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Coworking

Betahaus: Cómo el mayor espacio de coworking de Europa controló los costes y el caos de las impresiones para 600 invitados al día

Betahaus recibe entre 400 y 600 invitados al día en el mayor espacio de coworking de Europa, y las impresiones eran tanto un desastre técnico como una espiral de costes. ezeep eliminó el caos de los controladores para cientos de usuarios y sustituyó una semana de facturación manual al mes por un seguimiento automático del uso.

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600 personas al día, cero controladores de impresora y costes bajo control

Acoger entre 400 y 600 invitados cada día en múltiples ubicaciones internacionales crea desafíos operativos en los que la mayoría de los espacios de coworking nunca tienen que pensar. Las impresiones eran dos de esos problemas: el caos técnico de cientos de personas intentando instalar controladores y encontrar impresoras, y el caos financiero de unos costes de impresiones que se disparaban al no hacer un seguimiento del uso.

El desafío

Las impresiones en Betahaus eran un problema en dos partes. Primero, estaba el caos técnico: cientos de personas intentando instalar controladores de impresora, introducir direcciones IP y descifrar la red. El cofundador Christoph Fahle lo describe sin rodeos: «Es un auténtico desastre».

Segundo, estaba el problema de los costes. Cuando las impresiones eran gratuitas, algunos miembros lo aprovechaban al máximo, imprimiendo miles de páginas y acumulando costes que se volvieron insostenibles para el espacio. Betahaus intentó establecer un sistema manual para hacer un seguimiento y cobrar por las impresiones. Consumía una semana completa de trabajo administrativo cada mes.

«Aunque a Betahaus le gustaría poder ofrecer impresiones gratuitas a los miembros y a los invitados, resulta que si las impresiones son gratis, la gente puede imprimir mil folletos para su banda punk», dice Fahle. «Los costes se estaban disparando. Intentamos montar un sistema improvisado para hacer un seguimiento y cobrar por las impresiones, y nos llevaba literalmente una semana de trabajo cada mes».

«ezeep es una solución sencilla. No entiendo por qué cada impresora no viene con un servicio como este integrado».
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Christoph Fahle

Cofundador de Betahaus

La solución

ezeep sustituyó tanto el caos técnico como la facturación manual. Los miembros imprimen sin instalar controladores ni configurar nada. El uso se registra y se cobra automáticamente. La semana de trabajo administrativo mensual desapareció.

El resultado

Cientos de invitados diarios imprimen sin instalar controladores ni solucionar problemas de red. Los costes se registran y facturan sin intervención manual. Se ha eliminado la carga administrativa que antes consumía una semana al mes.

Por qué es importante

Betahaus opera a una escala que la mayoría de los espacios de coworking nunca alcanzarán: 400-600 invitados al día en varias ubicaciones internacionales. Si ezeep puede encargarse de la gestión de impresiones a ese volumen sin generar sobrecarga administrativa, funciona para cualquier espacio de coworking. La combinación de Impresión sin controladores y el seguimiento automático de costes es la propuesta de valor principal para los operadores que necesitan ofrecer la impresión como un servicio sin que su gestión se convierta en un trabajo a tiempo completo.

Sobre Betahaus

Betahaus es el espacio de coworking más grande de Europa, con sedes en Barcelona, Berlín, Hamburgo y Sofía. Fundado por Christoph Fahle, el espacio acoge a entre 400 y 600 invitados diarios y está reconocido como un centro cultural y profesional para la economía digital de la UE.

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De 400 a 600 invitados diarios
Gestión de impresiones a una escala que la mayoría de los espacios de coworking nunca alcanzarán, funcionando sin problemas y sin sobrecarga administrativa.
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Una semana de trabajo administrativo eliminada
El seguimiento y la facturación manual de las impresiones, que consumían una semana entera cada mes, se sustituyeron por el seguimiento automático del uso.
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Sin controladores para cientos
Los invitados imprimen sin instalar controladores, introducir direcciones IP ni solucionar problemas de red.
"ezeep se amortizó en menos de un mes."
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Vlad Khmil

United Tires

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