Rooftop Office | Étude de cas — impression cloud pour les espaces de coworking

Rooftop Office est un espace de coworking berlinois qui avait besoin d'un système unique pour l'accès à l'impression, la numérisation et la facturation des membres, sans aucune réconciliation manuelle par le personnel. Avec ezeep, Lexmark et Nexudus connectés dans un seul flux de travail, les nouveaux membres sont enregistrés automatiquement, chaque tâche d'impression est suivie et les coûts apparaissent sur les factures mensuelles sans qu'aucun tableur ne soit manipulé.

Le premier espace de coworking à unifier l'impression, la numérisation et la facturation en un seul geste

Lorsque vous gérez un espace de coworking accueillant 20 entreprises sous un même toit, chaque service partagé doit fonctionner sans accroc. L'impression, la numérisation et la photocopie ne font pas exception. Mais savoir qui a imprimé quoi, facturer les impressions avec précision et donner l'accès à l'impression aux nouveaux membres en quelques secondes plutôt qu'en minutes est un défi que connaissent bien la plupart des exploitants d'espaces de coworking.

Le défi

Les exploitants d'espaces de coworking font face à une tension persistante entre proposer des services d'impression professionnels et maintenir des opérations allégées. Qui a imprimé quoi ? Comment facturer ces impressions avec précision ? Et comment donner l'accès à l'impression en quelques secondes, et non en quelques minutes ? Pour Rooftop Office, ces questions étaient cruciales. L'équipe avait besoin d'un flux de travail où les nouveaux membres pouvaient commencer à imprimer immédiatement, l'utilisation était suivie automatiquement et la facturation était intégrée aux factures mensuelles sans réconciliation manuelle de la part de l'équipe.

La solution

Rooftop Office est devenu le premier espace de coworking à déployer la Release App d'ezeep en association avec une imprimante multifonction Lexmark, le tout entièrement intégré à la plateforme de gestion d'espaces de travail Nexudus. Cette intégration à trois crée un flux de travail unique qui couvre l'impression, la numérisation, la photocopie, le provisionnement des utilisateurs et la facturation.

Lorsqu'un nouveau membre est créé dans Nexudus, il est automatiquement importé dans ezeep, sans aucune configuration manuelle requise. Pour imprimer, numériser ou photocopier, le membre passe sa carte sur le lecteur de l' imprimante Lexmark. L'authentification se fait instantanément. Chaque tâche d'impression est suivie automatiquement et les coûts sont directement transférés dans Nexudus pour apparaître sur la facture mensuelle du membre.

La fonction de numérisation se démarque particulièrement. Le gestionnaire de l'espace peut numériser le courrier postal pour les membres absents, et les documents sont automatiquement attribués au bon utilisateur et stockés dans l'interface de gestion d'ezeep. Plus besoin de transfert d'e-mails ni de gestion manuelle des fichiers.

« Nos membres le remarquent immédiatement : cet espace est à l'avant-garde. »

Christina Hotzel

Responsable de Rooftop Office

Le résultat

« Grâce à ezeep, nous pouvons gérer intelligemment l'ensemble de notre processus d'impression, du premier scan à la facturation automatisée en un seul clic », explique Christina Hotzel, responsable de Rooftop Office. « Et avec l'intégration avec Nexudus, tout fonctionne de manière fluide et transparente. »

Les membres se connectent et utilisent l'imprimante sans accroc, les opérateurs suivent et facturent l'utilisation sans effort, et la technologie reste invisible derrière l'expérience.

Pourquoi c'est important

Pour les opérateurs de coworking qui cherchent à gérer l'impression à grande échelle, Rooftop Office montre à quoi ressemble un flux de travail entièrement intégré lorsque le provisionnement des utilisateurs, l'authentification sur l'imprimante et la facturation automatisée fonctionnent de concert via une unique couche de gestion. La combinaison de l'intégration Lexmark d'ezeep et du partenariat avec Nexudus n'est pas théorique : elle est opérationnelle dans cet espace au quotidien.