Coworking Basel | case de sucesso de impressão para espaço de coworking sem fins lucrativos

Substituindo a configuração manual de impressoras por um fluxo de trabalho de autoatendimento em um espaço de coworking sem fins lucrativos

Quando um espaço de coworking opera como organização sem fins lucrativos com apenas dois funcionários de meio período, cada hora gasta na administração de TI é uma hora a menos dedicada à missão. A configuração de impressoras, a resolução de problemas com drivers e o monitoramento do uso consumiam exatamente esse tempo.

O Desafio

Antes do ezeep, configurar a impressão para os membros do Coworking Basel era um processo trabalhoso. Encontrar e baixar os drivers corretos para os diversos sistemas operacionais que os membros traziam era um desafio recorrente. Para uma organização sem fins lucrativos sem equipe de TI dedicada, o tempo necessário para dar suporte à impressão aumentava a demanda sobre uma equipe já sobrecarregada.

"Como uma organização sem fins lucrativos com apenas dois funcionários de meio período, gerenciar um espaço de coworking e, ao mesmo tempo, oferecer programas de mentoria para startups é um desafio", explica a equipe. "O processo demorado e trabalhoso de configurar a impressão nos dispositivos dos membros adicionava demandas extras ao tempo da equipe."

Para nós, ezeep é a solução perfeita.

Martin Steinbach

Voluntário - Coworking Basel

A solução

Coworking Basel implementou a plataforma de impressão em nuvem da ezeepOs resultados foram imediatos: a configuração inicial levou apenas alguns minutos. O portal de contas permitiu que a equipe convidasse membros para imprimir e, durante o processo de convite, uma cota de impressão foi aplicada automaticamente a cada usuário.

ezeep gerencia as cotas e acompanha o uso, inclusive aplicando cobranças caso um membro exceda sua cota de páginas gratuitas. Novos usuários instalam o aplicativo ezeep em seus dispositivose todas as impressoras para as quais estão autorizados são configuradas automaticamente. Sem downloads de drivers, sem configuração manual e sem precisar solucionar problemas.

"O processo, antes demorado e complicado, de configurar impressoras e instalar drivers de impressora simplesmente desapareceu", diz Martin Steinbach, voluntário no Coworking Basel.

O resultado

Todo o fluxo de trabalho de impressão, desde a integração de membros até o rastreamento de cotas, agora é realizado pelo ezeep com envolvimento mínimo da equipe. O processo manual de instalação de drivers, que antes consumia o tempo dos voluntários, foi totalmente eliminado. Membros em todos os sistemas operacionais se conectam e imprimem pelo mesmo fluxo de trabalho automatizado.

Por que isso importa

O Coworking Basel representa um cenário comum entre espaços de coworking menores e sem fins lucrativos: uma equipe enxuta que não pode se dar ao luxo de gastar tempo com a administração de impressoras. ezeep substituiu um processo de configuração manual e dependente de drivers por um fluxo de trabalho automatizado de convite e impressão que inclui gerenciamento de cotas integrado. Para qualquer operador de coworking que gerencia uma equipe pequena e procura eliminar a sobrecarga de TI relacionada à impressão, este é um exemplo concreto desse fluxo de trabalho na prática.

Sobre o Coworking Basel

Coworking Basel é uma entidade da Startup Academy, uma organização sem fins lucrativos com sede em Basileia, Suíça. A Startup Academy oferece às startups um programa de coaching de até dois anos, com mentores e especialistas que trabalham voluntariamente. O Coworking Basel oferece espaço de trabalho e acesso a eventos para startups e profissionais independentes, com a impressão gerenciada pelo ezeep.

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