Energie sparen im Coworking Space: Diese Maßnahmen zahlen sich aus

Coworking Spaces haben ein besonderes Energieprofil: lange Betriebszeiten, viele Endgeräte im Standby, gemeinsam genutzte Infrastruktur wie Drucker, Beleuchtung in Gemeinschaftsbereichen und oft eine Klimatisierung, die auf Dauerbetrieb ausgelegt ist. Genau diese Faktoren bieten aber auch das größte Einsparpotenzial, weil sie zentral gesteuert werden können – anders als in klassischen Büros mit festen Mitarbeitenden.

Wir haben die effektivsten Hebel zusammengestellt, die sich speziell für Coworking Spaces eignen und Maßnahmen, die sich häufig innerhalb weniger Monate amortisieren.

1. Energieaudit: Erst messen, dann optimieren

Bevor größere Investitionen geplant werden, lohnt sich ein einfacher Blick auf die größten Verbraucher. Ein Energieaudit muss nicht kompliziert sein. Schon eine strukturierte Bestandsaufnahme zeigt oft, wo unnötige Kosten entstehen.

Hilfreiche Fragen sind:

• Welche Geräte laufen außerhalb der Öffnungszeiten?
• Welche Räume werden beheizt oder gekühlt, obwohl sie leer sind?
• Gibt es mehrere Drucker, die kaum genutzt werden?
• Welche Bereiche sind dauerhaft beleuchtet?
• Wann entstehen Lastspitzen im Tagesverlauf?

Für den Einstieg reichen oft smarte Zwischenstecker, Verbrauchsmesser oder Daten aus der Gebäudeautomation. Wichtig ist nicht Perfektion, sondern Transparenz. Viele schnelle Einsparungen werden erst sichtbar, wenn klar ist, was wirklich Energie zieht.

Schnelle Amortisation: Besonders hoch, weil die Messgeräte günstig sind und daraus sofort konkrete Maßnahmen abgeleitet werden können.

2. Beleuchtung: Weniger Dauerlicht, mehr intelligente Steuerung

Beleuchtung ist einer der einfachsten Hebel im Space. Der Umstieg auf LED ist in vielen Gebäuden bereits erfolgt, doch das eigentliche Potenzial steckt häufig in der Steuerung.

Besonders effektiv sind:

• Bewegungsmelder für Flure, Toiletten, Lagerflächen und Telefonboxen
• Präsenzmelder für Meetingräume und Fokusbereiche
• Tageslichtabhängige Dimmung in Bereichen mit großen Fensterflächen
• Klare Lichtzonen statt einer einzigen zentralen Schaltung

Der Vorteil für Betreiber: Diese Maßnahmen sind sichtbar nachhaltig, aber für Mitglieder kaum einschränkend. Im Gegenteil – eine gute Lichtsteuerung wirkt moderner und professioneller.

Typische Amortisation: Oft innerhalb von 6 bis 18 Monaten, je nach Ausgangssituation und Nutzungsdauer.

3. Heizung und Kühlung: Nicht jeder Raum braucht dieselbe Temperatur

Heizung, Lüftung und Klimatisierung gehören in vielen Spaces zu den größten Kostenblöcken. Das Problem: Aus Komfortgründen wird häufig das gesamte Objekt gleichmäßig temperiert – unabhängig davon, ob einzelne Räume gerade genutzt werden.

Besser ist eine zonierte Steuerung:

• Meetingräume nur nach Buchung temperieren
• Nebenflächen außerhalb der Stoßzeiten absenken
• Temperaturfenster definieren statt manuell nachregeln
• Sensoren für Luftqualität und Belegung einsetzen
• Klimaanlagen regelmäßig warten und Filter reinigen

Schon kleine Anpassungen haben große Wirkung. Eine Temperaturabsenkung um ein Grad kann spürbar Energie sparen, ohne die Aufenthaltsqualität zu beeinträchtigen.

Wichtig für die Member Experience: Kommuniziere die Maßnahme positiv. Nicht „Wir sparen an der Heizung“, sondern „Wir steuern Räume bedarfsgerecht für mehr Effizienz und Komfort.“

Typische Amortisation: Smarte Thermostate und einfache Steuerungen rechnen sich oft innerhalb von 12 bis 24 Monaten.

4. Standby-Kosten eliminieren: Der stille Kostenfresser

In Coworking Spaces gibt es viele Geräte, die einzeln wenig verbrauchen, gemeinsam aber teuer werden. Dazu gehören Bildschirme, Ladegeräte, Dockingstations, Displays, Audio-Equipment, Drucker, Kaffeemaschinen und Netzwerkzubehör.

Smarte Steckdosenleisten oder Zeitsteuerungen helfen, unnötigen Standby-Verbrauch zu reduzieren.

Sinnvolle Einsatzbereiche sind:

• Shared Desks außerhalb der Öffnungszeiten
• Event- und Präsentationstechnik
• Monitore in Meetingräumen
• Community Screens
• Peripheriegeräte mit langen Leerlaufzeiten

Wichtig ist eine saubere Planung: Netzwerkgeräte, Zugangssysteme oder sicherheitsrelevante Infrastruktur sollten natürlich nicht versehentlich abgeschaltet werden.

Typische Amortisation: Häufig innerhalb weniger Monate, besonders bei vielen Arbeitsplätzen und langen Öffnungszeiten.

5. Druckinfrastruktur optimieren: Weniger Geräte, weniger Verbrauch, weniger Aufwand

Drucken wird beim Energiesparen oft übersehen. Dabei stehen in vielen Coworking Spaces mehr Drucker bereit, als tatsächlich benötigt werden. Der Grund ist nachvollziehbar: Mitglieder erwarten unkomplizierten Zugriff, Betreiber möchten Ausfälle vermeiden und Gäste sollen ohne IT-Support drucken können.

Das führt aber schnell zu unnötigen Kosten:

• Zu viele Geräte im Standby
• Hoher Stromverbrauch durch ältere Druckermodelle
• Unnötige Wartung für selten genutzte Drucker
• Papier- und Tonerverbrauch durch Fehldrucke
• IT-Aufwand bei wechselnden Nutzern

Mit ezeep lässt sich Drucken im Coworking Space deutlich effizienter organisieren. Mitglieder drucken einfach aus der Cloud, ohne Treiberinstallation oder komplizierte Einrichtung. Betreiber können Drucker zentral verwalten, Zugriffe steuern und die vorhandene Hardware besser auslasten.

Das spart nicht nur Energie, sondern reduziert auch Komplexität im Betrieb.

Typische Amortisation: Oft schnell, weil weniger Hardware, weniger Support und geringerer Verbrauch zusammenwirken.

6. Meetingräume nach Buchung steuern

Meetingräume sind im Coworking Space wichtige Umsatzbringer – aber auch typische Energieverbraucher. Licht, Displays, Videokonferenztechnik, Heizung oder Kühlung laufen oft schon lange vor dem Termin oder bleiben danach aktiv.

Eine einfache Verbindung zwischen Buchungssystem und Raumsteuerung kann hier viel bewirken.

Mögliche Maßnahmen:

• Technik erst kurz vor Buchungsbeginn aktivieren
• Licht und Klima nach Terminende automatisch zurücksetzen
• Displays und Präsentationstechnik abschalten
• Nicht genutzte Räume im Eco-Modus lassen
• Raumbelegung mit Sensoren plausibilisieren

Selbst ohne vollständige Automatisierung hilft ein klarer „Room Reset“-Prozess für das Community-Team.

Typische Amortisation: Besonders attraktiv bei Spaces mit vielen Meetingräumen und hoher Wechselnutzung.

7. Küchen- und Community-Bereiche nicht vergessen

Kaffee, Wasser, Kühlschränke und Küchengeräte gehören zur Coworking Experience. Trotzdem lohnt sich ein Blick auf Verbrauch und Laufzeiten.

Schnelle Maßnahmen sind:

• Eco-Modi bei Kaffeemaschinen aktivieren
• Boiler und Wasserspender zeitgesteuert betreiben
• Kühlschränke regelmäßig abtauen und richtig einstellen
• Alte Geräte durch effiziente Modelle ersetzen
• Geräte außerhalb der Öffnungszeiten gezielt abschalten

Gerade hier gilt: Kleine Änderungen werden durch tägliche Nutzung schnell relevant.

8. Nachhaltigkeit sichtbar machen

Energiesparen ist nicht nur ein Kostenthema. Für viele Mitglieder, Startups und Unternehmen ist Nachhaltigkeit ein wichtiges Auswahlkriterium. Wer Energieeffizienz aktiv kommuniziert, stärkt die Positionierung des Spaces.

Das muss nicht belehrend wirken. Besser sind einfache, transparente Hinweise:

• „Unsere Meetingräume werden bedarfsgerecht beheizt.“
• „Wir reduzieren Standby-Verbrauch außerhalb der Öffnungszeiten.“
• „Drucken läuft bei uns cloudbasiert und ressourcenschonend.“
• „Standardmäßig drucken wir doppelseitig, um Papier zu sparen.“

So wird aus einer internen Optimierung ein Teil des Markenversprechens.

Quick-Win-Plan: 30 Tage bis zur ersten Einsparung

Wenn du ganz schnell starten möchtest, bietet sich ein pragmatischer 30-Tage-Plan an.

Woche 1: Verbrauch sichtbar machen

• Größte Stromverbraucher identifizieren
• Öffnungszeiten und Laufzeiten vergleichen
• Standby-Geräte erfassen
• Druckeranzahl und tatsächliche Nutzung prüfen

Woche 2: Sofortmaßnahmen umsetzen

• Smarte Steckdosen installieren
• Zeitpläne für Geräte definieren
• Eco-Modi aktivieren
• Druckstandards wie Duplexdruck prüfen

Woche 3: Räume bedarfsgerecht steuern

• Meetingräume analysieren
• Temperaturzonen festlegen
• Beleuchtung in Nebenflächen automatisieren
• Community-Team für Reset-Prozesse briefen

Woche 4: Infrastruktur vereinfachen

• Druckerflotte konsolidieren
• Cloud Printing mit ezeep prüfen
• Monitoring etablieren
• Einsparungen dokumentieren und kommunizieren

Fazit: Kostenfresser identifizieren, schnell profitieren

Die schnellsten Erfolge entstehen dort, wo Geräte, Räume und Services besser an die tatsächliche Nutzung angepasst werden.

Besonders attraktiv sind Maßnahmen, die gleich mehrfach wirken: niedrigere Energiekosten, weniger Verwaltungsaufwand und ein besseres Erlebnis für Mitglieder. Genau deshalb lohnt sich auch der Blick auf die Druckinfrastruktur. Mit ezeep können Space Betreiber Drucken einfacher, flexibler und ressourcenschonender organisieren – ohne den Komfort für Mitglieder zu reduzieren.

Wer heute mit kleinen, messbaren Schritten startet, senkt nicht nur Kosten. Er macht den Space auch zukunftsfähiger, nachhaltiger und professioneller.

Bereit, Energie und Kosten zu sparen? 

Mache Drucken in deinem Space effizienter, nachhaltiger und einfacher für alle.

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