Rzeczywisty koszt print servera (i dlaczego zespoły IT go niedoszacowują)

Zapytajcie dyrektora IT, ile kosztuje serwer wydruku, a zazwyczaj otrzymacie koszt sprzętu. Może jeszcze licencji Windows Server. Prawie nigdy nie usłyszycie o tym, co tak naprawdę generuje koszty, czyli o roboczogodzinach.

Sprzęt to najtańsza część serwera wydruku. Drogie elementy są rozproszone pomiędzy kolejką zgłoszeń do działu pomocy, cyklem wdrażania poprawek, konfiguracją VPN i dyżurami na wezwanie — właśnie dlatego nigdy nie pojawiają się jako osobna pozycja w budżecie. Ten artykuł rozkłada rzeczywiste koszty na czynniki pierwsze, abyście mogli oszacować je dla własnego środowiska.

Ile kosztuje utrzymanie serwera wydruku?

Serwer wydruku generuje koszty w sześciu kategoriach:

1. Sprzęt serwerowy i jego cykl odświeżania

2. Licencje Windows Server i licencje dostępu klienta (CAL)

3. Zużycie energii i miejsce w szafie serwerowej

4. Godziny pracy działu IT poświęcone na utrzymanie sterowników i bufora wydruku

5. Czas działu pomocy technicznej poświęcony na zgłoszenia dotyczące drukowania

6. Reagowanie w sytuacjach awaryjnych, gdy pojawia się luka w zabezpieczeniach stosu drukowania 

W budżecie widoczne są tylko pierwsze trzy pozycje. Na pozostałe trzy przeznaczana jest większość pieniędzy.

Jakie koszty serwera wszyscy uwzględniają?

Sprzęt serwerowy. Fizyczny serwer wydruku lub udział maszyny wirtualnej w zasobach hosta, z cyklem odświeżania co trzy do pięciu lat. Należy pomnożyć tę wartość przez liczbę lokalizacji, ponieważ serwery wydruku nie sprawdzają się w scentralizowanej formie w sieci WAN.

Licencje Windows Server i licencje CAL. Licencjonowanie na rdzeń dla serwera plus licencje dostępu klienta. Koszt ten jest często niedoszacowany w organizacjach wielooddziałowych, gdzie serwer w każdej lokalizacji jest licencjonowany osobno.

Energia i miejsce. Niewielki koszt w przeliczeniu na jeden serwer. Znaczący, gdy weźmiemy pod uwagę piętnaście oddziałów, z których każdy utrzymuje maszynę, której jedynym zadaniem jest przenoszenie dokumentów na papier.

To są liczby, które trafiają do arkusza kalkulacyjnego TCO. W większości środowisk stanowią one jednak mniej niż połowę rzeczywistych kosztów całkowitych.

O jakich kosztach serwera nikt nie myśli?

Utrzymanie sterowników. Każdy model drukarki wymaga sterownika. Każdy sterownik musi zostać przetestowany z bieżącą wersją systemu Windows, wdrożony, a ostatecznie usunięty. Repozytoria sterowników na serwerach wydruku puchną: większość z nich zawiera pakiety dla drukarek wycofanych z użytku lata temu, a nikt ich nie usuwa, ponieważ nie ma pewności, co przestanie działać.

Krajobraz sterowników się zmienia, ale nie równomiernie. Od 15 stycznia 2026 roku Microsoft nie będzie już publikował nowych sterowników drukarek firm trzecich w usłudze Windows Update dla systemów Windows 11, Windows Server 2025 i nowszych. Od 1 lipca 2027 roku aktualizacje sterowników za pośrednictwem tego kanału będą ograniczone do poprawek bezpieczeństwa.

Dla drukarek z certyfikatem Mopriato dobra wiadomość. Windows coraz częściej domyślnie korzysta z własnego sterownika klasy IPP, więc nie ma potrzeby pozyskiwania, testowania ani łatania sterownika od producenta. W przypadku pozostałych urządzeń — starszych urządzeń wielofunkcyjnych, opcji wykańczania, wszystkiego, co nie pasuje do modelu IPP — sytuacja jest odwrotna. Kanał, który po cichu dostarczał i aktualizował te sterowniki, zostaje zamknięty. Zespoły IT muszą teraz ręcznie pakować i dystrybuować je, oprócz wszystkiego, co już znajduje się w repozytorium sterowników.

Obciążenie związane z utrzymaniem nie maleje. Koncentruje się na sprzęcie, do obsługi którego byliście najmniej przygotowani.

Awarie bufora wydruku. Bufor wydruku zawiesza się, kolejka się blokuje, ktoś restartuje usługę. Jest to tak rutynowa część administracji systemem Windows, że większość zespołów przestała liczyć to jako pracę. Policzcie to. Pięciominutowa naprawa, dwa razy w miesiącu, w piętnastu lokalizacjach, wykonywana przez kogoś, kogo czas kosztuje realne pieniądze, to nie jest pięć minut.

Zgłoszenia dotyczące drukowania. „Nie widzę drukarki”. „Drukuje na zły podajnik”. „Wczoraj działało”. Konflikty sterowników, błędy mapowania drukarek przy logowaniu i konfiguracja na poszczególnych urządzeniach to jedne z najczęstszych kategorii w każdej kolejce zgłoszeń do działu pomocy. Pojedynczo są trywialne, ale łącznie stanowią ogromny problem i są powodem, dla którego drukowanie ma złą reputację w zespołach IT.

Zależność od VPN dla pracowników hybrydowych. Serwer wydruku wymaga bliskości sieciowej, co dla pracowników zdalnych lub hybrydowych zazwyczaj oznacza tunel VPN. W niektórych organizacjach ten tunel pełni podwójną funkcję (udziały plików, aplikacje wewnętrzne), a drukowanie jest tylko kolejną usługą, która z niego korzysta. W innych, zwłaszcza tych, które już przeniosły przechowywanie plików i narzędzia wewnętrzne do chmury, serwer wydruku jest ostatnim powodem, dla którego VPN w ogóle istnieje. Jego eliminacja nie tylko usuwa jeden z typów zgłoszeń serwisowych, ale pozwala całkowicie zlikwidować tunel.

Reagowanie na krytyczne luki w zabezpieczeniach. To jest koszt, o którym ludzie zapominają, dopóki nie wydarzy się incydent. Gdy 1 lipca 2021 roku pojawiła się luka PrintNightmare, zespoły IT spędziły następny tydzień na instalowaniu poprawek poza standardowym cyklem, audytowaniu ustawień rejestru Point and Print, a w wielu przypadkach na całkowitym wyłączaniu bufora wydruku na kontrolerach domeny. Ten tydzień nie był zaplanowany w budżecie.

Nie był to też jednorazowy incydent. Od czasu PrintNightmare ujawniono około 53 luki w zabezpieczeniach bufora wydruku, z czego cztery zostały potwierdzone jako aktywnie wykorzystywane. Microsoft przypisuje stosowi drukowania 9% wszystkich problemów z bezpieczeństwem systemu Windows zgłaszanych do Microsoft Security Response Center. Każdy z nich to potencjalny nieplanowany tydzień pracy.

Dlaczego organizacje z wieloma oddziałami płacą najwięcej?

Serwery wydruku nie skalują się wraz z rozwojem firmy. Skalują się wraz z liczbą budynków, co jest inną i znacznie gorszą krzywą wzrostu.

Centralizacja serwerów wydruku w sieci WAN oznacza, że każde zadanie drukowania przechodzi przez łącze, które jest powolne i zawodne. Dlatego każda lokalizacja otrzymuje własny serwer. Każdy serwer to kolejna licencja, kolejny cel dla poprawek, kolejne repozytorium sterowników, kolejny element do monitorowania i kolejna maszyna, którą ktoś musi fizycznie odwiedzić, gdy przestanie odpowiadać w lokalizacji bez personelu IT na miejscu.

Windows ma na to częściową odpowiedź: Branch Office Direct Printing pozwala klientowi jednorazowo pobrać sterownik z centralnego serwera, a następnie drukować bezpośrednio na urządzeniu, pomijając serwer przy samym zadaniu. Pomaga to w rozwiązaniu problemu wąskiego gardła w sieci WAN, ale nie rozwiązuje reszty problemów z listy. Każdy klient wciąż wymaga instalacji i utrzymania sterownika. Stos drukowania nadal jest narażony na luki w zabezpieczeniach bufora.Pracownicy zdalni i hybrydowi wciąż potrzebują tunelu do biura. Większość organizacji wielooddziałowych i tak kończy z lokalnymi serwerami, ponieważ BODP rozwiązuje tylko jeden z sześciu problemów.

Jak wygląda struktura kosztów bez serwera?

Usunięcie serwera wydruku eliminuje sprzęt, licencję Windows Server, licencje CAL, repozytorium sterowników, bufor wydruku i zależność od VPN. W architekturze opartej na renderowaniu w chmurze zastępuje je subskrypcja i mały konektor na każdą lokalizację.

W przypadku ezeep ezeep Hub łączy lokalne drukarki z chmurą za pośrednictwem połączenia wyłącznie wychodzącego. Wdrożenie zajmuje minuty, a nie cały dzień roboczy, i nikt nie musi być na miejscu po wstępnym podłączeniu. Zadania drukowania są renderowane w chmurze z wykorzystaniem biblioteki ponad 6 000 sterowników producentów, więc nic nie jest instalowane na urządzeniach końcowych. Dodanie nowego biura oznacza wysyłkę urządzenia Hub, a nie zamawianie i konfigurowanie serwera.

Interesujące są te kategorie kosztów, które spadają do zera: brak licencji Windows Server, brak licencji CAL, brak cyklu odświeżania sprzętu, brak wdrażania sterowników, brak restartów bufora wydruku, brak awaryjnego łatania stosu drukowania i brak konfiguracji VPN do drukowania zdalnego.

Kategorie, które pozostają, to subskrypcja i Hub. Są one przewidywalne, co jest kluczowym argumentem. Problemem z TCO serwera wydruku nigdy nie było to, że kwota jest duża. Problemem było to, że kwota jest niemożliwa do ustalenia, ponieważ większość kosztów ukryta jest w roboczogodzinach, których nikt nie rejestruje.

Jak obliczyć koszty serwera wydruku dla własnego środowiska?

Przejdźcie przez ten proces w następującej kolejności:

1. Policzcie serwery. Zazwyczaj jeden na lokalizację. Uwzględnijcie maszyny wirtualne.
2. Dodajcie licencje. Windows Server plus licencje CAL, na każdą lokalizację.
3. Policzcie pakiety sterowników na każdym serwerze. To jest wasz obszar wymagający utrzymania.
4. Wyciągnijcie zgłoszenia dotyczące drukowania z ostatniego kwartału z systemu help desk. Przefiltrujcie je według kategorii. Pomnóżcie przez wasz uśredniony koszt roboczogodziny.
5. Policzcie restarty bufora wydruku. Jeśli ich nie rejestrujecie, to już samo w sobie jest odkryciem.
6. Dodajcie jeden nieplanowany tydzień w roku na awaryjne reagowanie na problemy ze stosem drukowania. Biorąc pod uwagę historię luk CVE, jest to założenie ostrożne, a nie alarmistyczne.

Wynik, który otrzymacie z tego ćwiczenia, jest zazwyczaj dwa do trzech razy wyższy niż kwota podawana z pamięci, a różnica wynika niemal w całości z kosztów pracy. Dzięki ezeep środowisko chmurowe nie wymaga serwerów, co czyni je oczywistą opcją oszczędnościową dla waszego oprogramowania do drukowania.

Gotowi na migrację do chmury?

Zobaczcie, jak to działa.

Obejrzyjcie demo