La soluzione
Ora ezeep gestisce la stampa per l'intera organizzazione senza richiedere un Print server dedicato o complesse configurazioni tecniche. Il personale può stampare con flessibilità su qualsiasi stampante disponibile, ovunque si trovi a lavorare.
«ezeep rende la stampa molto più semplice per tutto il personale della nostra struttura», afferma Auf der Landwehr. «Tutti possono stampare con flessibilità su qualsiasi stampante disponibile, senza bisogno di un Print server dedicato o di complesse configurazioni tecniche».
L'organizzazione si affida inoltre al Pull Printing per proteggere le informazioni riservate. I processi di stampa vengono rilasciati solo dopo che un membro del personale si autentica sul dispositivo, quindi i documenti non restano più incustoditi nel vassoio di uscita. Per un istruzione che gestisce documenti relativi a minori e famiglie, quel passaggio di autenticazione riduce in modo significativo il rischio di accesso non autorizzato a materiale sensibile.
«ezeep consente anche il Pull Printing», spiega Auf der Landwehr. «I processi di stampa vengono rilasciati solo dopo l'autenticazione sul dispositivo, evitando che i documenti rimangano incustoditi nel vassoio di uscita. Questo migliora notevolmente la protezione delle informazioni riservate e riduce il rischio di accessi non autorizzati».
Prima di scegliere ezeep, l'organizzazione ha valutato tre alternative. L'installazione di un proprio Print server avrebbe significato assegnazioni e criteri di stampa gestiti centralmente, ma con un elevato sforzo di installazione e di manutenzione continua e senza supporto integrato per la stampa sicura autenticata tramite PIN o utente. Un'altra opzione era installare manualmente ogni stampante su ogni singolo dispositivo, ma ciò avrebbe richiesto una configurazione da remoto per ciascun dispositivo e la ripetizione del processo ogni volta che venivano aggiunte o sostituite stampanti, con un carico amministrativo permanentemente elevato e comunque senza stampa sicura. Una terza opzione, stampanti con rilascio tramite PIN integrato, avrebbe comportato la sostituzione della maggior parte della flotta esistente, dato che solo pochi modelli supportano quella funzione, con un costo per dispositivo nell'ordine delle prime migliaia di euro, oltre installazione e manutenzione. Per l'organizzazione, nessuna delle tre soluzioni aveva senso dal punto di vista economico o organizzativo.
«In definitiva ezeep ci ha convinti perché funziona senza il nostro Print server, è flessibile con l'hardware esistente e allo stesso tempo permette la stampa sicura con autenticazione», afferma Auf der Landwehr. «Così manteniamo bassi sia l'impegno amministrativo sia i costi d'investimento, ottenendo al contempo ottima usabilità e sicurezza dei dati».
I risultati
Il personale non perde più tempo per stampanti irraggiungibili o processi di stampa bloccati, e il carico amministrativo e IT per la gestione della stampa è diminuito sensibilmente. Le stampanti possono essere usate con flessibilità da dispositivi diversi senza doverle configurare una per una, liberando tempo prima dedicato all'amministrazione. Pull Printing offre inoltre all'organizzazione una protezione concreta per i documenti riservati relativi a minori e famiglie, senza i costi di sostituzione dell'hardware o di gestione di un Print server dedicato.
Perché è importante
VHPH Bad Rothenfelde rappresenta uno scenario comune in scuole, asili e altri fornitori di servizi per l'infanzia e di intervento precoce: la stampa resta essenziale per le attività quotidiane, i budget e il personale IT sono limitati e qualsiasi documento riguardante i minori richiede un'attenzione particolare. Per qualsiasi istruzione o organizzazione per l'infanzia che stia valutando come rendere la stampa affidabile e sicura senza investire in un Print server o in nuovo hardware, questo caso di studio è un esempio concreto di come quella scelta possa funzionare nella pratica.
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