Rooftop Office | Studium przypadku: drukowanie w chmurze dla przestrzeni coworkingowej

Rooftop Office to berlińska przestrzeń coworkingowa, która potrzebowała, by dostęp do druku, skanowanie i rozliczanie członków funkcjonowały jako jeden system, bez ręcznego uzgadniania przez zespół. Dzięki połączeniu ezeep, Lexmark i Nexudus w jednym przepływie pracy nowi członkowie są wdrażani automatycznie, każde zadanie jest śledzone, a koszty pojawiają się na miesięcznych fakturach bez konieczności korzystania z arkuszy kalkulacyjnych.

Pierwsza przestrzeń coworkingowa, która połączyła druk, skanowanie i rozliczenia w jednym dotknięciu

Gdy prowadzicie przestrzeń coworkingową z 20 firmami pod jednym dachem, każda wspólna usługa musi działać bez zakłóceń. Drukowanie, skanowanie i kopiowanie nie są wyjątkiem. Zarządzanie tym, kto co wydrukował, dokładne rozliczanie i wdrażanie nowych członków do drukowania w kilka sekund, a nie minut, to wyzwanie, które dobrze znają większość operatorów przestrzeni coworkingowych.

Wyzwanie

Operatorzy przestrzeni coworkingowych mierzą się z napięciem między oferowaniem profesjonalnych usług drukowania a utrzymaniem szczupłych operacji. Kto co wydrukował? Jak to dokładnie rozliczyć? Jak wdrożyć kogoś do drukowania w kilka sekund, a nie w kilka minut? W Rooftop Office te pytania miały znaczenie. Zespół potrzebował przepływu pracy, w którym nowi członkowie mogli zacząć drukować od razu, użytkowanie było automatycznie śledzone, a rozliczenia trafiały na miesięczne faktury bez ręcznego uzgadniania przez zespół.

Rozwiązanie

Rooftop Office stało się pierwszą przestrzenią coworkingową, która wdrożyła aplikację ezeep Release App w połączeniu z wielofunkcyjną drukarką Lexmark, w pełni zintegrowaną z platformą do zarządzania przestrzenią pracy Nexudus. Ta potrójna integracja tworzy jeden przepływ pracy obejmujący drukowanie, skanowanie, kopiowanie, przydzielanie dostępu użytkownikom i rozliczanie.

Kiedy nowy członek zostaje utworzony w Nexudus, jest on automatycznie importowany do ezeep bez konieczności ręcznej konfiguracji. Aby wydrukować, zeskanować lub skopiować, członek zbliża kartę członkowską do czytnika przy drukarce Lexmark. Uwierzytelnienie odbywa się natychmiast. Każde zadanie jest automatycznie śledzone, a koszty trafiają bezpośrednio do Nexudus i pojawiają się na miesięcznej fakturze członka.

Jedną z wyróżniających się funkcji jest skanowanie. Kierownik przestrzeni coworkingowej może skanować przychodzącą pocztę dla członków będących poza biurem, a zeskanowane dokumenty są automatycznie przypisywane do właściwego użytkownika i przechowywane w interfejsie zarządzania ezeep. Bez przesyłania e-maili i ręcznego zarządzania plikami.

„Nasi członkowie od razu to zauważają — ta przestrzeń jest o krok przed innymi.”

Christina Hotzel

Manager biura Rooftop Office

Rezultat

„Dzięki ezeep możemy inteligentnie zarządzać całym naszym procesem drukowania — od pierwszego skanu po zautomatyzowane rozliczanie jednym kliknięciem”, mówi Christina Hotzel, manager biura Rooftop Office. „A dzięki integracji z Nexudus, wszystko działa płynnie i przejrzyście.”

Członkowie łączą się i korzystają z drukarki bez przeszkód, operatorzy śledzą i rozliczają użycie bez wysiłku, a technologia pozostaje niewidoczna w tle.

Dlaczego to ważne

Dla operatorów przestrzeni coworkingowych, którzy zastanawiają się, jak zarządzać drukowaniem na dużą skalę, Rooftop Office pokazuje, jak wygląda w pełni zintegrowany przepływ pracy — gdy rejestracja użytkowników, uwierzytelnianie drukarek i zautomatyzowane rozliczanie działają razem w jednej warstwie zarządzania. Połączenie integracji ezeep z Lexmark i partnerstwa z Nexudus nie jest teoretyczne — działa tu na co dzień.