Betahaus: Jak największa przestrzeń coworkingowa w Europie opanowała koszty i chaos związane z drukowaniem dla 600 gości dziennie

600 osób dziennie, zero sterowników do drukarek i koszty pod kontrolą

Przyjmowanie od 400 do 600 gości dziennie w wielu międzynarodowych lokalizacjach stwarza wyzwania operacyjne, o których większość przestrzeni coworkingowych nawet nie musi myśleć. Drukowanie było jednym z nich — a właściwie dwoma: chaos techniczny związany z setkami osób próbujących instalować sterowniki i znaleźć drukarki oraz chaos finansowy, gdy koszty druku wymykały się spod kontroli z powodu braku śledzenia zużycia.

Wyzwanie

Drukowanie w Betahaus stanowiło podwójny problem. Po pierwsze — chaos techniczny: setki osób próbowały instalować sterowniki do drukarek, wpisywać adresy IP i odnaleźć się w sieci. Współzałożyciel Christoph Fahle opisuje to dosadnie: „To był totalny bałagan.”

Po drugie — problem kosztów. Gdy drukowanie było bezpłatne, niektóre osoby korzystające z przestrzeni w pełni to wykorzystywały, drukując tysiące stron i generując koszty, które stały się dla miejsca nie do udźwignięcia. Betahaus próbował wprowadzić ręczny system śledzenia i pobierania opłat za drukowanie — pochłaniał on dosłownie tydzień pracy administracyjnej każdego miesiąca.

„Chociaż w Betahaus chcielibyśmy oferować darmowe drukowanie osobom korzystającym z przestrzeni i gościom, okazuje się, że jeśli drukowanie jest darmowe, ludzie potrafią wydrukować tysiąc ulotek dla swojego zespołu punkowego. Koszty stawały się szaleńczo wysokie. Próbowaliśmy wprowadzić doraźny system śledzenia i naliczania opłat za drukowanie, a jego obsługa dosłownie zajmowała tydzień pracy każdego miesiąca” — mówi Fahle.