Cómo migrar desde servidores de impresión a la impresión en la nube

Por qué la migración no tiene por qué ser todo o nada

El mayor error al reemplazar servidores de impresión es pensar que debe hacerse de una sola vez. No es así. Las plataformas de impresión en la nube pueden funcionar en paralelo con los servidores de impresión existentes durante la transición, lo que significa que puedes migrar una sede, una planta o un departamento a la vez, validar que todo funciona y retirar los servidores a tu propio ritmo.

Esto importa porque la infraestructura de impresión afecta a todos los usuarios de la organización. Una migración fallida no solo supone un inconveniente para TI. Impide que la gente imprima contratos, facturas, etiquetas de envío, historias clínicas y cualquier otro documento que mantiene el negocio en marcha. Un enfoque por fases te permite contener el riesgo, aprender de cada etapa y ganar confianza antes de pasar al siguiente grupo.

El proceso de migración en sí no trata tanto de la tecnología (conectar las impresoras a la nube es sencillo) como de planificar qué sedes van primero, cómo se incorporan los usuarios y cuándo retirar la infraestructura antigua.

Plazos realistas

La configuración técnica para una única ubicación es rápida. Conectar las impresoras a través de un Hub lleva unos minutos por dispositivo. Crear grupos de usuarios y asignar impresoras en el portal de administración lleva una o dos horas. El cuello de botella rara vez es la tecnología. Son la planificación, las aprobaciones internas, la comunicación con los usuarios y el tiempo de validación entre fases.

Para una organización de una sola ubicación con menos de 50 impresoras, la migración completa puede realizarse en una semana. Para empresas con múltiples ubicaciones, cientos de impresoras, dependencias de aplicaciones de backend y procesos de gestión del cambio, un despliegue completo suele llevar de dos a tres meses. El enfoque por fases significa que las ubicaciones individuales se migran rápidamente, pero el plazo total depende de cuántas ubicaciones haya en la cola y de la validación que necesite cada una.