planowania wizyty informatyka.

Czy scentralizowane zarządzanie drukiem jest warte zachodu dla firmy w fazie wzrostu?

Model per-site działa. Działa w jednym biurze i technicznie działa też przy piętnastu. Prawdziwe pytanie brzmi, ile to kosztuje wtedy: łatanie, dryf sterowników, zasady kłócące się ze sobą, pracownicy mobilni, którzy nie mogą drukować, i budżet, który da się tylko oszacować. Te koszty rosną wraz z obecnością firmy i lądują na zespole najmniej przygotowanym do ich udźwignięcia.

Scentralizowane zarządzanie w chmurze wymienia to wszystko na jeden system, jedne zasady i jeden widok na całą flotę. Dla firmy planującej dalszy wzrost to mniej decyzja o drukowaniu, a bardziej decyzja operacyjna.

Jeśli zastanawiacie się, czy wasza obecna konfiguracja drukowania skaluje się wraz z planami ekspansji, to jest pytanie, od którego warto zacząć.

Więcej lokalizacji nie musi oznaczać trudniejszego drukowania

ezeep centralizes servers, drivers, and policy.

Start Free Trial