Coworking Basel | Studium przypadku: drukowanie w coworkingu non-profit

Zastąpienie ręcznej konfiguracji drukarek samoobsługowym przepływem pracy w przestrzeni coworkingowej non-profit

Kiedy przestrzeń coworkingowa działa jako organizacja non-profit i zatrudnia tylko dwie osoby na część etatu, każda godzina poświęcona na administrację IT to godzina, której nie można przeznaczyć na realizację misji. Konfiguracja drukarek, rozwiązywanie problemów ze sterownikami i śledzenie zużycia pochłaniały właśnie ten cenny czas.

Wyzwanie

Przed wdrożeniem ezeep konfiguracja drukowania dla użytkowników w Coworking Basel była pracochłonnym procesem. Znajdowanie i pobieranie odpowiednich sterowników do drukarek dla różnych systemów operacyjnych, z których korzystali użytkownicy, było powtarzającym się problemem. Dla organizacji non-profit bez dedykowanego personelu IT czas potrzebny na obsługę drukowania dodatkowo obciążał i tak już przeciążony zespół.

„Jako organizacja non-profit, w której pracują tylko dwie osoby na część etatu, zarządzanie przestrzenią coworkingową i jednoczesne oferowanie programów coachingowych dla startupów jest wyzwaniem” — wyjaśnia zespół. „Czasochłonny proces konfiguracji drukowania na urządzeniach użytkowników dodatkowo obciążał nasz zespół”.

Dla nas ezeep to idealne rozwiązanie.

Martin Steinbach

Wolontariusz — Coworking Basel

Rozwiązanie

Coworking Basel wdrożyło platformę drukowania w chmurze ezeep. Efekty były natychmiastowe: wstępna konfiguracja zajęła zaledwie kilka minut. Portal konta umożliwił personelowi zapraszanie członków do drukowania, a podczas procesu zapraszania każdemu użytkownikowi automatycznie przypisano limit wydruków.

ezeep zarządza limitami wydruków i śledzi ich wykorzystanie, wliczając w to wszelkie opłaty, jeśli członek przekroczy swój darmowy limit stron. Nowi użytkownicy instalują aplikację ezeep na swoich urządzeniach, a wszystkie drukarki, do których mają uprawnienia, konfigurowane są automatycznie. Bez pobierania sterowników, bez ręcznej konfiguracji, bez rozwiązywania problemów.

„Wcześniej czasochłonny i skomplikowany proces konfigurowania drukarek i instalowania sterowników po prostu zniknął” — mówi Martin Steinbach, wolontariusz w Coworking Basel.

Rezultat

Cały przepływ pracy związany z drukowaniem, od rejestracji członków po śledzenie limitów, odbywa się teraz przez ezeep przy minimalnym zaangażowaniu personelu. Ręczny proces instalacji sterowników, który wcześniej pochłaniał czas wolontariuszy, został całkowicie wyeliminowany. Członkowie korzystający z różnych systemów operacyjnych łączą się i drukują za pomocą tego samego zautomatyzowanego przepływu pracy.

Dlaczego to ważne

Coworking Basel to przykład scenariusza typowego dla mniejszych przestrzeni coworkingowych i organizacji non-profit: niewielki zespół, który nie może sobie pozwolić na marnowanie czasu na administrację drukarkami. ezeep zastąpił ręczny, zależny od sterowników proces konfiguracji zautomatyzowanym przepływem pracy „zaproś i drukuj”, który obejmuje wbudowane zarządzanie limitami. Dla każdego operatora przestrzeni coworkingowej z małym zespołem, który chce wyeliminować obciążenia administracyjne IT związane z drukowaniem, jest to konkretny przykład działania tego przepływu pracy w praktyce.

O Coworking Basel

Coworking Basel jest częścią Startup Academy, organizacji non-profit z siedzibą w Bazylei w Szwajcarii. Startup Academy oferuje startupom program coachingowy trwający do dwóch lat, zapewniając mentorów i ekspertów, którzy pracują jako wolontariusze. Coworking Basel zapewnia przestrzeń do pracy i dostęp do wydarzeń dla startupów i niezależnych profesjonalistów, a drukowaniem zarządza ezeep.

Odwiedźcie ich stronę internetową →