Il vero costo del vostro server di stampa (e perché i team IT lo sottovalutano)

Chiedete a un responsabile IT quanto costa un print server e di solito vi risponderà indicando il costo dell'hardware. Forse quello della licenza di Windows Server. Quasi mai menzionerà ciò che costa davvero, ovvero le ore di lavoro.

L'hardware è la parte meno costosa di un print server. I costi maggiori sono distribuiti tra la coda dell'help desk, il ciclo di applicazione delle patch, la configurazione della VPN e i turni di reperibilità, motivo per cui non compaiono mai come una voce distinta nel budget. Questo articolo scompone il costo reale nelle sue varie parti, così potrete mettere un numero sul vostro ambiente.

Quanto costa gestire un print server?

Un print server comporta costi in sei categorie:

1. Server hardware e relativo ciclo di aggiornamento

2. Licenze di Windows Server e licenze di accesso client

3. Consumo energetico e spazio rack

4. Ore di lavoro del team IT dedicate alla manutenzione di driver e spooler

5. Tempo dell'help desk per la gestione dei ticket di stampa

6. Einterventi di emergenza quando emerge una vulnerabilità nello stack di stampa 

Solo i primi tre compaiono nel budget. Gli altri tre sono quelli che assorbono la maggior parte dei costi.

Quali sono i costi del print server che tutti calcolano?

Hardware del print server. Un print server fisico, o la quota di una VM su un host, con un ciclo di aggiornamento da tre a cinque anni. Moltiplicate per il numero di sedi, perché i print server non si centralizzano bene su una WAN.

Licenze Windows Server e CAL. Licenze per core per il server, più le client access license. Un costo facile da sottostimare nelle organizzazioni multisede, dove il server di ogni sede viene licenziato separatamente.

Consumo energetico e spazio. Modesti per un singolo server. Non così modesti per quindici filiali, ognuna con un dispositivo il cui unico compito è trasferire documenti su carta.

Questi sono i numeri che finiscono nel foglio di calcolo del TCO. Nella maggior parte degli ambienti, rappresentano anche meno della metà del totale reale.

Quali sono i costi del print server a cui nessuno pensa?

Manutenzione dei driver. Ogni modello di stampante necessita di un driver. Ogni driver deve essere testato con la build attuale di Windows, distribuito e, alla fine, rimosso. Gli archivi dei driver sui print server si accumulano: la maggior parte contiene pacchetti per stampanti dismesse anni fa e nessuno li rimuove perché nessuno è certo di cosa potrebbe smettere di funzionare.

Poi lo scenario dei driver cambia, ma non in modo uniforme. A partire dal 15 gennaio 2026, Microsoft non pubblicherà più nuovi driver di stampa di terze parti su Windows Update per Windows 11, Windows Server 2025 e versioni successive. Dal 1° luglio 2027, gli aggiornamenti dei driver tramite quel canale saranno limitati alle correzioni di sicurezza.

Per le stampanti Mopria-certified, questa è una buona notizia. Windows utilizza sempre più spesso il proprio driver di classe IPP, quindi non c'è alcun driver del produttore da cercare, testare o aggiornare. Per tutto il resto — dispositivi multifunzione legacy, opzioni di finitura, qualsiasi cosa non rientri nel modello IPP — è vero il contrario. Il canale che forniva e aggiornava silenziosamente quei driver si sta chiudendo. I team IT ora devono pacchettizzarli e distribuirli manualmente, oltre a tutto ciò che già si trova nello store dei driver.

Il carico di manutenzione non sta diminuendo. Si sta concentrando sull'hardware per cui eravate meno preparati a gestirlo.

Errori dello spooler. Lo spooler di stampa si blocca, la coda si intasa, qualcuno riavvia il servizio. È un'operazione così di routine nell'amministrazione di Windows che la maggior parte dei team ha smesso di considerarla lavoro. Contatela. Una soluzione da cinque minuti, due volte al mese, in quindici sedi, eseguita da qualcuno il cui tempo ha un costo reale, non sono cinque minuti.

Ticket di stampa. «Non vedo la stampante». «Stampa sul vassoio sbagliato». «Ieri funzionava». Conflitti di driver, errori di mappatura delle stampanti al login e configurazioni per singolo dispositivo sono tra le categorie più comuni in qualunque coda di help desk. Presi singolarmente sono banali, ma collettivamente rappresentano un carico enorme e sono il motivo per cui la stampa ha una cattiva reputazione all'interno dei team IT.

Dipendenza dalla VPN per i lavoratori ibridi. Un print server necessita di prossimità di rete, che per i lavoratori da remoto o ibridi di solito significa un tunnel VPN. Per alcune organizzazioni quel tunnel svolge una doppia funzione (condivisione di file, app interne) e la stampa è solo un'altra cosa che lo utilizza. Per altre, specialmente quelle che hanno già spostato l'archiviazione dei file e gli strumenti interni nel cloud, il print server è l'ultima ragione per cui la VPN esiste ancora. Eliminarlo non significa solo rimuovere un caso di supporto, ma eliminare del tutto il tunnel.

Risposta alle patch di emergenza. Questo è il costo che tutti dimenticano finché non si presenta. Quando PrintNightmare è emerso il 1° luglio 2021, i team IT hanno passato la settimana successiva ad applicare patch fuori programma, a verificare le impostazioni del registro di Point and Print e, in molti casi, a disattivare completamente lo spooler sui domain controller. Quella settimana non era prevista a budget.

E non è stato un caso isolato. Dalla vulnerabilità PrintNightmare sono state divulgate circa 53 vulnerabilità dello Print Spooler, quattro delle quali sono state confermate come sfruttate attivamente. Microsoft attribuisce il 9% di tutti i problemi di sicurezza di Windows segnalati al Microsoft Security Response Center allo stack di stampa. Ognuno di questi rappresenta una potenziale settimana di lavoro non pianificata.

Perché le organizzazioni multisede pagano di più?

I print server non scalano con l'azienda. Scalano con il numero di edifici, una curva di crescita diversa e molto peggiore.

Centralizzare i print server su una WAN significa che ogni processo di stampa attraversa la connessione, che è lenta e fragile. Quindi ogni sede ottiene il proprio server. Ogni server è un'altra licenza, un altro target da patchare, un altro store di driver, un'altra cosa da monitorare e un'altra macchina che qualcuno deve visitare fisicamente quando smette di rispondere in una sede senza personale IT in loco.

Windows offre una risposta parziale a questo problema: Branch Office Direct Printing consente a un client di scaricare il driver da un server centrale una sola volta, per poi stampare direttamente sul dispositivo, saltando il server per il processo di stampa stesso. Aiuta a superare il collo di bottiglia della WAN. Non risolve gli altri problemi. Ogni client necessita ancora dell'installazione e della manutenzione del driver. Lo stack di stampa è ancora esposto alle vulnerabilità dello spooler.I lavoratori da remoto e ibridi hanno ancora bisogno di un tunnel per tornare in ufficio. La maggior parte delle organizzazioni multisede finisce comunque per utilizzare server locali, perché BODP risolve uno solo dei sei problemi.

Com'è la struttura dei costi senza un print server?

Eliminare il print server elimina l'hardware, la licenza di Windows Server, le CAL, lo store dei driver, lo spooler e la dipendenza dalla VPN. Ciò che lo sostituisce, in un'architettura basata su cloud rendering, è un abbonamento e un piccolo connettore per ogni sede.

Con ezeep, l' ezeep Hub collega le stampanti locali al cloud tramite una connessione solo in uscita. La distribuzione richiede pochi minuti anziché un'intera giornata di installazione, e nessuno deve essere presente in sede dopo la connessione iniziale. I processi di stampa vengono elaborati tramite cloud rendering, basandosi su una libreria di oltre 6.000 driver dei produttori, quindi non viene installato nulla sugli endpoint. Aggiungere una nuova sede significa spedire un Hub, non procurare e configurare un server.

Le categorie di costo che si azzerano sono le più interessanti: nessuna licenza di Windows Server, nessuna CAL, nessun ciclo di aggiornamento dell'hardware, nessuna distribuzione di driver, nessun riavvio dello spooler, nessuna applicazione di patch di emergenza per lo stack di stampa e nessuna configurazione VPN per la stampa da remoto.

Le categorie che rimangono sono l'abbonamento e l'Hub. Questi sono prevedibili, ed è questo il vero punto. Il problema del TCO di un print server non è mai stato che il numero sia grande. È che sia un numero inconoscibile, perché la maggior parte si nasconde in ore di lavoro che nessuno registra.

Come calcolate i costi del print server per il vostro ambiente?

Procedete in questo ordine:

1. Contate i print server. Di solito, uno per sede. Includete le VM.
2. Aggiungete le licenze. Windows Server più le CAL, per ogni sede.
3. Contate i pacchetti di driver su ogni print server. Questa è la vostra superficie di manutenzione.
4. Estraete i ticket di stampa dell'ultimo trimestre dal vostro sistema di help desk. Filtrate per categoria. Moltiplicate per il vostro costo orario comprensivo di oneri.
5. Contate i riavvii dello spooler. Se non li state registrando, questa è già di per sé una scoperta.
6. Aggiungete una settimana non pianificata all'anno per la gestione delle emergenze dello stack di stampa. In base allo storico delle CVE, è una stima prudente, non allarmistica.

Il numero che emerge da questo esercizio è di solito da due a tre volte superiore a quello che le persone citano a memoria, e la differenza è quasi interamente dovuta al costo del lavoro. Con ezeep, l'ambiente cloud non richiede server, il che lo rende un'ovvia opzione per risparmiare sul vostro software di stampa.

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