VHPH Bad Rothenfelde：学校・早期介入センターがプリントサーバーなしでセキュアな印刷を実現

ソリューション

現在、ezeepが組織全体の印刷を担っており、専用の print server や複雑な技術設定は不要です。スタッフはどこで作業していても、利用可能なあらゆるプリンターから柔軟に印刷できます。

「ezeepのおかげで、施設内の全スタッフにとって印刷が格段に簡単になりました」とAuf der Landwehr氏は語ります。「専用のprint serverや複雑な技術設定が不要で、誰もが利用可能なプリンターから柔軟に印刷できます。」

また、同組織はezeepの 認証付き Pull Printing を活用して機密情報を保護しています。印刷ジョブはスタッフがデバイスで認証して初めてリリースされるため、印刷物が無人のまま出力トレイに放置されることがありません。 教育機関 子どもや家族の記録を扱う機関にとって、この認証ステップは機密情報への不正アクセスのリスクを大幅に低減します。

「ezeepでは認証付きの印刷も可能です」とAuf der Landwehr氏は説明します。「デバイスでログインした後にのみ印刷ジョブが実行されるため、出力トレイに印刷物が放置されることが防げます。これにより機密情報の保護が大幅に向上し、不正アクセスのリスクも低減します。」

ezeepを選ぶ前に、同組織は3つの代替案を検討しました。独自にprint serverを立てる案は、プリンターの割り当てやポリシーを一元管理できますが、導入と継続的な運用に大きな手間がかかり、PINやユーザー認証によるセキュアな印刷に標準対応していませんでした。各デバイスにすべてのプリンターを手動でインストールする案は、デバイスごとにリモート設定が必要で、プリンターの追加や交換のたびに同じ作業を繰り返す必要があり、常に高い管理負担が残ります。PINリリース機能内蔵のプリンターに切り替える案は、その機能をサポートするモデルが限られるため既存機器の大半を交換する必要があり、1台あたり低めの4桁の費用に加え導入・保守コストもかかります。これらはいずれも同組織にとって経済的にも組織的にも現実的ではありませんでした。

「最終的にezeepを選んだ決め手は、独自のprint serverが不要で既存ハードウェアで柔軟に使え、同時に認証によるセキュアな印刷が実現できる点でした」とAuf der Landwehr氏は述べます。「これにより管理工数と投資コストを抑えつつ、高い利便性とデータ保護を両立できています。」

結果

スタッフは利用できないプリンターや詰まった印刷ジョブで時間を浪費しなくなり、印刷管理にかかるIT部門や管理者の負担も明らかに軽くなりました。プリンターは各端末ごとに個別設定する必要がなく、複数のデバイスから柔軟に利用できるため、これまで管理に費やしていた時間を別の業務に充てられます。 認証付き Pull Printing により、ハードウェアを置き換えたり専用のprint serverを運用したりすることなく、子どもや家族に関する機密文書を具体的に保護できる手段が確保されました。

本事例の重要性

VHPH Bad Rothenfeldeの事例は、学校、幼稚園、その他の育児支援や早期介入を提供する機関によく見られる状況を示しています。日常業務で印刷が不可欠である一方、予算やIT人員は限られ、子どもに関する記録は慎重な取り扱いが求められます。 教育機関 や育児支援組織が、print serverや新しいハードウェアに投資せずに信頼性と安全性の高い印刷環境をどう実現するかを検討する際、本事例はそのトレードオフが実務でうまく機能する具体例となります。