Coworking Basel | Étude de cas : impression dans un espace de coworking à but non lucratif

Remplacer la configuration manuelle des imprimantes par un flux de travail en libre-service dans un espace de coworking à but non lucratif

Quand un espace de coworking fonctionne comme une organisation à but non lucratif avec seulement deux employés à temps partiel, chaque heure consacrée à l'administration IT est une heure qui n'est pas dédiée à sa mission. La configuration des imprimantes, le dépannage des pilotes et le suivi de l'utilisation consommaient précisément ce temps.

La problématique

Avant ezeep, la configuration de l'impression pour les membres de Coworking Basel était un processus fastidieux. Trouver et télécharger les bons pilotes d'imprimante pour les différents systèmes d'exploitation que les membres apportaient constituait un défi récurrent. Pour une organisation à but non lucratif sans personnel IT dédié, le temps nécessaire pour assurer le support de l'impression imposait une charge supplémentaire à une équipe déjà très sollicitée.

« En tant qu'organisation à but non lucratif avec seulement deux employés à temps partiel, gérer un espace de coworking tout en proposant des programmes de coaching pour les startups est un véritable défi, » explique l'équipe. « Le processus long et fastidieux de configuration de l'impression sur les appareils des membres représentait une charge de travail supplémentaire. »

« Pour nous, ezeep est la solution idéale. »

Martin Steinbach

Bénévole - Coworking Basel

La solution

Coworking Basel a mis en œuvre la plateforme d'impression cloud d'ezeep. Les résultats ont été immédiats : la configuration initiale n'a pris que quelques minutes. Le portail du compte a permis au personnel d'inviter les membres à imprimer et, lors de ce processus d'invitation, un quota d'impression a été automatiquement attribué à chaque utilisateur.

ezeep gère les quotas d'impression et suit l'utilisation, y compris la facturation si un membre dépasse son quota de pages gratuites. Les nouveaux utilisateurs installent l'application ezeep sur leurs appareils, et toutes les imprimantes qu'ils sont autorisés à utiliser sont configurées automatiquement. Aucun téléchargement de pilote, aucune configuration manuelle, aucun dépannage.

« Le processus de configuration des imprimantes et d'installation des pilotes, qui était auparavant long et compliqué, a tout simplement disparu », déclare Martin Steinbach, bénévole chez Coworking Basel.

Le résultat

L'ensemble du flux d'impression, de l'intégration des membres au suivi des quotas, passe désormais par ezeep et ne requiert qu'une intervention minimale de l'équipe. Le processus d'installation manuelle des pilotes, qui monopolisait auparavant le temps des bénévoles, a été entièrement supprimé. Les membres, quel que soit leur système d'exploitation, se connectent et impriment via le même flux de travail automatisé.

Pourquoi c'est important

Coworking Basel illustre un scénario courant pour les petits espaces de coworking et les organisations à but non lucratif : une équipe réduite qui ne peut pas se permettre de consacrer du temps à l'administration des imprimantes. ezeep a remplacé un processus de configuration manuel et dépendant des pilotes par un flux de travail automatisé d'invitation et d'impression intégrant la gestion des quotas. Pour tout gestionnaire d'espace de coworking qui dirige une petite équipe et cherche à éliminer la charge administrative IT liée à l'impression, voici un exemple concret de ce flux de travail en pratique.

À propos de Coworking Basel

Coworking Basel est une entité de la Startup Academy, une organisation à but non lucratif basée à Bâle, en Suisse. La Startup Academy propose aux startups un programme de coaching pouvant aller jusqu'à deux ans, faisant intervenir des mentors et des experts bénévoles. Coworking Basel fournit un espace de travail et un accès à des événements pour les startups et les professionnels indépendants, dont l'impression est gérée par ezeep.

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