Rooftop Office：印刷、スキャン、請求を一つの統合ワークフローで実現

印刷、スキャン、請求をワンタップで統合した初のコワーキングスペース

20社が入居する コワーキングスペースを運営する 場合、すべての共有サービスがスムーズに機能する必要があります。印刷、スキャン、コピーも例外ではありません。しかし、誰が何を印刷したかの管理や正確な請求、新規会員を数分ではなく数秒で印刷利用可能にすることは、ほとんどのコワーキング運営者がよく直面する課題です。

課題

コワーキング運営者は、プロフェッショナルな印刷サービスの提供と運営の効率化という二つの要請の間で常に板挟みになります。「誰が何を印刷したか？」「どうすれば正確に請求できるか？」「数分ではなく数秒で利用を開始してもらうには？」Rooftop Officeにとって、これらの問いは重要でした。チームが求めていたのは、 新規会員がすぐに印刷を開始でき、利用状況が自動で追跡され、スタッフによる手作業での照合なしに請求が月次請求書に反映されるワークフローでした。

ソリューション

Rooftop Officeは、 ezeepのRelease App をLexmarkの複合機と組み合わせ、Nexudusのワークスペース管理プラットフォームに完全統合しました。この三者連携により、印刷、スキャン、コピー、ユーザーのプロビジョニング、請求までを一つのワークフローでカバーします。

新規会員が Nexudusで作成されると、手動での設定は不要で、その会員情報はezeepに自動でインポートされます。印刷、スキャン、コピーを行うには、会員は Lexmarkプリンターのリーダーに会員カードをタップするだけです。認証は瞬時に行われ、すべての印刷ジョブは自動的に追跡され、コストは直接Nexudusに送られて会員の月次請求書に反映されます。

特に注目すべきはスキャン機能です。コワーキングのマネージャーは不在の会員宛てに届いた郵便物をスキャンでき、スキャンされた文書は自動的に該当ユーザーに割り当てられてezeepの管理画面に保存されます。メール転送や手作業でのファイル処理は不要です。