EUサーバーへの印刷データ保管は安全か？日本のITチームが知っておくべきこと

「ヨーロッパのサーバーに自社のデータが置かれるのは気が進まない」。もし貴社のITチームの誰かが クラウド印刷管理についてそう言ったなら、その背後にある疑問には単なる安心材料ではなく、きちんとした回答が必要です。

ezeepの印刷ジョブはEU域内のクラウドインフラストラクチャを経由します。転送中および保管時は暗号化され、レンダリングに要する間だけ復号化されます。日本とEUの間にある法的枠組みは、この種の取り扱いを想定して構築されています。この記事では、ドキュメントに何が起こるか、どこに保管されるか、どれくらいの期間残るか、そしてどの法人と契約することになるのかを説明します。

この記事は、クラウド印刷管理を評価している日本のIT／セキュリティチームと、署名前にデータ処理契約書を精査する担当者を想定しています。

ezeep Cloud内で印刷ジョブには何が起こるのか？

ezeepは印刷ジョブをクラウドでレンダリングします。ジョブはユーザーのデバイスから暗号化された状態で送信され、Microsoft Azure上のezeepインフラストラクチャに到達します。レンダリングに必要な時間だけ復号化され、その後再暗号化されてローカルネットワーク上のezeep HubまたはConnectorを通じてプリンターに送信されます。

レンダリング済みジョブがクラウドを通過する流れ

Cloud renderingは、エンドポイントにプリンタードライバーをインストールする必要がない理由であり、文書データがクラウドを通過する理由でもあります。プリンター、ドライバー、文書の組み合わせによっては、一部のジョブがレンダリングをスキップしてそのまま通過することがあります。その挙動はお客様の設定ではなくジョブ自体によって決まります。

レンダリング済みジョブは、レンダリング、再暗号化、送信に要する間だけezeepのインフラ上に存在します。ジョブによっては、この処理がメモリ上で完結する場合とディスクに書き込まれる場合があります。

Secure Pull Printingは仕組みが異なります

Secure Pull Printing は仕組みが異なります。というのも、この機能の目的はドキュメントがユーザーの到着を待機することにあるからです。リリース待ちのジョブは、最大72時間、暗号化されたストレージに保持されます。その期間内に誰もリリースしなければ、そのジョブは削除されます。

印刷ジョブ以外にezeepが保持するもの

印刷ジョブ自体に加えて、ezeepは以下を保存します。

• 設定およびポリシーデータ
• ジョブのメタデータ：誰が、どのプリンターに、いつ、何ページ印刷したか
• 認証記録

レポーティングに関しては管理者が保持する機密データの範囲を直接設定できます。

印刷データはどこでホストされ、どのezeep法人と契約するのか？

ezeepはMicrosoft Azureの北ヨーロッパ（アイルランド）リージョンで稼働しています。日本のお客様は、ドイツ法に基づくデータ処理契約の下で、コロラド州デンバー拠点のezeep Inc.と契約を結びます。ezeep Inc.はEU‑US Data Privacy Frameworkと、スイスおよび英国向けの拡張に基づく認定を受けています。

公開されているデータ処理契約書では、契約主体が地域ごとに分かれています。 ベルリンのThinPrint GmbH が、欧州経済領域（EEA）、英国、スイスのプロセッサーです。日本を含むその他すべての地域についてはezeep Inc.がプロセッサーとなります。

署名欄に記載される法人名とサーバーの所在地は別問題である、という点はレビュー前に知っておくべき重要な情報です。

契約書に記載された再委託先（サブプロセッサー）

契約書には、すべてのサブプロセッサーが明記されています。

• Microsoft —サービスをAzure上でホスト
• Freshworks —ヘルプデスク、CRM、チャットプラットフォームを提供
• Cortado Holding AG—ThinPrintとezeep双方のベルリンにある親会社で、グループのIT、セキュリティ、事業機能を担います

米国のサブプロセッサーへの移転は、2021年版の標準契約条項（Standard Contractual Clauses）およびData Privacy Frameworkの認証に基づいて行われます。

Azure Application GatewayとTLS終端

セキュリティ審査担当者が確認を求めるであろう要素がもう一つあります。Azure Application Gatewayはサービスの前面に配置されるWebアプリケーションファイアウォールで、トラフィックをezeepのサーバーに転送する前にTLSを終端して検査します。このコンポーネントはサービスの他の部分と同じAzure環境内で動作します。

このデータ移転に関して日本の個人情報保護法（APPI）は何を要求するか？

日本の個人情報保護法（APPI）は、国外の受領者への個人データの移転を制限しています。移転を合法化するルートは2つあります。

• 個人情報保護委員会が同等と指定した法域
• または、契約によりAPPIと同等の基準を満たす体制を維持している受領者

ezeepは後者の契約ルートを利用しています。

サービスは委員会が指定したEEAでホストされていますが、日本の契約プロセッサーはコロラド州のezeep Inc.であり指定法域には含まれないため、移転は指定ではなく契約ルートに基づいて行われます。これはAPPI上の標準的な仕組みであり、クラウド事業者向けの例外ではありません。

データ処理契約書がその役割を果たします。処理の範囲と目的、技術的および組織的措置、侵害通知義務、監査・検査権、削除および返還義務を定め、すべてのサブプロセッサーを同じ条件に拘束します。貴社の法務はこの文書を委員会の基準と照らして確認しますが、文書は最終段階まで隠されることなく公開されています。

契約ルートでは、貴社にも継続的な役割があります。措置が引き続き実施されていることを定期的に確認し、データ主体から移転について問合せがあれば説明できる体制が求められます。ezeepはそのための文書を提供します。

別途、EUと日本は2019年1月に相互の十分性決定を採択しており、これはこの種の初の相互取り決めでした。欧州委員会は2023年4月にこの決定を再確認し、4年ごとの見直しサイクルに移行しています。これは重要です。というのも、データが実際に置かれるインフラはGDPRにより規律されており、契約上の措置はその義務に基づいて構築されているからです。

ezeepはプロセッサーとしてGDPRのどの義務を満たしているか？

GDPR第32条は適切な技術的および組織的措置を求めており、暗号化は例示の一つです。ezeep環境全体で接続は最低でもTLS 1.2で暗号化され、印刷データは保管時に暗号化されます。

侵害通知では役割分担が重要です。監督機関への72時間以内の報告はコントローラーである貴社の義務です。プロセッサーであるezeepは、侵害を認識した際に貴社が期限を守れるよう、不当な遅滞なく通知する義務を負います。

データ処理契約書が貴社に提供するもの

• 合理的な通知と機密保持を条件とする監査および検査の権利
• すべてのサブプロセッサーに課される同等の義務
• ThinPrint GmbH名義でのCloud Security Alliance STARレジストリ登録
• 年次のセキュリティおよびデータ保護監査
• データ保護に関する問い合わせに対応する指名された外部のデータ保護責任者（DPO）

これらは自己管理の印刷インフラでは自動的に実現されません。サーバーを所有するチームが実装し、文書化し、最新の状態に保つ必要があります。プロセッサーを利用する場合の実質的な違いは、義務が契約上にあり、証拠を要求できる点です。

ezeepはThinPrintの技術を基盤としており、ThinPrintはオンプレミス導入を含むエンタープライズの印刷環境で25年以上にわたり稼働してきました。日本の大手企業での導入実績もあります。

このブログ記事で扱っていないこと

主なものは業界固有の規制です。貴社が金融、ヘルスケア、重要インフラ等で追加要件の下に事業を行っている場合、それらはAPPIに上乗せされ、サービスに対して個別に評価する必要があります。十分性決定がそれらを免除するわけではありません。

契約ルートは署名時だけの義務ではなく、貴社側に継続的な確認義務を課します。措置が引き続き実施されていることを確認し、データ主体からの照会があれば回答する責任は貴社にあります。ezeepは必要な文書を提供しますが、確認は貴社の業務です。

十分性決定は原則として見直され得ます。2023年4月のレビューで日EU間の取り決めに問題があることは示されていませんが、長期計画を立てる組織はこの状況を恒久的なものとはせず、監視すべき条件として扱うべきです。

また、社内の分類ポリシーで特定の文書種類を法域に関わらず制限対象とする場合は、そのポリシーが優先されます。必要な文書を請求してレビューを実施してください。

これが貴社のコンプライアンスレビューに意味すること

データの地理は法的管轄に影響するため、元の懸念は妥当です。ここでの事実関係は、ドキュメントがEUのインフラに到達すること、全体を通じて暗号化されジョブが必要とする期間だけ保持されること、そして日EU間の法的関係がそれを可能にするよう構築されていることです。

上記のデータ処理契約書と技術的な詳細を貴社のコンプライアンスチームに提示し、貴社の規制上の立場と照らして確認してもらってください。

クラウドへの移行をご検討ですか？

ezeepで実現する方法をご覧ください。

営業担当に相談する