¿Qué es Pull Printing?

Definición de Pull Printing

Pull Printing (también llamado Secure Release Printing o Follow-Me Printing) es un modelo en el que las impresiones se retienen en una cola de impresión segura en lugar de enviarse directamente a una impresora física. El documento solo se imprime cuando te acercas a una impresora y te autenticas, normalmente escaneando un QR code, acercando una tarjeta RFID o introduciendo un PIN. Hasta que eso ocurre, la impresión permanece en la cola y no aparece nada en la bandeja de salida.

Esto resuelve dos problemas a la vez. Primero, evita que los documentos confidenciales queden expuestos en las impresoras compartidas, donde cualquiera puede verlos o recogerlos. Las cartas de despido de RR. HH., los contratos legales, los historiales médicos y los informes financieros permanecen en la cola de impresión hasta que la persona adecuada está junto al dispositivo. Segundo, elimina el desperdicio de las impresiones abandonadas. Los estudios del sector demuestran sistemáticamente que hasta un 30 % de las páginas impresas nunca se recogen. Con Pull Printing, esas impresiones ni siquiera se imprimen.

Pull Printing también ofrece la funcionalidad follow-me: no estás atado a una impresora concreta. Envías una impresión una vez y la liberas en el dispositivo que te resulte más cómodo, ya sea en tu misma planta, en otro edificio o en una oficina distinta. Si una impresora está ocupada o se ha quedado sin papel, vas a la siguiente.

Cómo se autentican los usuarios en la impresora

Pull Printing requiere que el usuario demuestre su identidad antes de que se liberen los documentos. Los métodos más habituales son:

La liberación mediante QR code utiliza una app móvil en el teléfono del usuario. Tú abres la app, seleccionas tu impresión y escaneas un QR code colocado en o cerca de la impresora. Este método no requiere hardware adicional más allá de una etiqueta impresa con el QR code y funciona bien para invitados y visitantes que no disponen de una tarjeta corporativa.

La liberación mediante tarjeta RFID o NFC utiliza un lector de tarjetas conectado a la impresora o integrado en un dispositivo hub. Tú acercas tu tarjeta de empleado, tarjeta de acceso o cualquier tarjeta con NFC. La primera vez se imprime un código de activación para emparejar la tarjeta con tu cuenta. A partir de entonces, un solo toque libera todas las impresiones pendientes.

En impresoras con pantallas táctiles o teclados numéricos, puedes introducir un PIN numérico para autenticarte y liberar tus documentos. Este método es menos habitual, pero útil en entornos donde ni los teléfonos ni las tarjetas son prácticos.

Los tres métodos logran el mismo resultado: nada se imprime hasta que estás físicamente junto al dispositivo y se ha verificado tu identidad.