Betahaus: come lo spazio di coworking più grande d'Europa ha messo sotto controllo i costi e il caos della stampa per 600 ospiti al giorno

600 persone al giorno, zero driver e costi sotto controllo

Ospitare da 400 a 600 ospiti ogni giorno in diverse sedi internazionali crea sfide operative che la maggior parte degli spazi di coworking non deve affrontare. La stampa era un duplice problema: il caos tecnico di centinaia di persone che cercavano di installare driver e trovare le stampanti, e il caos finanziario dei costi di stampa fuori controllo per assenza di monitoraggio.

La sfida

La stampa a Betahaus era un problema in due parti. Innanzitutto il caos tecnico: centinaia di persone che cercavano di installare i driver delle stampanti, inserire gli indirizzi IP e destreggiarsi nella rete. Il co-fondatore Christoph Fahle lo descrive senza mezzi termini: «Era un autentico caos».

In secondo luogo c'era il problema dei costi. Quando la stampa era gratuita, alcuni coworker ne approfittavano al massimo, stampando migliaia di pagine e facendo lievitare i costi a livelli insostenibili per lo spazio. Betahaus ha provato a introdurre un sistema manuale per monitorare e addebitare le stampe; richiedeva però una settimana intera di lavoro amministrativo ogni mese.

«Anche se a Betahaus piacerebbe offrire la stampa gratuita a coworker e ospiti, si è scoperto che se la stampa è gratuita, c'è chi arriva a stampare mille volantini per la sua band punk», afferma Fahle. «I costi stavano diventando folli. Abbiamo provato a mettere in piedi un sistema ad hoc per tracciare e addebitare le stampe, e questo richiedeva letteralmente una settimana di lavoro ogni mese».