Ukryte koszty zarządzania drukowaniem: ile tak naprawdę płacą firmy

Dla wielu firm drukowanie to oczywista część codziennej działalności. Jednak prawdziwe koszty wykraczają daleko poza sprzęt i toner. Ukryte wydatki mogą negatywnie wpływać na produktywność, obciążać zasoby IT, a nawet zagrażać bezpieczeństwu danych, z czasem coraz bardziej obciążając budżet.

W tym artykule przedstawiamy typowe pułapki kosztowe w tradycyjnym zarządzaniu drukiem i pokazujemy, jak drukowanie w chmurze może pomóc zredukować te ukryte wydatki i zwiększyć wydajność.

Przegląd kosztów drukowania w firmie

Na koszty drukowania w firmie składa się wiele czynników, często niewidocznych na pierwszy rzut oka. Warto rozróżnić koszty bezpośrednie, pośrednie i administracyjne:

• Koszty bezpośrednie: Obejmują one koszty sprzętu, materiały eksploatacyjne jak toner i papier oraz umowy serwisowe na sprzęt. Inne koszty bezpośrednie wynikają z komputerów PC i serwerów, które często trzeba modernizować co kilka lat. Zużycie energii, zwłaszcza przy intensywnym drukowaniu, także napędza koszty. Do tego dochodzą rozwiązania z zakresu bezpieczeństwa, takie jak oprogramowanie antywirusowe, narzędzia do zdalnego zarządzania i aktualizacje zabezpieczeń.
• Koszty pośrednie: Koszty pośrednie często wynikają z konieczności wsparcia IT przy problemach z drukarkami. Utrata produktywności spowodowana przestarzałym sprzętem lub oprogramowaniem to kolejny czynnik — pracownicy tracą czas z powodu ograniczeń technicznych.
• Koszty administracyjne: Zespoły IT często poświęcają znaczną część czasu na zarządzanie driverami drukarek, aktualizacje oprogramowania i rozwiązywanie problemów użytkowników. To angażuje zasoby, które mogłyby być lepiej wykorzystane w projektach strategicznych.

Ukryte koszty w zarządzaniu drukiem

Oprócz kosztów bezpośrednich istnieją też ukryte wydatki związane z zarządzaniem drukiem. Takie koszty, trudne do zidentyfikowania, obejmują między innymi:

• Koszty infrastruktury: Konfiguracja i utrzymanie print server (w tym print spooler), a także licencje systemu operacyjnego i oprogramowania zabezpieczającego, mogą generować znaczące koszty. Dochodzą do tego wydatki na wdrożenie mechanizmów redundancji oraz koszty VPN przy konfiguracjach punkt–punkt w każdej lokalizacji. Koszty integracji pojawiają się także dla urządzeń nieużywających Windows — potrzebne są rozwiązania do bezpiecznego włączenia Maców, iPadów, iPhone’ów, urządzeń z Androidem czy przeglądarek ChromeOS/Chrome Enterprise do infrastruktury druku.
• Ryzyka związane z bezpieczeństwem: Wycieki danych i naruszenia zgodności mogą być kosztowne, jeśli dane drukowania nie są zarządzane bezpiecznie. To poważne ryzyko, zwłaszcza przy przetwarzaniu wrażliwych informacji. Koszty można ograniczyć przez minimalizację ryzyka, np. przez konfigurację bezpiecznych i odizolowanych serwerów i drukarek w Internecie.
• Brak przejrzystości: Bez klarownej analizy trudno śledzić rzeczywiste potrzeby i koszty drukowania, co często prowadzi do przekroczeń budżetu z powodu nieoczekiwanych wydatków.

Wpływ drukowania na produktywność

Poza kosztami finansowymi, drukowanie ma też wymierny wpływ na produktywność:

• Strata czasu: Problemy z drukarkami i długi czas oczekiwania przerywają pracę i marnują cenny czas. Produktywność ucierpi, jeśli pracownicy są ograniczeni do drukowania tylko z określonych lokalizacji.
• Ograniczona mobilność: W coraz bardziej mobilnym środowisku pracy brak możliwości drukowania z dowolnego miejsca to wada — gdy brak jest mobilnego drukowania albo nie działa ono niezawodnie. Ogranicza to elastyczność, której potrzebuje wiele firm we współczesnych miejscach pracy.
• Rola IT: Rozwiązywanie problemów z drukowaniem pochłania zasoby IT, które mogłyby być przeznaczone na projekty strategiczne, co prowadzi do przeciążenia działu i spadku jego efektywności.

Jak drukowanie w chmurze może obniżyć koszty drukowania

Drukowanie w chmurze oferuje efektywny sposób na redukcję wielu ukrytych kosztów i zwiększenie produktywności. Outsourcing zadań drukowych do dostawcy usług w chmurze, takiego jak ezeep, może przynieść wiele korzyści:

• Efektywność kosztowa dzięki outsourcingowi: Migracja do chmury usuwa potrzebę utrzymania serwerów i związane z tym koszty infrastruktury. Zespoły IT mogą skupić się na zadaniach strategicznych zamiast na rozwiązywaniu problemów z drukarkami.
• Przejrzystość i kontrola: Drukowanie w chmurze umożliwia scentralizowane zarządzanie i szczegółowe raporty użycia, co ułatwia lepsze planowanie budżetu i oszczędności. Firmy mogą precyzyjnie śledzić i kontrolować wykorzystanie druku.
• Mobilne i elastyczne drukowanie: Drukowanie w chmurze wspiera hybrydowe środowiska pracy, umożliwiając bezpieczne drukowanie zdalne. Pracownicy mogą drukować z dowolnego miejsca, korzystając z różnych urządzeń, bez skomplikowanej konfiguracji. ezeep opiera się na technologii ThinPrint, zaufanej przez organizacje z listy Fortune 500 oraz środowiska produkcyjne obsługujące miliony stron dziennie.



Bezpłatna lista kontrolna

Zredukujcie koszty drukowania — nasza lista kontrolna pokaże Wam, jak to zrobić!

Pobierzcie teraz

Praktyczne kroki do przejścia na drukowanie w chmurze

Dla firm, które chcą skorzystać z zalet drukowania w chmurze, oto kilka konkretnych kroków do podjęcia:

• Ocena potrzeb: Dokładna analiza obecnej infrastruktury druku jest kluczowa, by zidentyfikować rzeczywiste źródła kosztów. Dzięki temu możliwe są realistyczne prognozy oszczędności.
• Wybór dostawcy: Wybierając dostawcę usług drukowania w chmurze, zwróćcie uwagę na kwestie bezpieczeństwa, łatwość obsługi i możliwości integracji. Platforma ezeep jest wyjątkowo przyjazna dla użytkownika, integruje się z istniejącymi systemami i spełnia wysokie standardy bezpieczeństwa.

Podsumowanie

Struktura kosztów drukowania jest bardziej złożona, niż się wydaje na pierwszy rzut oka. Ukryte koszty mogą się sumować i negatywnie wpływać na produktywność firmy. Drukowanie w chmurze to elastyczne i opłacalne podejście — redukuje wydatki na druk, uwalnia zasoby IT i poprawia wydajność.

Przeanalizujcie swoje wydatki na drukowanie i odkryjcie korzyści drukowania w chmurze dla Waszej firmy. Jeśli potrzebujecie więcej informacji lub spersonalizowanego doradztwa, ezeep chętnie pomoże.