By Ines Reinhardt on September 1, 2026
Coworking Spaces gewinnen neue Mitglieder nicht allein über Lage, Ausstattung oder Preise. Entscheidend ist, wie klar und angenehm der Weg vom ersten Interesse bis zur aktiven Nutzung ist.
Eine gute Member Journey sorgt dafür, dass Interessent.innen schnell Orientierung bekommen, neue Members sich willkommen fühlen und aus dem ersten Kontakt eine stabile Beziehung entsteht. Die Tour ist dabei ein wichtiger Schritt – aber nur einer von mehreren.
1. Vor dem Besuch: Interesse einfach in Kontakt verwandeln
Bevor jemand einen Space betritt, prüft er oder sie meist Website, Google-Profil, Preise, Fotos und Bewertungen. In dieser Phase sollte schnell klar werden:
- Welche Arbeitsplätze oder Büros gibt es?
- Für wen eignet sich der Space?
- Wie läuft eine Besichtigung ab?
- Wie kann man unkompliziert starten?
Für viele Coworking- und Flex-Space-Betreiber.innen ist die Tour der zentrale Touchpoint im gesamten Vertriebsprozess. Anders als bei klassischen Büros entscheiden Interessent.innen oft innerhalb weniger Minuten vor Ort, ob Atmosphäre, Community und Ausstattung passen. Bleibt die Tour aus oder verläuft sie unstrukturiert, verliert der Space potenzielle Mitglieder, bevor überhaupt ein Vertrag im Raum steht. Deshalb sollte die Buchung möglichst einfach sein.
So lassen sich mehr Touren buchen
- Klare CTAs setzen: „Tour buchen“ ist verständlicher als „Kontakt aufnehmen“.
- Sichtbarkeit auf der Website erhöhen: Ein klar sichtbarer „Tour buchen“-Button auf jeder Unterseite – nicht nur auf der Startseite.
- Buchung vereinfachen: Ein Kalender mit freien Terminen reduziert Abstimmung.
- Dauer nennen: Zum Beispiel „30 Minuten Space-Tour“.
- Nutzen erklären: Kurz sagen, was Besucher.innen erwartet.
- Nachfassen: Nach der Buchung automatisch bestätigen und erinnern.
Wichtig ist: Die Tour sollte nicht wie ein Verkaufsgespräch wirken. Sie soll helfen, den passenden Arbeitsplatz, das passende Büro oder die passende Mitgliedschaft zu finden.
2. Die Tour: zuhören, einordnen, empfehlen
Eine gute Tour zeigt nicht nur Räume. Sie beantwortet die Frage: „Passt dieser Space zu meinem Arbeitsalltag?“
Dafür sollte das Team kurz klären:
- Wie oft soll der Space genutzt werden?
- Wird allein oder im Team gearbeitet?
- Sind Telefonboxen, Meetingräume oder feste Plätze wichtig?
- Ab wann wäre ein Start relevant?
Danach lässt sich gezielt zeigen, was wirklich passt. Das wirkt professioneller als eine allgemeine Führung durch alle Bereiche.
Nach der Tour sollte zeitnah ein kurzes Follow-up kommen – mit passender Empfehlung, Preisinfo und nächstem Schritt.
3. Der erste Tag: Orientierung statt Informationsflut
Wenn aus Interesse eine Mitgliedschaft wird, beginnt die eigentliche Member Experience. Der erste Tag sollte neuen Members Sicherheit geben.
Wichtig sind:
- Zugang zum Space
- WLAN und technische Basics
- Arbeitsbereiche und Meetingräume
- Ansprechpartner.innen
- Community-Kanäle
- wichtigste Regeln
Eine kurze persönliche Begrüßung macht oft mehr aus als ein langer Onboarding-Text. Neue Mitglieder sollten wissen: „Ich bin angekommen und kann direkt loslegen.“
4. Woche 1: Aktivierung fördern
In der ersten Woche testen neue Mitglieder, ob der Alltag im Space so funktioniert wie versprochen. Hier zählt vor allem Verlässlichkeit: funktionierende Technik, erreichbare Ansprechpartner.innen und ein reibungsloser Zugang zu allen Services.
Sinnvolle Kontaktpunkte sind:
- Tag 1: Begrüßung und technische Orientierung
- Tag 2 oder 3: kurzer Check-in, um offene Fragen frühzeitig zu klären
- Ende Woche 1: Nachfrage, ob alles funktioniert
- Passender Zeitpunkt: Einladung zu Event oder Community-Format
Das Ziel: Neue Members sollen den Space selbstständig nutzen können und mindestens einen positiven Kontakt erlebt haben.
5. Woche 2 und 3: Routinen aufbauen
Nach dem ersten Eindruck geht es darum, Nutzung zur Gewohnheit zu machen. Wenn neue Mitglieder kaum auftauchen, sollte das Team früh reagieren – freundlich und hilfreich.
Mögliche Maßnahmen:
- persönliche Nachricht senden
- an enthaltene Leistungen erinnern
- zu einem passenden Event einladen
- prüfen, ob die Mitgliedschaft wirklich passt
- bei Bedarf eine Alternative vorschlagen
Auch Community entsteht in dieser Phase. Mitglieder, die in dieser Phase keinen Anschluss finden, kündigen überdurchschnittlich häufig in den ersten drei Monaten. Persönliche Vorstellungen, kleine Coffee-Breaks oder thematische Lunches helfen neuen Membern, Anschluss zu finden.
6. Woche 4: Feedback einholen und Bindung stärken
Nach vier Wochen haben neue Members genug erlebt, um fundiertes Feedback zu geben. Jetzt lohnt sich ein strukturiertes Gespräch, das über ein einfaches „Alles gut?“ hinausgeht.
Gute Fragen sind:
- Passt der Space zu deinem Arbeitsalltag?
- Gibt es etwas, das noch fehlt?
- Nutzt du alle Leistungen, die für dich relevant sind?
- Möchtest du stärker in die Community eingebunden werden?
- Wäre ein anderes Modell passender?
Dieser Kontakt zeigt Wertschätzung und hilft, Abwanderung früh zu vermeiden. Gleichzeitig entstehen hier Chancen für Upgrades, Empfehlungen oder zusätzliche Buchungen.
Die Member Journey im Überblick
- Vor dem Besuch: klare Informationen und einfache Tour-Buchung
- Tour: Bedarf verstehen und passende Empfehlung geben
- Start: Zugang, Orientierung und persönliche Begrüßung
- Woche 1: Nutzung aktivieren und erste Fragen klären
- Woche 2–3: Routinen und Community-Anschluss fördern
- Woche 4: Feedback einholen und Beziehung festigen
Fazit
Die perfekte Member Journey besteht aus klaren, gut getakteten Kontaktpunkten.
Die Tour bleibt für viele Spaces ein wichtiger Einstieg. Wer Buchungsraten optimiert und gleichzeitig die ersten vier Wochen strukturiert begleitet, verwandelt Interessent.innen zuverlässig in langfristige Mitglieder. Der Unterschied zwischen Fluktuation und stabiler Auslastung liegt selten in einem einzelnen Moment, sondern in der Konsequenz, mit der jede Phase der Member Journey gestaltet wird.
