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Suivi des impressions : découvrez ce qui se passe réellement dans votre environnement d'impression

Chaque tâche d'impression est enregistrée automatiquement : qui a imprimé, sur quelle imprimante, combien de pages, en couleur ou en noir et blanc, et à quel moment. Le tout depuis un tableau de bord cloud unique, pour tous vos sites. Aucun agent sur les imprimantes. Aucun outil de suivi tiers.

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Comment ça marche

Fonctionnement du suivi des impressions avec ezeep

Chaque tâche d'impression est enregistrée automatiquement lors de son passage dans le cloud. Sans configuration, sans agents, sans délai.
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Les tâches transitent par le cloud

Chaque tâche d'impression envoyée via ezeep passe par le rendu dans le cloud avant d'atteindre l'imprimante. C'est ainsi qu'ezeep gère l'impression sans pilote, et c'est aussi comme ça que chaque tâche est enregistrée automatiquement. Aucun agent sur les imprimantes, ni d'interrogation périodique, ni de couche de collecte de données distincte.

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Les données s'affichent sur votre tableau de bord

Les détails de la tâche (utilisateur, imprimante, nombre de pages, couleur ou noir et blanc, horodatage, statut) sont disponibles dans le portail d'administration en temps réel. Filtrez par utilisateur, groupe, imprimante ou plage de dates.

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Exportez ou exploitez les données

Utilisez ces données pour ajuster les stratégies d'impression, consolider les appareils ou allouer les coûts par département. Exportez manuellement depuis le portail, ou configurez des webhooks pour pousser les données des tâches vers vos outils de facturation, de monitoring ou d'automatisation en temps réel.

Ce que vous pouvez suivre

Des rapports qui répondent aux questions que se posent réellement les équipes IT et financières

Chaque tâche transite par le cloud, les rapports sont donc intégrés dès le départ. Rien à installer sur les imprimantes, aucun délai de collecte des données.

Activité par utilisateur

Identifiez les utilisateurs et groupes qui impriment le plus, la proportion d'impressions en couleur versus en noir et blanc, et si les paramètres recto verso sont utilisés. Filtrez par département ou centre de coûts pour la refacturation et l'allocation budgétaire.
Activité par utilisateur

Utilisation par imprimante

Suivez les volumes et l'activité par imprimante sur l'ensemble de vos sites. Identifiez les imprimantes sous-utilisées qui pourraient être consolidées, les appareils surchargés qui nécessitent une intervention ou les machines inactives depuis des semaines.
Utilisation par imprimante

Rapports respectueux de la confidentialité

Les rapports peuvent être configurés pour anonymiser les noms d'utilisateur, les intitulés de poste et les adresses e-mail afin de répondre aux exigences de protection des données du RGPD et des réglementations similaires. Vous obtenez ainsi des informations opérationnelles sans exposer de données personnelles.
Rapports respectueux de la confidentialité

Exportation des données et webhooks

Exportez manuellement les rapports depuis le portail d'administration, ou utilisez des webhooks pour envoyer en temps réel les données des tâches d'impression vers vos outils de facturation, de supervision ou d'automatisation. Chaque tâche d'impression peut déclencher une notification contenant les informations sur l'utilisateur, l'imprimante et le nombre de pages.
Exportation des données et webhooks
Pour qui ?

Qui utilise le suivi des impressions ?

Différentes équipes extraient des informations distinctes des mêmes données. Voici comment elles les utilisent.

Administrateurs IT et gestionnaires du parc d'impression

Repérez les imprimantes surchargées ou inactives avant qu'elles ne deviennent des demandes de support. Identifiez les sites en croissance, les appareils à consolider et vérifiez si les changements de stratégie d'impression, comme le recto verso par défaut, sont bien appliqués.

Équipes financières et opérationnelles

Obtenez des statistiques d'utilisation par groupe pour la refacturation, la justification des contrats de location et l'analyse annuelle des dépenses d'impression. Filtrez par département ou centre de coûts pour générer les rapports nécessaires à vos discussions budgétaires.

Responsables de la protection des données et de la conformité

Conservez une piste d'audit pour chaque tâche d'impression tout en protégeant les données personnelles. Les rapports anonymisés répondent aux exigences du RGPD et vous donnent une visibilité sur les tendances d'utilisation sans exposer les identités individuelles.

Responsables des services généraux et du développement durable

Suivez le volume de pages, le ratio couleur/monochrome et l'adoption du recto verso sur l'ensemble de vos sites. Ces chiffres alimentent directement vos rapports ESG, vos objectifs de réduction de papier et vos décisions de redimensionnement du parc d'imprimantes.

Foire aux questions

Curieux de savoir comment tout cela fonctionne ? Voici tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur la solution d'impression cloud ezeep !

Pour chaque tâche d'impression, quelles données ezeep enregistre-t-il ?

Pour chaque tâche d'impression qui transite par la plateforme, ezeep enregistre l'utilisateur, l'imprimante, l'horodatage, le nombre de pages, l'impression couleur ou monochrome, le statut recto verso et le statut de la tâche. Ces données sont disponibles en temps réel dans le portail d'administration et peuvent être filtrées par utilisateur, groupe, imprimante ou plage de dates. Aucun agent n'est requis sur les imprimantes, et aucune couche de collecte de données supplémentaire n'est nécessaire.

Peut-on anonymiser les rapports de suivi des impressions pour assurer la conformité au RGPD ?

Oui. Les administrateurs peuvent configurer les rapports pour anonymiser les noms d'utilisateur, les noms des tâches d'impression et les adresses e-mail. Cela permet aux entreprises de suivre les tendances d'utilisation globales, d'identifier les sources de coûts et d'appliquer des stratégies d'impression sans exposer les données personnelles des utilisateurs. Les paramètres d'anonymisation s'appliquent à toutes les vues et exportations de rapports.

Peut-on envoyer les données des tâches d'impression vers des systèmes externes de facturation ou de surveillance ?

Oui. ezeep prend en charge les webhooks qui se déclenchent en temps réel à chaque tâche d'impression réussie ou échouée. Les données de la tâche, y compris l'utilisateur, l'imprimante, le nombre de pages et le type de document, peuvent être acheminées vers des plateformes de facturation, des outils de surveillance comme Grafana ou des plateformes d'automatisation comme Zapier et MakeLes rapports peuvent également être exportés manuellement depuis le portail d'administration.

La surveillance des impressions fonctionne-t-elle pour les utilisateurs à distance et hybrides sur plusieurs sites ?

Oui. Parce que ezeep est une solution cloud, chaque tâche d'impression est enregistrée, quel que soit l'endroit d'où l'utilisateur imprime. Les télétravailleurs, les succursales, et le siège social apparaissent tous dans les mêmes rapports avec le même niveau de détail. Il n'y a aucune différence de couverture des données entre l'impression sur site et l'impression à distance.

Quels abonnements ezeep incluent la surveillance des impressions ?

La surveillance des impressions est disponible avec tous les abonnements ezeep, y compris l'abonnement gratuit. Chaque tâche qui transite par ezeep est enregistrée automatiquement. Les webhooks pour l'exportation de données en temps réel sont disponibles avec les abonnements Pro, Business et Enterprise.

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Savoir ce que vous imprimez avant toute modification

Vous ne pouvez pas réduire les coûts d'impression ni appliquer de stratégies d'impression sans visibilité. ezeep vous fournit d'abord les données. Les décisions viennent ensuite.

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