I costi nascosti della gestione della stampa: quanto pagano davvero le aziende

Per molte aziende, la stampa è data per scontata nelle operazioni quotidiane. Tuttavia, i costi reali vanno ben oltre l'hardware e il toner. Le spese nascoste possono ridurre la produttività, mettere sotto pressione le risorse IT e persino compromettere la sicurezza dei dati, gravando sul budget nel tempo.

Questo articolo mette in evidenza le tipiche trappole di costo nella gestione della stampa tradizionale e mostra come la stampa cloud possa ridurre queste spese nascoste e aumentare l'efficienza.

Panoramica dei costi della stampa aziendale

I costi di stampa aziendali sono composti da molteplici fattori, spesso non immediatamente visibili. È utile distinguere tra costi diretti, indiretti e amministrativi:

• Costi diretti: Includono i costi per le stampanti, i materiali di consumo come toner e carta e i contratti di assistenza hardware. Altri costi diretti derivano da PC e server, che spesso richiedono aggiornamenti ogni pochi anni. Anche il consumo energetico, soprattutto in caso di stampa frequente, è un importante fattore di costo. A questi si aggiungono i costi per le soluzioni di sicurezza, come software antivirus, strumenti di gestione remota e aggiornamenti di sicurezza.
• Costi indiretti: I costi indiretti spesso derivano dal supporto IT necessario per risolvere i problemi delle stampanti. Un altro elemento è la perdita di produttività dovuta a hardware o software obsoleti, poiché i dipendenti perdono tempo a causa di limitazioni tecniche.
• Costi amministrativi: I team IT spendono spesso molto tempo nella gestione dei driver delle stampanti, negli aggiornamenti software e nella risoluzione dei problemi degli utenti. Questo impegna risorse che potrebbero essere utilizzate in modo più efficace su progetti strategici.

Costi nascosti nella gestione della stampa

Oltre ai costi diretti, la gestione della stampa nasconde altre spese, spesso difficili da individuare. Tra queste troviamo:

• Costi di infrastruttura: L'installazione e la manutenzione di un server per lo spooler di stampa, così come le licenze per sistema operativo e software di sicurezza, possono rappresentare costi significativi. A questi si aggiungono costi specifici per l'implementazione di meccanismi di ridondanza e i costi delle VPN necessarie per una configurazione punto‑punto in ogni sede. Sorgono inoltre costi di integrazione per i dispositivi che non usano Windows, perché servono soluzioni per integrare in modo sicuro Mac, iPad, iPhone, dispositivi Android o browser Chrome OS/Chrome Enterprise nell'infrastruttura di stampa.
• Rischi per la sicurezza: Le violazioni dei dati e le infrazioni di conformità possono risultare molto costose se i dati di stampa non sono gestiti in modo sicuro. Questo rappresenta un rischio rilevante, soprattutto quando si trattano informazioni sensibili. Questi costi si possono ridurre minimizzando i rischi, ad esempio tramite server e stampanti isolati e configurati in modo sicuro in rete.
• Mancanza di trasparenza: Senza un'analisi chiara, può essere difficile tracciare le reali esigenze e i costi di stampa, con il risultato di superamenti del budget dovuti a spese impreviste.

L'impatto della stampa sulla produttività

Oltre ai costi finanziari, la stampa influisce in modo significativo sulla produttività:

• Perdita di tempo: I problemi alle stampanti e i lunghi tempi di attesa interrompono il flusso di lavoro e fanno perdere tempo prezioso. La produttività ne risente se i dipendenti sono vincolati a opzioni di stampa legate alla sola postazione fisica.
• Mobilità limitata: In un contesto di lavoro sempre più mobile, l'impossibilità di stampare da qualsiasi luogo è uno svantaggio quando non è disponibile una soluzione di stampa mobile affidabile. Questo riduce la flessibilità necessaria a molte aziende moderne.
• Ruolo dell'IT: La risoluzione dei problemi di stampa assorbe risorse IT che potrebbero essere dedicate a iniziative strategiche, portando a un sovraccarico del team e a una ridotta efficienza del reparto.

Come la stampa cloud può ridurre i costi di stampa

La stampa cloud rappresenta un modo efficace per ridurre molte delle spese nascoste e aumentare la produttività. Affidare le attività di stampa a un fornitore di stampa cloud come ezeep può portare numerosi benefici:

• Risparmio tramite esternalizzazione: La migrazione al cloud elimina i costi di manutenzione dei server e dell'infrastruttura. I team IT possono così concentrarsi su attività strategiche invece che sulla risoluzione dei problemi delle stampanti.
• Trasparenza e controllo: La stampa cloud permette una gestione centralizzata e report dettagliati sull'utilizzo, favorendo una migliore pianificazione del budget e un risparmio concreto. Le aziende possono monitorare e controllare l'uso della stampa con precisione.
• Stampa mobile e flessibile: La stampa cloud supporta ambienti di lavoro ibridi, consentendo una stampa remota sicura. I dipendenti possono stampare da qualsiasi luogo e con dispositivi diversi, senza configurazioni complesse. ezeep si basa sulla tecnologia ThinPrint, adottata da organizzazioni Fortune 500 e da ambienti di produzione che gestiscono milioni di pagine stampate ogni giorno.



Checklist gratuita

Riducete i costi di stampa: la nostra checklist vi spiega come!

Scaricate ora

Passaggi pratici per la transizione alla stampa cloud

Per le aziende che vogliono sfruttare i vantaggi della stampa cloud, ecco alcuni passaggi concreti da seguire:

• Valutazione delle esigenze: Un'analisi approfondita dell'attuale infrastruttura di stampa è fondamentale per individuare con precisione i fattori di costo. Questo consente di calcolare proiezioni di risparmio realistiche.
• Scelta del fornitore: Nella scelta di un fornitore di stampa cloud, le aziende dovrebbero valutare aspetti come la sicurezza, la facilità d'uso e le capacità di integrazione. ezeep offre una piattaforma intuitiva che si integra con i sistemi esistenti e risponde a elevati standard di sicurezza.

Conclusione

La reale composizione dei costi di stampa è più complessa di quanto sembri a prima vista. I costi nascosti possono accumularsi e influire sulla produttività aziendale. La stampa cloud offre un approccio flessibile ed economico per ridurre le spese di stampa, liberare risorse IT e migliorare la produttività.

Analizzate le vostre spese di stampa e scoprite i vantaggi della stampa cloud per la vostra azienda. Per maggiori informazioni e una consulenza personalizzata, il team di ezeep è a vostra disposizione.