Rooftop Office | Case de sucesso de impressão em nuvem para espaços de coworking

A Rooftop Office é um espaço de coworking em Berlim que precisava que o acesso à impressão, a digitalização e a cobrança dos membros funcionassem como um único sistema, sem qualquer reconciliação manual por parte da equipe. Com ezeep, Lexmark e Nexudus conectados em um único fluxo de trabalho, novos membros são integrados automaticamente, cada trabalho é rastreado e os custos aparecem nas faturas mensais sem que ninguém precise mexer em uma planilha.

O primeiro espaço de coworking a unificar impressão, digitalização e cobrança com um único toque

Quando você gerencia um espaço de coworking com 20 empresas sob o mesmo teto, todos os serviços compartilhados precisam funcionar sem atritos. Impressão, digitalização e cópia não são exceção. Mas gerenciar quem imprimiu o quê, cobrar por isso com precisão e integrar novos membros ao acesso de impressão em segundos, não em minutos, é um desafio que a maioria dos operadores de coworking conhece bem.

O desafio

Os operadores de coworking enfrentam uma tensão constante entre oferecer serviços de impressão profissionais e manter as operações enxutas. Quem imprimiu o quê? Como cobrar por isso com precisão? E como integrar alguém ao acesso de impressão em segundos, não em minutos? Na Rooftop Office, essas questões importavam. A equipe precisava de um fluxo de trabalho em que novos membros pudessem começar a imprimir imediatamente, o uso fosse rastreado automaticamente, e a cobrança fluísse para as faturas mensais sem nenhuma reconciliação manual por parte da equipe.

A solução

A Rooftop Office tornou-se o primeiro espaço de coworking a implementar o Release App da ezeep em combinação com uma impressora multifuncional Lexmark, totalmente integrado à plataforma de gerenciamento de espaços de trabalho Nexudus. Essa integração tripla cria um único fluxo de trabalho que abrange impressão, digitalização, cópia, provisionamento de usuários e cobrança.

Quando um novo membro é criado no Nexudus, ele é importado automaticamente para a ezeep sem necessidade de configuração manual. Para imprimir, digitalizar ou copiar, o membro encosta seu cartão no leitor da impressora Lexmark. A autenticação acontece instantaneamente. Cada trabalho é rastreado automaticamente, e os custos são lançados diretamente no Nexudus, aparecendo na fatura mensal do membro.

Um recurso que se destaca é a digitalização. O gerente do espaço de coworking pode digitalizar correspondências recebidas para membros que não estão no local, e os documentos digitalizados são atribuídos automaticamente ao usuário correto e armazenados na interface de gerenciamento da ezeep. Sem encaminhamento de e-mails, sem manuseio manual de arquivos.

"Nossos membros notam imediatamente: este espaço está na vanguarda."

Christina Hotzel

Gerente do Rooftop Office

O resultado

"Graças ao ezeep, conseguimos gerenciar de forma inteligente todo o nosso processo de impressão, desde a primeira digitalização até o faturamento automatizado com um único clique", diz Christina Hotzel, gerente do Rooftop Office. "E com a integração do Nexudus, tudo funciona de forma perfeita e transparente."

Os membros se conectam e usam a impressora sem atrito, os operadores acompanham e faturam o uso sem esforço, e a tecnologia permanece invisível por trás da experiência.

Por que importa

Para operadores de espaços de coworking que avaliam como gerenciar o gerenciamento de impressão em escala, o Rooftop Office mostra como é um fluxo de trabalho totalmente integrado quando o provisionamento de usuários, a autenticação da impressora e o faturamento automatizado funcionam em conjunto por meio de uma única camada de gerenciamento. A combinação da integração do ezeep com a Lexmark e da parceria com o Nexudus não é teórica — está em produção neste espaço todos os dias.