VHPH Bad Rothenfelde: cómo una escuela y un centro de intervención temprana han asegurado sus impresiones sin un servidor de impresión

La solución

Ahora ezeep gestiona las impresiones de toda la organización sin necesidad de un servidor de impresión dedicado ni de una configuración técnica compleja. El personal puede imprimir con flexibilidad en cualquier impresora disponible, desde el lugar en el que esté trabajando.

"ezeep facilita enormemente la impresión a todo el personal de nuestro centro", afirma Auf der Landwehr. "Todo el mundo puede imprimir con flexibilidad en cualquier impresora disponible sin necesidad de tener su propio servidor de impresión ni una configuración técnica compleja".

La organización también confía en la Pull Printing autenticada de ezeep para proteger la información confidencial. Las impresiones solo se entregan una vez que un miembro del personal se autentica en el dispositivo, por lo que los documentos ya no quedan desatendidos en la bandeja de salida. Para un proveedor educativo que gestiona registros de niños y familias, ese paso de autenticación reduce significativamente el riesgo de acceso no autorizado a material sensible.

"ezeep también permite la impresión con autenticación", explica Auf der Landwehr. "Esto significa que las impresiones solo se entregan tras iniciar sesión en el dispositivo, lo que evita que los documentos queden desatendidos en la bandeja de salida. Esto mejora significativamente la protección de la información confidencial y reduce el riesgo de acceso no autorizado".

Antes de elegir ezeep, la organización sopesó tres alternativas. Levantar su propio servidor de impresión habría supuesto gestionar de forma centralizada la asignación de impresoras y las políticas, pero con un elevado esfuerzo de configuración y mantenimiento continuo, y sin soporte integrado para la impresión segura con autenticación por PIN o por usuario. Otra opción era instalar manualmente cada impresora en cada dispositivo, pero eso habría exigido configuración remota para cada equipo y repetir el proceso cada vez que se añadieran o sustituyeran impresoras, con una carga administrativa siempre alta y sin impresión segura. Una tercera opción, impresoras con liberación por PIN integrada, habría supuesto sustituir la mayor parte del parque existente, ya que solo unos pocos modelos admiten esa función, con un coste por dispositivo en los cuatro dígitos bajos más la configuración y el mantenimiento. Para la organización, ninguna de las tres tenía sentido económico ni organizativo.

"ezeep nos convenció porque funciona sin un servidor de impresión propio, es flexible para usarlo con nuestro hardware actual y, al mismo tiempo, permite la impresión segura con autenticación", afirma Auf der Landwehr. "Esto mantiene bajos tanto el esfuerzo administrativo como el coste de la inversión, a la vez que nos proporciona una gran usabilidad y seguridad de los datos".

El resultado

El personal ya no pierde tiempo con impresoras que no responden o con impresiones atascadas, y la carga informática y administrativa de la gestión de impresiones ha disminuido notablemente. Las impresoras pueden utilizarse con flexibilidad desde distintos dispositivos sin necesidad de configurarlas individualmente para cada uno, liberando el tiempo que antes se dedicaba a la administración. Pull Printing autenticada también proporciona a la organización una protección concreta para los documentos confidenciales de niños y familias, sin el coste de tener que sustituir el hardware o mantener un servidor de impresión dedicado.

Por qué es importante

VHPH Bad Rothenfelde representa una situación común en colegios, guarderías y otros proveedores de servicios de atención a la infancia y atención temprana: la impresión sigue siendo esencial para el trabajo diario, los presupuestos y el personal de TI son limitados, y cualquier documento que contenga datos de menores requiere un tratamiento cuidadoso. Para cualquier organización educativa o de atención a la infancia que evalúe cómo lograr una impresión fiable y segura sin invertir en un servidor de impresión o en nuevo hardware, este caso práctico es un ejemplo concreto de que esa solución funciona en la práctica.