Jak zarządzanie drukowaniem w chmurze zmniejsza obciążenie zespołu wsparcia IT

Każdy administrator IT w średniej wielkości firmie wie, czym jest kolejka wydruku. Nie ta na serwerze. Ta w głowie. Lista użytkowników czekających na instalację sterownika, drukarka, która przestała działać po aktualizacji Windows, czy pracownik zdalny, który w ogóle nie może drukować, bo VPN koliduje z print server.

Drukowanie odpowiada za nieproporcjonalnie dużą część zgłoszeń do działu pomocy IT. Dzieje się tak nie dlatego, że samo drukowanie jest z natury skomplikowane, ale dlatego, że większość organizacji korzysta z infrastruktury druku zaprojektowanej na potrzeby zupełnie innej epoki.

Zarządzanie drukowaniem w chmurze zostało stworzone, aby to naprawić.

Dlaczego drukowanie generuje tak wiele zgłoszeń do działu wsparcia IT?

Zanim przejdziemy do rozwiązań, warto precyzyjnie określić, skąd bierze się to obciążenie. Problemy można podzielić na kilka stałych kategorii.

Konflikty sterowników. Aktualizacje systemu Windows z zadziwiającą regularnością powodują problemy ze sterownikami drukarek. Pojawia się nowa poprawka, sterowniki przestają być kompatybilne i nagle użytkownicy na całym piętrze nie mogą drukować. Dział IT spędza godziny na ponownym instalowaniu sterowników na poszczególnych komputerach lub wdrażaniu poprawek opartych na GPO, które nie docierają do każdego urządzenia.

Drukowanie zdalne i hybrydowe. Kiedy pracownicy nie są w sieci firmowej, drukowanie staje się nieprzewidywalne. Print servers zależne od VPN nie zostały zaprojektowane z myślą o rozproszonych zespołach. Użytkownicy albo nie mogą drukować wcale, albo stosują obejścia, które stwarzają zagrożenie dla bezpieczeństwa.

Konfiguracja na każdym urządzeniu. Każdy nowy komputer lub nowy pracownik wymaga konfiguracji drukarek. W środowiskach, gdzie w wielu lokalizacjach działają dziesiątki modeli drukarek, ta praca szybko się nawarstwia.

Konserwacja serwerów wydruku. Cykle wdrażania poprawek, planowanie wydajności, testowanie mechanizmów przełączania awaryjnego. Infrastruktura stojąca za tradycyjnym drukowaniem wymaga stałej uwagi ze strony działu IT, co rzadko odzwierciedlają statystyki zgłoszeń, ale z pewnością pochłania zasoby zespołu.

Jak zarządzanie drukowaniem w chmurze zmniejsza liczbę zgłoszeń do działu pomocy technicznej?

Zarządzanie drukowaniem w chmurze zastępuje lokalny print server usługą w chmurze, która obsługuje routing zadań, Cloud rendering i egzekwowanie zasad. Ta zmiana architektury nie jest kosmetyczna. Eliminuje ona bowiem główną przyczynę większości wyżej wymienionych problemów.

Brak sterowników do zarządzania. ezeep obsługuje Cloud rendering. Niewielki, lekki klient na urządzeniu końcowym komunikuje się z usługą w chmurze, a faktyczne przetwarzanie zadania drukowania odbywa się po stronie serwera. Oznacza to, że aktualizacje sterowników, problemy z kompatybilnością i awarie po wdrożeniu poprawek znikają z listy zadań działu IT.

Drukowanie zdalne, które naprawdę działa. Ponieważ ezeep działa w oparciu o standardowy protokół HTTPS, a nie wymaga tunelu VPN do print server, pracownicy zdalni i hybrydowi drukują w ten sam sposób, jak w biurze. Połączenie jest z definicji bezpieczne. Nie ma zależności od VPN ani potrzeby specjalnej konfiguracji dla biur domowych czy oddziałów firmy.

Scentralizowane przypisywanie drukarek. Administratorzy zarządzają dostępem użytkowników i grup do poszczególnych drukarek z poziomu jednej konsoli webowej. Wdrożenie nowego pracownika zajmuje kilka minut. Zmiana lokalizacji nie wymaga rekonfiguracji poszczególnych urządzeń. Zmiany w zasadach są natychmiast stosowane w całej organizacji.

Brak print server do utrzymania. Wyeliminowanie print server usuwa znaczną część obciążenia związanego z infrastrukturą. Brak cykli wdrażania poprawek, planowania wydajności czy konfiguracji przełączania awaryjnego. Odpowiedzialność za dostępność platformy przechodzi na zaufanego dostawcę chmury.

Jak w praktyce wygląda redukcja zgłoszeń dotyczących drukowania?

Zmniejszenie obciążenia działu wsparcia nie jest teoretyczne. Problemy ze sterownikami, awarie drukowania zdalnego i konfiguracja dla nowych użytkowników pochłaniają najwięcej czasu działu IT. To dokładnie te kategorie, które zarządzanie drukowaniem w chmurze eliminuje na poziomie architektury.

W średniej wielkości firmach, zarządzających od 250 do 1000 użytkowników, zespoły IT często działają przy niewielkiej liczbie pracowników w stosunku do liczby użytkowników. Czas zaoszczędzony na powtarzających się problemach z drukowaniem tworzy realne zasoby, które można przeznaczyć na zadania o wyższym priorytecie.

Warto również zauważyć dodatkową korzyść: mniej eskalacji. Kiedy użytkownicy wiedzą, że drukowanie działa niezawodnie, przestają stosować obejścia (wysyłanie plików e-mailem do kolegów, aby je wydrukowali, drukowanie do PDF i przenoszenie na pendrivie do wspólnej drukarki, czy całkowita rezygnacja z drukowania, gdy jest to zbyt frustrujące). Takie obejścia stwarzają własne problemy z punktu widzenia bezpieczeństwa i zgodności z przepisami.

Czy drukowanie w chmurze jest bezpieczne dla zespołów rozproszonych i hybrydowych?

Bezpieczeństwo drukowania zasługuje na szczególną uwagę, ponieważ często jest traktowane po macoszemu, dopóki coś nie pójdzie nie tak. A skoro jeden na jedenaście problemów z bezpieczeństwem zgłaszanych do Microsoft Security Response Center ma swoje źródło w stosie drukowania, bezpieczeństwo tej sfery powinno być priorytetem.

Tradycyjne środowiska oparte na serwerach wydruku mogą stwarzać zagrożenia w wielu punktach: niezaszyfrowane zadania drukowania przesyłane przez sieć, dokumenty pozostawione bez nadzoru na wspólnych drukarkach czy zbyt szerokie uprawnienia administracyjne.

ezeep rozwiązuje te problemy poprzez połączenie odpowiednich wyborów architektonicznych i konkretnych funkcji. Zadania drukowania są szyfrowane podczas przesyłania. Uwierzytelnianie użytkowników integruje się z istniejącymi dostawcami tożsamości poprzez SSO, dzięki czemu dostęp jest regulowany przez te same zasady, które kontrolują wszystko inne w środowisku. Bezpieczne drukowanie w trybie Pull Printing (kontrolowane zwalnianie dokumentów) wymaga od użytkownika uwierzytelnienia się przy drukarce przed wydaniem zadania, co eliminuje problem pozostawionych wydruków. ezeep umożliwia wdrożenie architektury druku opartej na modelu Zero Trust.

Dla zespołów IT w opiece zdrowotnej, branży prawnej, usługach finansowych czy w każdym innym środowisku, w którym przetwarzane są poufne dokumenty, nie są to dodatkowe udogodnienia. To są wymogi. Zarządzanie nimi za pośrednictwem platformy chmurowej oznacza spójne egzekwowanie zasad, a nie poleganie na konfiguracji poszczególnych drukarek czy lokalizacji.

Jak szybko zespoły IT w średnich firmach mogą wdrożyć zarządzanie drukowaniem w chmurze?

Jedną z praktycznych zalet zarządzania drukowaniem w chmurze dla średnich organizacji jest model wdrożenia. Nie ma serwera do skonfigurowania ani złożonej i kosztownej infrastruktury do zbudowania, zanim usługa stanie się użyteczna.

Proces wdrożenia obejmuje instalację lekkiego konektora w sieci (lub na urządzeniach końcowych), dodanie drukarek do platformy i skonfigurowanie dostępu użytkowników za pomocą konsoli administracyjnej. Do zarządzania dostępem można wykorzystać istniejące grupy z Google Workspace lub Entra ID, co oznacza, że przypisanie drukarek jest zgodne z tą samą strukturą organizacyjną, którą zespoły IT już utrzymują.

Rezultatem jest środowisko drukowania, które dział IT kontroluje centralnie, do którego użytkownicy mają spójny dostęp niezależnie od lokalizacji i które nie generuje powtarzającego się obciążenia dla działu wsparcia z powodu konfliktów sterowników i konserwacji infrastruktury.

Które organizacje odnoszą największe korzyści z zarządzania drukowaniem w chmurze?

Średniej wielkości organizacje osiągają wysoki zwrot z inwestycji w zarządzanie drukowaniem w chmurze z kilku powodów.

Są wystarczająco duże, aby mieć do czynienia z realną złożonością w różnych lokalizacjach, z różnymi modelami drukarek i grupami użytkowników, ale jednocześnie na tyle oszczędne, że czas pracy personelu IT jest naprawdę ograniczony. Każda godzina spędzona na ponownej instalacji sterownika to godzina, która nie została poświęcona na coś, co przynosi firmie większe korzyści.

Są również na etapie, na którym praca zdalna i hybrydowa wprowadziła realne problemy z drukowaniem. Firma zatrudniająca 500 osób, ze znacznym odsetkiem pracowników zdalnych, korzysta z infrastruktury druku, która nie została zaprojektowana dla rozproszonych zespołów. Drukowanie w chmurze to architektura, która odpowiada rzeczywistemu sposobowi pracy.

Schemat działania zespołów IT w średnich firmach, które przechodzą na zarządzanie drukowaniem w chmurze, jest stały: liczba zgłoszeń do działu pomocy technicznej nie maleje stopniowo. Ona spada do zera. Konflikty sterowników nie mogą wystąpić, gdy nie ma lokalnych sterowników. Awarie print servers nie mogą się zdarzyć, gdy nie ma print servers. Problemy nie stają się mniejsze — warunki, które je tworzyły, zostają usunięte.

Dla zespołów IT, które pogodziły się z drukowaniem jako stałym szumem w tle kolejki zgłoszeń do działu pomocy, jest to warte zastanowienia. Nie musi tak być.

Wasz zespół nie zajął się IT, by zajmować się drukowaniem

ezeep chętnie pomoże

Wypróbujcie bezpłatnie