Rooftop Office | Caso di successo: stampa cloud per coworking

Rooftop Office è uno spazio di coworking di Berlino che aveva bisogno che l'accesso alla stampa, la scansione e la fatturazione funzionassero come un unico sistema, senza alcuna riconciliazione manuale da parte del personale. Con ezeep, Lexmark e Nexudus collegati in un unico flusso di lavoro, i nuovi membri vengono attivati automaticamente, ogni processo di stampa viene tracciato e i costi compaiono sulle fatture mensili senza che nessuno debba aprire un foglio di calcolo.

Il primo spazio di coworking a unificare stampa, scansione e fatturazione con un solo tocco

Quando gestite uno spazio di coworking con 20 aziende sotto lo stesso tetto, ogni servizio condiviso deve funzionare senza intoppi. Stampa, scansione e copia non fanno eccezione. Ma gestire chi ha stampato cosa, fatturare i costi con precisione e abilitare i nuovi membri all'accesso alla stampa in pochi secondi anziché in minuti è una sfida che la maggior parte dei gestori di coworking conosce bene.

La sfida

I gestori di coworking affrontano una tensione costante tra offrire servizi di stampa professionali e mantenere l'operatività snella. Chi ha stampato cosa? Come si fatturano i costi con precisione? E come si abilita un utente alla stampa in pochi secondi, anziché in minuti? Per Rooftop Office, queste domande erano importanti. Il team aveva bisogno di un flusso di lavoro in cui i nuovi membri potessero iniziare a stampare immediatamentel'utilizzo venisse tracciato automaticamente e la fatturazione confluisse nelle fatture mensili senza alcuna riconciliazione manuale da parte del personale.

La soluzione

Rooftop Office è diventato il primo spazio di coworking ad adottare Release App di ezeep in combinazione con una stampante multifunzione Lexmark, completamente integrata nella piattaforma di gestione degli spazi di lavoro Nexudus. Questa triplice integrazione crea un unico flusso di lavoro che copre stampa, scansione, copia, provisioning degli utenti e fatturazione.

Quando un nuovo membro viene creato in Nexudusviene importato automaticamente in ezeep senza che sia necessaria alcuna configurazione manuale. Per stampare, scansionare o copiare, il membro avvicina la tessera al lettore della stampante LexmarkL'autenticazione avviene all'istante. Ogni processo di stampa viene tracciato automaticamente e i costi confluiscono direttamente in Nexudus, comparendo sulla fattura mensile del membro.

Una funzionalità che spicca è quella di scansione. Il responsabile del coworking può scansionare la posta in arrivo per i membri che non sono in sede, e i documenti scansionati vengono assegnati automaticamente all'utente corretto e archiviati nell'interfaccia di gestione di ezeep. Nessun inoltro di email, nessuna gestione manuale dei file.

«I nostri membri se ne accorgono subito: questo spazio è all'avanguardia.»

Christina Hotzel

Manager di Rooftop Office

Il risultato

«Grazie a ezeep, possiamo gestire in modo intelligente l'intero processo di stampa, dalla prima scansione alla fatturazione automatica con un solo clic», afferma Christina Hotzel, Manager di Rooftop Office. «E con l'integrazione con Nexudustutto funziona in modo fluido e trasparente.»

I membri si connettono e usano la stampante senza attriti, gli operatori monitorano e fatturano l'utilizzo senza sforzo, e la tecnologia resta invisibile dietro l'esperienza.

Perché è importante

Per i gestori di spazi di coworking che valutano come gestire la stampa su larga scala, Rooftop Office mostra come si presenta un flusso di lavoro completamente integrato, quando la gestione degli utenti, l'autenticazione alla stampante e la fatturazione automatica funzionano insieme attraverso un unico livello di gestione. La combinazione dell'integrazione di ezeep con Lexmark e della partnership con Nexudus non è teoria: è operativa in questo spazio ogni giorno.