Mountain Club | Caso de éxito: impresión en la nube en un club de socios

Mountain Club gestiona dos sedes en Queenstown, Nueva Zelanda, donde unos 75 socios imprimen en ambos sitios. Esos socios proceden de más de 40 empresas diferentes, y cada ordenador portátil está sujeto al firewall y a la configuración de privacidad de su respectivo empleador. Tras un esfuerzo de incorporación de siete meses que consumió más de $10,000 y que aun así dejó a casi la mitad de los socios que necesitaban imprimir sin poder hacerlo, Mountain Club se cambió a ezeep. Los socios pudieron imprimir en cuestión de horas, los tickets de soporte se redujeron un 80% y la inversión se amortizó en menos de un mes.

Impresión para socios que llegan de 40 empresas distintas, cada una con su propia política de TI

Un club de socios no es una única red. Cada persona que entra por la puerta lleva un ordenador portátil gestionado por el departamento de TI de otra empresa, con reglas de firewall y una configuración de privacidad sobre las que el club no tiene visibilidad ni autoridad para cambiar. Cuando esos socios se sientan y quieren imprimir, la configuración tiene que adaptarse a 40 perfiles de seguridad a la vez, sin pedir a ninguno que relaje sus medidas de seguridad.

El reto

Mountain Club tenía una impresora en cada una de sus dos sedes, gestionadas a través de PaperCut. Sobre el papel, la configuración era sencilla. En la práctica, cada nuevo socio representaba un nuevo problema de compatibilidad, porque cada uno pertenecía a una empresa diferente con su propia configuración de firewall y privacidad.

La incorporación se prolongó durante siete meses. "Tuvimos una batalla de siete meses que consumió más de $10,000 en recursos para superar la pesadilla que suponía incorporar a tanta gente", dice Billy Waller, director general de Mountain Club. Casi cada persona nueva que necesitaba acceso para imprimir provocaba una llamada al proveedor externo de TI del club.

El esfuerzo ni siquiera sirvió para terminar el trabajo. Después de siete meses, aproximadamente la mitad de los socios que necesitaban imprimir seguían sin poder hacerlo. Waller buscó alternativas y vio que la oferta del mercado era insuficiente: servidores locales, servicios de directorio y ofertas parciales en la nube, ninguna de las cuales resolvía el problema de la impresión para 40 empresas que nunca compartirían una red.

"La configuración era increíblemente sencilla, hasta el punto de resultar sospechosa. Era tan fácil que casi no me lo creía. La gente se incorporaba e imprimía en cuestión de horas después de los meses de problemas que habíamos tenido [con otro proveedor]."

Billy Waller

Director general,
Mountain Club

La solución

ezeep eliminó la dependencia que había hecho tan tedioso el proceso de incorporación. Porque ezeep es sin controladores y sin servidores, no hay nada que instalar en el ordenador del usuario ni ninguna regla de firewall entrante que deba aprobar el departamento de TI. Cada organización miembro mantiene su propia configuración de seguridad y su gente imprime de todos modos. Ese único cambio convirtió un proyecto de TI por usuario en una acción de autoservicio.

Ambas sedes funcionan ahora a través de un único entorno de impresión en la nube, por lo que un usuario configurado una vez puede imprimir en cualquiera de las dos ubicaciones. Los usuarios imprimen desde cualquier dispositivo que traigan, en Windows, macOS, y dispositivos móviles, sin un paquete de controladores ni un cliente VPN a la vista.

Waller había evaluado varias opciones antes de elegir ezeep, y los factores decisivos fueron el producto y el equipo que hay detrás. «Elegí ezeep porque parecía una solución de software moderna en un sector plagado de software que parece no haber evolucionado desde 2005», afirma. «Además, su equipo fue increíblemente servicial y dedicó más tiempo del que esperaba a analizar todos nuestros casos límite que podrían haber causado problemas».

El resultado

Los miembros empezaron a imprimir a las pocas horas de la configuración, después de meses de incorporaciones fallidas con la plataforma anterior. Los tickets de soporte relacionados con las impresiones se redujeron en un 80 % y Mountain Club recuperó aproximadamente cuatro horas semanales del personal que antes se dedicaba a resolver problemas de impresión y a atender salidas de TI. Waller estima que el cambio alcanzó el ROI en menos de un mes..

Waller admite que la impresión no es perfecta. «Seguimos teniendo personas con problemas de impresión, pero el número de tickets de soporte se ha reducido en un 80 %», afirma. La diferencia es que ahora el soporte de impresiones es una excepción ocasional en lugar de una partida fija en el presupuesto operativo.

Por qué importa

Mountain Club representa la situación en la que la impresión en la nube aporta el máximo valor: un espacio compartido donde las personas que imprimen no comparten ni empresa, ni red, ni política de TI. La gestión de impresiones tradicional asume una sola red y un único responsable de TI, por eso el proceso de incorporación se atasca en espacios donde no existe ninguno de los dos. Para clubes de socios, operadores de coworking y cualquier negocio de hostelería o de espacios de trabajo que sirva a profesionales que llegan con sus propios dispositivos corporativos, este caso práctico es directamente relevante.

Sobre Mountain Club

Mountain Club es un club privado para miembros en Queenstown, Nueva Zelanda, que opera en dos sedes: Beach Street y Five Mile. El club ofrece a profesionales, creativos y emprendedores espacio de trabajo, una cafetería, servicios de conserjería y planificación de eventos, y más de 300 eventos para miembros al año, además de acceso recíproco a una red global de clubes y hoteles asociados. Unos 75 miembros imprimen en ambas sedes mediante ezeep, conectándose desde los dispositivos de sus empleadores sin instalar controladores ni modificar la configuración de seguridad de ninguna empresa.

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