By Ines Reinhardt on diciembre 11, 2024
Para muchas empresas, la impresión es una parte asumida de las operaciones diarias. Sin embargo, los costes reales van mucho más allá del hardware y el tóner. Los gastos ocultos pueden perjudicar la productividad, sobrecargar los recursos de TI e incluso comprometer la seguridad de los datos, pesando en el presupuesto con el tiempo.
Este artículo destaca las trampas de costes típicas en la gestión de impresiones tradicional y muestra cómo la impresión en la nube puede ayudar a reducir esos gastos ocultos y mejorar la eficiencia.
Resumen de los costes de las impresiones en las empresas
Los costes de impresión de una empresa se componen de múltiples factores, a menudo no visibles al principio. Es útil distinguir entre costes directos, indirectos y administrativos:
- Costes directos: Incluyen los costes físicos de las impresoras, consumibles como el tóner y el papel, y los contratos de soporte de hardware. Otros costes directos provienen de los ordenadores y servidores, que a menudo necesitan actualizarse cada pocos años. El consumo de energía, especialmente con una impresión frecuente, también impulsa los costes directos. Las soluciones de seguridad como el software antivirus, las herramientas de gestión remota y las actualizaciones de seguridad se suman a estos costes.
- Costes indirectos: Los costes indirectos suelen derivarse del soporte de TI necesario para los problemas con las impresoras. La pérdida de productividad por hardware o software obsoletos es otro factor, ya que los empleados pierden tiempo por limitaciones técnicas.
- Costes administrativos: Los equipos de TI dedican a menudo un tiempo considerable a gestionar los controladores de las impresoras, actualizar el software y resolver los problemas de los usuarios. Esto inmoviliza recursos de personal que podrían dedicarse a proyectos estratégicos.
- Costes de infraestructura: Configurar y mantener un print server para la cola de impresión, así como las licencias del sistema operativo y del software de seguridad, puede suponer un desembolso importante. También hay costes específicos para implementar mecanismos de redundancia y costes de VPN para la configuración punto a punto en cada ubicación. Surgen además costes de integración para los dispositivos que no usan Windows, ya que se necesitan soluciones para integrar de forma segura Macs, iPads, iPhones, dispositivos Android o navegadores Chrome OS/Chrome Enterprise en la infraestructura de impresión.
- Riesgos de seguridad: Las filtraciones de datos y las violaciones normativas pueden ser muy costosas si los datos de las impresiones no se gestionan de forma segura. Esto representa un riesgo considerable para las empresas, sobre todo al tratar información sensible. Estos costes pueden reducirse minimizando el riesgo, por ejemplo, configurando servidores e impresoras seguros y aislados en Internet.
- Falta de transparencia: Sin un análisis claro, puede resultar difícil rastrear las necesidades reales de impresión y sus costes, lo que a menudo provoca sobrecostes en el presupuesto por gastos de impresión inesperados.
- Pérdida de tiempo: Los problemas con las impresoras y los largos tiempos de espera interrumpen el flujo de trabajo y hacen perder un tiempo valioso. La productividad puede verse afectada si los empleados están limitados a opciones de impresión dependientes de la ubicación.
- Movilidad limitada: En un entorno de trabajo cada vez más móvil, no poder imprimir desde cualquier lugar es una desventaja cuando no hay impresión móvil o no está disponible de forma fiable. Esto limita la flexibilidad que muchas empresas necesitan en los entornos laborales modernos.
- El papel del departamento de TI: Resolver problemas de impresión consume recursos de TI que podrían dedicarse a proyectos estratégicos, provocando una sobrecarga del departamento y reduciendo su eficiencia.
- Eficiencia de costes mediante externalización: La migración a la nube elimina la necesidad de mantenimiento de servidores y de la infraestructura asociada. Los equipos de TI pueden centrarse en tareas estratégicas en lugar de dedicar tiempo a solucionar problemas de impresoras.
- Transparencia y control: La impresión en la nube permite una gestión centralizada e informes de uso detallados, lo que ayuda a planificar el presupuesto mejor y a ahorrar costes. Las empresas pueden rastrear y controlar las impresiones con precisión.
- Impresión móvil y flexible: La impresión en la nube es compatible con entornos de trabajo híbridos y permite una impresión remota y segura. Los empleados pueden imprimir desde cualquier lugar con dispositivos variados, sin configuraciones complejas. ezeep se basa en la tecnología ThinPrint, en la que confían organizaciones de la lista Fortune 500 y entornos de producción que gestionan millones de páginas impresas al día.
- Evaluación de necesidades: Un análisis exhaustivo de la infraestructura de impresión actual es crucial para identificar los factores exactos que generan costes. Esto permite proyectar ahorros realistas.
- Elección de un proveedor: Al seleccionar un proveedor de impresión en la nube, las empresas deben valorar aspectos como la seguridad, la facilidad de uso y las capacidades de integración. ezeep ofrece una plataforma especialmente intuitiva que se integra con los sistemas existentes y cumple altos estándares de seguridad.
Costes ocultos en la gestión de impresiones
Además de los costes directos, existen gastos ocultos integrados en la gestión de impresiones. Dichos costes, que pueden ser difíciles de identificar, incluyen:
El impacto de la impresión en la productividad
Más allá de los costes financieros, la impresión tiene un impacto notable en la productividad:
Cómo la impresión en la nube puede reducir los costes de impresión
La impresión en la nube ofrece una forma eficiente de reducir muchos costes ocultos de impresión e impulsar la productividad. Externalizar las tareas de impresión a un proveedor de impresión en la nube como ezeep aporta múltiples beneficios:
Lista de comprobación gratuita
Reduce tus costes de impresión: nuestra lista de comprobación te dice cómo.
Pasos prácticos para la transición a la impresión en la nube
Para las empresas que quieran aprovechar la impresión en la nube, aquí tienes pasos concretos a seguir:
Conclusión
La verdadera composición de los costes de impresión es más compleja de lo que parece a simple vista. Los costes ocultos de impresión pueden acumularse y afectar a la productividad de la empresa. La impresión en la nube ofrece un enfoque flexible y rentable para reducir gastos de impresión, liberar recursos de TI y mejorar la productividad.
Descubre tus gastos de impresión y explora las ventajas de la impresión en la nube para tu empresa. Para más información y asesoramiento personalizado, ezeep está aquí para ayudarte.