VHPH Bad Rothenfelde | Kundenreferenz: Sicheres Drucken im Bildungsbereich

Der Verein für heilpädagogische Hilfe Bad Rothenfelde e.V., der eine Schule, einen Kindergarten und ein Frühförderungsprogramm für Kinder betreibt, hatte ständig mit nicht auffindbaren Druckern und in der Warteschlange steckengebliebenen Druckaufträgen zu kämpfen. Mit ezeep drucken die Mitarbeiter flexibel von jedem verfügbaren Drucker, und durch authentifiziertes Drucken wird verhindert, dass sensible Dokumente unbeaufsichtigt in der Ausgabe liegen bleiben.

Zuverlässiges und sicheres Drucken für ein Bildungs- und Frühförderungszentrum

In einer Schule, einem Kindergarten oder im Bereich der Frühförderung ist Drucken keine optionale Annehmlichkeit. Kinder benötigen täglich Arbeitsblätter, Malvorlagen und andere Materialien auf Papier. Handschriftliches Üben und praktische, kreative Arbeit bleiben zentrale Bestandteile der kindlichen Entwicklung, auch wenn digitale Werkzeuge sich weiter ausbreiten. Werden die Drucker unzuverlässig, leidet der Alltag der Lehrer und Betreuer – und letztlich das Lernen der Kinder.

Die Herausforderung

Vor dem Wechsel zu ezeep stießen die Mitarbeiter des VHPH Bad Rothenfelde regelmäßig auf Druckprobleme, die den Alltag störten. Drucker wurden manchmal im Netzwerk nicht gefunden oder waren plötzlich nicht mehr erreichbar, und Druckaufträge blieben in der Warteschlange hängen, ohne jemals gedruckt zu werden.

„Vor der Verwendung von ezeep kam es bei uns immer wieder zu Problemen beim Drucken", sagt Hendrik Auf der Landwehr, Geschäftsführer beim VHPH Bad Rothenfelde. „Teilweise wurden Drucker nicht gefunden oder waren plötzlich nicht mehr erreichbar. Außerdem blieben Druckaufträge in der Warteschlange hängen und wurden nicht ausgeführt."

Für eine Organisation, in der sich längere Druckausfälle direkt auf den Unterricht und die Frühförderungsprogramme auswirken, war diese Unvorhersehbarkeit ein echtes Betriebsrisiko und nicht nur eine Unannehmlichkeit.

„Die Druckerverwaltung ist deutlich einfacher, und Drucker können flexibel von verschiedenen Geräten genutzt werden, ohne jeden Drucker einzeln einrichten zu müssen. Dadurch sparen wir Zeit bei der Administration und können unseren Mitarbeitenden eine einfache und zuverlässige Drucklösung anbieten.“

Hendrik Auf der Landwehr

Geschäftsführer,
VHPH Bad Rothenfelde e.V.

Die Lösung

ezeep übernimmt nun das Drucken für die gesamte Organisation, ohne dass ein dedizierter Druckserver oder eine komplexe technische Konfiguration erforderlich ist. Die Mitarbeiter können flexibel an jedem verfügbaren Drucker drucken, egal wo sie gerade arbeiten.

„ezeep erleichtert den Druckalltag für alle Mitarbeitenden in unserer Einrichtung erheblich", sagt Auf der Landwehr. „Alle Kolleginnen und Kollegen können flexibel an jedem verfügbaren Drucker drucken, ohne dass hierfür ein eigener Druckserver oder komplexe technische Konfigurationen erforderlich sind."

Die Organisation verlässt sich auch auf das authentifizierte Pull Printing von ezeep, um vertrauliche Informationen zu schützen. Druckaufträge werden erst freigegeben, wenn sich ein Mitarbeiter am Gerät authentifiziert, sodass Dokumente nicht mehr unbeaufsichtigt im Ausgabefach liegen. Für einen Bildungsanbieter, der Unterlagen von Kindern und Familien verwaltet, reduziert dieser Authentifizierungsschritt das Risiko unbefugten Zugriffs auf sensibles Material erheblich.

„Zusätzlich ermöglicht ezeep das Drucken mit Authentifizierung", erklärt Auf der Landwehr. „Dadurch werden Druckaufträge erst nach Anmeldung am Gerät ausgegeben, was verhindert, dass Dokumente unbeaufsichtigt im Ausgabefach liegen bleiben. Auf diese Weise wird der Schutz vertraulicher Informationen deutlich verbessert und das Risiko der Einsicht durch unbefugte Personen reduziert."

Vor der Entscheidung für ezeep wog die Organisation drei Alternativen ab. Die Einrichtung eines eigenen Druckservers hätte zentral verwaltete Druckerzuweisungen und Richtlinien bedeutet, allerdings mit hohem Einrichtungs- und laufendem Wartungsaufwand und ohne integrierte Unterstützung für sicheres, PIN- oder benutzerauthentifiziertes Drucken. Eine weitere Möglichkeit war die manuelle Installation jedes Druckers auf jedem einzelnen Gerät. Dies hätte für jedes Gerät eine Remote‑Einrichtung erfordert und den Vorgang bei jedem Hinzufügen oder Ersetzen von Druckern wiederholt, was dauerhaft zu hohem Verwaltungsaufwand geführt hätte – und dennoch kein sicheres Drucken gebracht hätte. Eine dritte Option, Drucker mit integrierter PIN‑Freigabe, hätte den Austausch eines Großteils der vorhandenen Flotte bedeutet, da nur wenige Modelle diese Funktion unterstützen, und das zu Kosten im niedrigen vierstelligen Bereich pro Gerät zuzüglich Einrichtung und Wartung. Für die Organisation war keine der drei Alternativen wirtschaftlich oder organisatorisch sinnvoll.

„ezeep hat uns letztlich überzeugt, da es ohne eigenen Druckserver auskommt, flexibel mit vorhandener Hardware nutzbar ist und gleichzeitig sicheres Drucken mit Authentifizierung ermöglicht", sagt Auf der Landwehr. „Dadurch lassen sich sowohl der administrative Aufwand als auch die Investitionskosten gering halten, bei gleichzeitig hoher Benutzerfreundlichkeit und Datensicherheit."

Das Ergebnis

Die Mitarbeiter verlieren keine Zeit mehr durch nicht erreichbare Drucker oder hängende Druckaufträge, und der IT‑ sowie der Verwaltungsaufwand für die Druckerverwaltung ist spürbar gesunken. Drucker können flexibel von verschiedenen Geräten aus genutzt werden, ohne dass sie für jedes Gerät einzeln eingerichtet werden müssen, was Zeit freisetzt, die zuvor für die Administration aufgewendet wurde. Authentifiziertes Drucken bietet der Organisation zudem einen konkreten Schutz für vertrauliche Dokumente von Kindern und Familien, ohne die Kosten für den Austausch von Hardware oder den Betrieb eines dedizierten Druckservers.

Warum das wichtig ist

Der VHPH Bad Rothenfelde steht für ein Szenario, das in Schulen, Kindergärten und anderen Einrichtungen der Kinderbetreuung und Frühförderung häufig vorkommt: Das Drucken ist für den täglichen Betrieb unerlässlich, die Budgets und das IT‑Personal sind begrenzt, und alle Unterlagen, die Kinder betreffen, erfordern eine sorgfältige Handhabung. Für jede Bildungs- oder Kinderbetreuungseinrichtung, die prüft, wie sie das Drucken zuverlässig und sicher gestalten kann, ohne in einen Druckserver oder neue Hardware zu investieren, ist diese Kundenreferenz ein konkretes Beispiel dafür, wie dieser Kompromiss in der Praxis funktioniert.

Über den VHPH Bad Rothenfelde

Der Verein für heilpädagogische Hilfe Bad Rothenfelde e.V. betreibt eine Schule, einen Kindergarten und ein Programm zur Frühförderung (Frühförderung) für Kinder in Bad Rothenfelde. Die Organisation unterstützt die kindliche Entwicklung durch praxisnahe, papierbasierte Lernmaterialien wie Arbeitsblätter und Malvorlagen neben ihren pädagogischen und therapeutischen Angeboten. Die Mitarbeiter der gesamten Organisation drucken heute mit ezeep und schützen durch authentifiziertes Drucken sensible Informationen über die betreuten Kinder und Familien.

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