Coworking Basel | Caso di studio sulla stampa in un coworking non-profit

Sostituire la configurazione manuale delle stampanti con un flusso di lavoro in modalità self-service in uno spazio di coworking non-profit

Quando uno spazio di coworking opera come organizzazione non-profit con solo due collaboratori part-time, ogni ora dedicata all'amministrazione IT è un'ora sottratta alla missione. La configurazione delle stampanti, la risoluzione dei problemi dei driver e il monitoraggio dell'utilizzo consumavano proprio quel tempo.

La sfida

Prima di ezeep, configurare la stampa per i membri di Coworking Basel era un processo che richiedeva molto lavoro. Trovare e scaricare i driver corretti per i vari sistemi operativi che i membri utilizzavano era una sfida ricorrente. Per un'organizzazione non-profit senza personale IT dedicato, il tempo necessario per il supporto alla stampa rappresentava un ulteriore carico per un team già oberato di lavoro.

«In quanto organizzazione non-profit con solo due collaboratori part-time, gestire uno spazio di coworking e allo stesso tempo offrire programmi di coaching per startup è una sfida», spiega il team. «Il processo lungo e laborioso di configurazione della stampa sui dispositivi dei membri aggravava ulteriormente il loro carico di lavoro.»

Per noi ezeep è la soluzione perfetta.

Martin Steinbach

Volontario - Coworking Basel

La soluzione

Coworking Basel ha implementato la piattaforma di stampa cloud di ezeep. I risultati sono stati immediati: la configurazione iniziale ha richiesto solo pochi minuti. Il portale dell'account ha consentito al personale di invitare i coworker a stampare; durante l'invito è stata automaticamente applicata a ogni utente una quota di stampa.

ezeep gestisce le quote e monitora l'utilizzo, compresi eventuali addebiti se un coworker supera il numero di pagine gratuite. I nuovi utenti installano l'app ezeep sui loro dispositivi, e tutte le stampanti a cui hanno accesso vengono configurate automaticamente. Nessun download di driver, nessuna configurazione manuale, nessuna risoluzione dei problemi.

«Il processo, un tempo lungo e complicato, di configurazione delle stampanti e installazione dei driver è semplicemente scomparso», afferma Martin Steinbach, volontario presso Coworking Basel.

Il risultato

L'intero flusso di lavoro di stampa, dall'onboarding dei membri al monitoraggio delle quote, ora viene gestito tramite ezeep con un coinvolgimento minimo del personale. Il processo manuale di installazione dei driver, che prima assorbiva il tempo dei volontari, è stato completamente eliminato. I coworker, su tutti i sistemi operativi, si connettono e stampano tramite lo stesso flusso automatizzato.

Perché è importante

Coworking Basel rappresenta uno scenario comune tra spazi di coworking più piccoli e no-profit: un team snello che non può permettersi di dedicare tempo all'amministrazione delle stampanti. ezeep ha sostituito un processo di installazione manuale dipendente dai driver con un flusso automatizzato di tipo «invita e stampa» che include la gestione integrata delle quote. Per qualsiasi operatore di coworking con un team ridotto che desidera eliminare gli oneri IT legati alla stampa, questo è un esempio concreto di quel flusso di lavoro in pratica.

Chi è Coworking Basel

Coworking Basel fa parte di Startup Academy, un'organizzazione non-profit con sede a Basilea, in Svizzera. Startup Academy offre alle startup un programma di coaching fino a due anni, mettendo a disposizione mentori ed esperti che operano su base volontaria. Coworking Basel fornisce spazi di lavoro e accesso a eventi per startup e professionisti indipendenti, con la stampa gestita tramite ezeep.

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