Coworking Basel | Caso práctico de impresión de un espacio de coworking sin ánimo de lucro

Coworking Basel, un espacio de coworking sin ánimo de lucro gestionado por Startup Academy con solo dos empleados a tiempo parcial, necesitaba eliminar el proceso que consumía mucho tiempo de configurar las impresoras en los dispositivos de sus miembros. ezeep se configuró en cuestión de minutos, sustituyendo las instalaciones manuales de controladores por un flujo de invitación e impresión automatizado que incluye cuotas de impresión integradas.

Sustitución de la configuración manual de impresoras por un flujo de autoservicio en un espacio de coworking sin ánimo de lucro

Cuando un espacio de coworking funciona como una organización sin ánimo de lucro con solo dos empleados a tiempo parcial, cada hora dedicada a la administración de TI es una hora que no se dedica a la misión. La configuración de impresoras, la solución de problemas con los controladores y el seguimiento del uso consumían precisamente ese tiempo tan valioso.

El reto

Antes de ezeep, configurar las impresoras para los miembros en Coworking Basel era un proceso laborioso. Encontrar y descargar los controladores correctos para los distintos sistemas operativos que los miembros traían consigo era un reto recurrente. Para una organización sin ánimo de lucro sin personal de TI dedicado, el tiempo necesario para dar soporte a las impresiones añadía más presión a un equipo ya sobrecargado.

"Como organización sin ánimo de lucro con solo dos empleados a tiempo parcial, gestionar unas instalaciones de coworking y ofrecer programas de coaching para startups es todo un reto", explica el equipo. "El largo y laborioso proceso de configurar las impresiones en los dispositivos de los miembros añadía una carga adicional sobre nuestro tiempo".

Para nosotros, ezeep es la solución perfecta.

Martin Steinbach

Voluntario — Coworking Basel

La solución

Coworking Basel implementó la plataforma de impresión en la nube de ezeep. Los resultados fueron inmediatos: la configuración inicial solo llevó unos minutos. El portal de cuentas permitió al personal invitar a los miembros a imprimir y, durante el proceso de invitación, se aplicó automáticamente una cuota de impresión a cada miembro.

ezeep se encarga de la gestión de cuotas y realiza un seguimiento del uso, incluidos los cargos si un miembro supera su asignación de páginas gratuitas. Los nuevos usuarios instalan la aplicación de ezeep en sus dispositivos, y todas las impresoras para las que están autorizados se configuran automáticamente. Sin descargas de controladores, sin configuración manual y sin tener que solucionar problemas.

«El proceso de configurar impresoras e instalar controladores, que antes era largo y complicado, simplemente ha desaparecido», afirma Martin Steinbach, voluntario de Coworking Basel.

El resultado

Todo el flujo de trabajo de impresiones, desde la incorporación de miembros hasta el seguimiento de las cuotas, ahora se ejecuta a través de ezeep con una mínima intervención del personal. El proceso manual de instalación de controladores que antes consumía el tiempo de los voluntarios se ha eliminado por completo. Los miembros, desde cualquier sistema operativo, se conectan e imprimen a través del mismo flujo de trabajo automatizado.

Por qué es importante

Coworking Basel representa un caso habitual en los espacios de coworking más pequeños y sin ánimo de lucro: un equipo reducido que no puede permitirse dedicar tiempo a la administración de impresoras. ezeep sustituyó un proceso de configuración manual dependiente de controladores por un flujo de trabajo automatizado de invitación e impresión que incluye la gestión de cuotas integrada. Para cualquier operador de coworking que gestione un equipo pequeño y busque eliminar los gastos generales de TI relacionados con las impresiones, este es un ejemplo concreto de ese flujo de trabajo en la práctica.

Sobre Coworking Basel

Coworking Basel es una entidad de Startup Academy, una organización sin ánimo de lucro con sede en Basilea, Suiza. Startup Academy ofrece a las startups un programa de coaching de hasta dos años, con mentores y expertos que trabajan de forma voluntaria. Coworking Basel proporciona espacio de trabajo y acceso a eventos para startups y profesionales independientes, y gestiona las impresiones a través de ezeep.

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