Custos ocultos no gerenciamento de impressão: o que as empresas realmente pagam

Para muitas empresas, a impressão é uma parte assumida das operações diárias. No entanto, os custos reais vão muito além do hardware e do toner. Despesas ocultas podem impactar negativamente a produtividade, sobrecarregar os recursos de TI e até comprometer a segurança dos dados, pesando no orçamento ao longo do tempo.

Este artigo destaca armadilhas de custo típicas no gerenciamento de impressão tradicional e mostra como a impressão em nuvem pode ajudar a reduzir essas despesas ocultas e aumentar a eficiência.

Visão geral dos custos de impressão empresarial

Os custos de impressão de uma empresa são compostos por vários fatores, muitas vezes não visíveis à primeira vista. É útil distinguir entre custos diretos, indiretos e administrativos:

• Custos diretos: Incluem custos físicos de impressoras, suprimentos como toner e papel, e contratos de suporte de hardware. Outros custos diretos vêm de PCs e servidores, que frequentemente precisam ser atualizados a cada poucos anos. O consumo de energia, especialmente em ambientes com impressão frequente, também é um fator de custo direto. Soluções de segurança — como antivírus, ferramentas de gerenciamento remoto e atualizações de segurança — aumentam esses custos.
• Custos indiretos: Custos indiretos costumam derivar do suporte de TI necessário para problemas com impressoras. A perda de produtividade causada por hardware ou software desatualizado é outro fator, já que funcionários perdem tempo por limitações técnicas.
• Custos administrativos: As equipes de TI frequentemente gastam tempo considerável gerenciando drivers de impressora, atualizando software e resolvendo problemas dos usuários. Isso consome recursos da equipe que poderiam ser empregados em projetos estratégicos.

Custos ocultos no gerenciamento de impressão

Além dos custos diretos, há despesas ocultas embutidas no gerenciamento de impressão. Esses custos, que podem ser difíceis de identificar, incluem:

• Custos de infraestrutura: Configurar e manter um servidor para o print spooler, além do licenciamento do sistema operacional e do software de segurança, pode ser significativo. Há também despesas específicas para implementar mecanismos de redundância e custos de VPN para configurações ponto a ponto em cada local. Custos de integração surgem para dispositivos que não usam o sistema operacional Windows, pois são necessárias soluções para integrar com segurança Macs, iPads, iPhones, dispositivos Android ou navegadores Chrome OS/Chrome Enterprise à infraestrutura de impressão.
• Riscos de segurança: Vazamentos de dados e violações de conformidade podem sair caros se os dados de impressão não forem gerenciados de forma segura. Isso representa um risco considerável para as empresas, especialmente ao lidar com informações sensíveis. Esses custos podem ser reduzidos ao minimizar riscos, por exemplo, configurando servidores e impressoras seguros e isolados na Internet.
• Falta de transparência: Sem uma análise clara, é difícil monitorar as necessidades reais de impressão e seus custos, o que frequentemente leva a estouros de orçamento por despesas inesperadas.

O impacto da impressão na produtividade

Além dos custos financeiros, a impressão tem impacto direto na produtividade:

• Perda de tempo: Problemas com impressoras e longos tempos de espera interrompem o fluxo de trabalho e desperdiçam tempo valioso. A produtividade sofre quando funcionários ficam restritos a opções de impressão baseadas em localização.
• Mobilidade limitada: Em um ambiente de trabalho cada vez mais móvel, a incapacidade de imprimir de qualquer lugar é uma desvantagem quando a impressão móvel não é oferecida ou não funciona de forma confiável. Isso limita a flexibilidade exigida por muitos ambientes de trabalho modernos.
• O papel da TI: Resolver problemas de impressão drena recursos de TI que poderiam ser dedicados a iniciativas estratégicas, provocando sobrecarga na equipe e reduzindo a eficiência do departamento.

Como a impressão em nuvem pode reduzir os custos de impressão

A impressão em nuvem oferece uma maneira eficiente de reduzir muitos custos ocultos de impressão e aumentar a produtividade. Terceirizar as tarefas de impressão para um provedor de impressão em nuvem, como a ezeep, traz diversos benefícios:

• Eficiência de custos pela terceirização: A migração para a nuvem elimina a necessidade de manutenção de servidores e os custos de infraestrutura. As equipes de TI podem se concentrar em tarefas estratégicas em vez de solucionar problemas de impressoras.
• Transparência e controle: A impressão em nuvem permite gerenciamento centralizado e relatórios detalhados de uso, ajudando no planejamento orçamentário e na redução de custos. As empresas conseguem acompanhar e controlar o uso de impressão com precisão.
• Impressão móvel e flexível: A impressão em nuvem apoia ambientes de trabalho híbridos, permitindo impressão remota e segura. Os funcionários podem imprimir de qualquer lugar usando diferentes dispositivos, sem configurações complexas. A plataforma ezeep foi construída sobre a tecnologia ThinPrint, usada por organizações da Fortune 500 e por ambientes de produção que lidam com milhões de páginas impressas diariamente.



Checklist gratuito

Reduza seus custos de impressão — nosso checklist mostra como!

Baixe agora

Passos práticos para a transição para a impressão em nuvem

Para empresas que desejam aproveitar a impressão em nuvem, aqui estão alguns passos concretos:

• Avaliação de necessidades: Uma análise detalhada da infraestrutura de impressão atual é crucial para identificar os verdadeiros fatores de custo. Isso permite projeções de economia realistas.
• Escolhendo um provedor: Ao selecionar um provedor de impressão em nuvem, as empresas devem considerar segurança, facilidade de uso e capacidades de integração. A plataforma ezeep é especialmente intuitiva, integra-se aos sistemas existentes e atende a altos padrões de segurança.

Conclusão

A composição real dos custos de impressão é mais complexa do que parece à primeira vista. Custos ocultos podem se acumular e afetar a produtividade de uma empresa. A impressão em nuvem oferece uma abordagem flexível e econômica para reduzir despesas, liberar recursos de TI e melhorar a produtividade.

Descubra suas despesas de impressão e explore os benefícios da impressão em nuvem para seu negócio. Para mais informações e aconselhamento personalizado, a equipe ezeep está aqui para ajudar.