Betahaus：ヨーロッパ最大のコワーキングスペースが1日600名のゲストの印刷コストと混乱を解消した方法

1日600名、プリンタードライバーはゼロ、コストも管理下に

複数の海外拠点で毎日400〜600名のゲストを受け入れる運営は、多くのコワーキングスペースが直面しない課題を生みます。印刷に関しては二つの問題がありました。ひとつは、数百人がプリンタードライバーをインストールしてプリンターを探すことで生じる技術的な混乱。もうひとつは、利用状況が追跡されないために印刷コストが際限なく膨らむという財務上の混乱です。

課題

Betahausにおける印刷には二つの問題がありました。まず技術的な混乱です。数百人がプリンタードライバーをインストールし、IPアドレスを入力し、ネットワークを理解しようとしていました。共同創業者のChristoph Fahle氏は率直に「まったくの混乱でした」と語ります。

次にコストの問題です。印刷が無料だったため、一部の利用者が何千枚も印刷し、スペースにとって持続不可能なコストが発生していました。Betahausは印刷の追跡と課金のために手動の仕組みを試しましたが、その作業は毎月丸々1週間を要しました。

「Betahausとしては利用者やゲストに無料印刷を提供したいのですが、印刷を無料にすると自分のパンクバンドのチラシを千枚も印刷する人が出てくることがわかりました」とFahle氏は言います。「コストはとんでもなく高くなっていました。印刷を追跡して課金するための場当たり的な仕組みを試しましたが、毎月文字通り1週間分の作業がかかっていました。」