Rooftop Office | Caso de estudio: impresión en la nube para coworking

Rooftop Office es un espacio de coworking de Berlín que necesitaba que el acceso a la impresión, el escaneo y la facturación a los miembros funcionaran como un único sistema, sin ninguna conciliación manual por parte del personal. Con ezeep, Lexmark y Nexudus conectados en un mismo flujo de trabajo, los nuevos miembros se incorporan automáticamente, se registra cada trabajo y los costes aparecen en las facturas mensuales sin que nadie tenga que tocar una hoja de cálculo.

El primer espacio de coworking en unificar la impresión, el escaneo y la facturación con un solo toque

Cuando gestionas un espacio de coworking con 20 empresas bajo un mismo techo, todos los servicios compartidos deben funcionar sin fricciones. La impresión, el escaneo y las copias no son una excepción. Pero gestionar quién imprimió qué, facturarlo con precisión e incorporar a los nuevos miembros al servicio de impresión en segundos en lugar de minutos es un reto que la mayoría de los operadores de coworking conocen bien.

El reto

Los operadores de coworking se enfrentan a una tensión constante entre ofrecer servicios de impresión profesionales y mantener las operaciones ágiles. ¿Quién imprimió qué? ¿Cómo lo facturas con precisión? ¿Y cómo incorporas a alguien a la impresión en segundos y no en minutos? En Rooftop Office, estas preguntas importaban. El equipo necesitaba un flujo de trabajo en el que los nuevos miembros pudieran empezar a imprimir inmediatamente, el uso se registrara automáticamente y la facturación fluyera a las facturas mensuales sin ninguna conciliación manual por parte del personal.

La solución

Rooftop Office se convirtió en el primer espacio de coworking en desplegar la Release App de ezeep en combinación con una impresora multifunción Lexmark, totalmente integrada en la plataforma de gestión de espacios de trabajo Nexudus. Esta triple integración crea un único flujo de trabajo que abarca la impresión, el escaneo, las copias, el aprovisionamiento de usuarios y la facturación.

Cuando se crea un nuevo miembro en Nexudus, se importa automáticamente en ezeep sin necesidad de configuración manual. Para imprimir, escanear o copiar, el miembro acerca su tarjeta de socio al lector de la impresora Lexmark. La autenticación es instantánea. Cada trabajo se registra automáticamente y los costes fluyen directamente a Nexudus, apareciendo en la factura mensual del miembro.

Una función que destaca es la de escaneo. El gestor del coworking puede escanear el correo postal entrante para los miembros que están fuera de la oficina, y los documentos escaneados se asignan automáticamente al usuario correcto y se guardan en la interfaz de gestión de ezeep. Sin reenvíos de correo electrónico ni manejo manual de archivos.

"Nuestros miembros se dan cuenta enseguida: este espacio está a la vanguardia."

Christina Hotzel

Directora de Rooftop Office

El resultado

"Gracias a ezeep, podemos gestionar de forma inteligente todo nuestro proceso de impresión, desde el primer escaneo hasta la facturación automatizada con un solo clic", dice Christina Hotzel, directora de Rooftop Office. "Y con la integración con Nexudus, todo funciona de forma fluida y transparente." la integración con Nexudus,

Los miembros se conectan y usan la impresora sin fricciones, los operadores supervisan y facturan el uso sin esfuerzo, y la tecnología permanece invisible tras la experiencia.

Por qué es importante

Para los operadores de coworking que evalúan cómo abordar la gestión de impresiones a gran escala, Rooftop Office muestra cómo es un flujo de trabajo totalmente integrado cuando el aprovisionamiento de usuarios, la autenticación en la impresora y la facturación automatizada funcionan juntos a través de una única capa de gestión. La combinación de la integración de ezeep con Lexmark y la asociación con Nexudus no es teórica: funciona en producción en este espacio todos los días.