Mountain Club | Caso di studio: stampa cloud per un club per soci

Mountain Club gestisce due sedi a Queenstown, in Nuova Zelanda, dove circa 75 soci stampano in entrambe. I soci provengono da oltre 40 aziende diverse e ogni laptop è soggetto alle regole del firewall e alle impostazioni della privacy del rispettivo datore di lavoro. Dopo sette mesi di onboarding, costati oltre 10.000 $, e con ancora quasi la metà dei soci impossibilitati a stampare, Mountain Club è passata a ezeep. I soci hanno potuto stampare nel giro di poche ore, i ticket di assistenza sono diminuiti dell'80% e l'investimento si è ammortizzato in meno di un mese.

Stampare per soci provenienti da oltre 40 aziende, con 40 policy IT diverse

Un club per soci non è una sola rete. Ogni persona che entra porta con sé un laptop controllato dal reparto IT di un'altra azienda, con regole del firewall e impostazioni della privacy sulle quali il club non ha visibilità né potere di intervento. Quando questi soci si siedono e si aspettano di poter stampare, la configurazione deve adeguarsi contemporaneamente a 40 diverse impostazioni di sicurezza, senza chiedere a nessuno di modificarle.

La sfida

Mountain Club aveva una stampante in ciascuna delle sue due sedi, gestita tramite PaperCut. Sulla carta la configurazione era semplice. In pratica, però, ogni nuovo membro portava con sé un nuovo problema di compatibilità, perché apparteneva a un'azienda diversa, con il proprio firewall e le proprie impostazioni sulla privacy.

L'onboarding si è protratto per sette mesi. «Abbiamo combattuto per sette mesi, consumando oltre 10.000 $ di risorse nel tentativo di superare l'incubo dell'onboarding di così tante persone», afferma Billy Waller, Direttore Generale di Mountain Club. Quasi ogni nuovo membro che doveva stampare richiedeva una chiamata all'IT esterno del club.

Lo sforzo non bastò a completare il lavoro. Dopo sette mesi, circa la metà dei membri che dovevano stampare non ci riusciva ancora. Waller cercò alternative e constatò che il mercato offriva poco: server in sede, servizi di directory e soluzioni cloud parziali, nessuna delle quali risolveva la stampa per 40 aziende che non avrebbero mai condiviso la stessa rete.

«La configurazione è stata incredibilmente semplice, quasi sospetta. Era così facile che quasi non ci credevo. Le persone completavano l'onboarding e stampavano nel giro di poche ore, dopo mesi di problemi che avevamo avuto [con un altro fornitore].»

Billy Waller

Direttore Generale,
Mountain Club

La soluzione

ezeep ha eliminato la dipendenza che rendeva l'attivazione così problematica. Poiché ezeep è driverless e serverless, non c'è nulla da installare sul computer dell'utente e non è necessaria l'approvazione di regole firewall in ingresso da parte del reparto IT. Ogni organizzazione membro mantiene le proprie impostazioni di sicurezza, e i suoi utenti possono comunque stampare. Questa singola modifica ha trasformato un progetto IT per singolo utente in un'operazione self-service.

Entrambe le sedi ora operano tramite un unico ambiente di stampa cloud, quindi un utente configurato una sola volta può stampare in entrambe le sedi. Gli utenti stampano dai dispositivi che hanno portato con sé, su Windows, macOSe dispositivi mobili, senza pacchetti di driver né client VPN.

Waller aveva valutato diverse opzioni prima di scegliere ezeep, e i fattori decisivi sono stati il prodotto e le persone che lo supportano. «Ho scelto ezeep perché mi è sembrata una soluzione software moderna in un settore afflitto da software che sembra non essersi evoluto dal 2005», afferma. «Inoltre, il loro team è stato incredibilmente disponibile e ha dedicato più tempo del previsto ad analizzare con noi tutti i casi limite che avrebbero potuto creare problemi».

I risultati

I membri hanno iniziato a stampare poche ore dopo la configurazione, dopo mesi di tentativi di attivazione falliti con la piattaforma precedente. I ticket di assistenza relativi alla stampa sono diminuiti dell'80% e il Mountain Club ha recuperato circa quattro ore di lavoro a settimana del personale, prima impiegate nella risoluzione di problemi di stampa e negli interventi IT. Waller stima che il passaggio abbia raggiunto il ROI in meno di un mese.

Waller ammette che la stampa non è perfetta. «Abbiamo ancora persone con problemi di stampa, ma il numero di ticket di assistenza è diminuito dell'80%», afferma. La differenza è che ora il supporto per la stampa è un'eccezione sporadica anziché una voce fissa nel budget operativo.

Perché è importante

Il caso del Mountain Club rappresenta lo scenario in cui la stampa cloud offre il massimo valore: uno spazio condiviso in cui le persone che stampano non hanno in comune né il datore di lavoro, né la rete, né i criteri IT. La gestione della stampa tradizionale presuppone una singola rete e un unico responsabile IT, motivo per cui l'attivazione si blocca in ambienti in cui nessuno dei due è presente. Per club per soci, gestori di coworking e qualsiasi attività del settore hospitality o degli spazi di lavoro che accoglie professionisti con i propri dispositivi aziendali, questo caso di studio è direttamente rilevante.

Informazioni su Mountain Club

Mountain Club è un club privato per soci con sede a Queenstown, in Nuova Zelanda, che opera in due sedi: Beach Street e Five Mile. Il club si rivolge a professionisti, creativi e imprenditori offrendo spazi di lavoro, una caffetteria, servizi di concierge e organizzazione eventi, più di 300 eventi all'anno per i soci e l'accesso reciproco a una rete globale di club e hotel partner. Circa 75 soci stampano in entrambe le sedi tramite ezeep, collegandosi dai dispositivi dei propri datori di lavoro senza installare driver o modificare la configurazione di sicurezza aziendale.

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