Sicherheit im Coworking Space: 8 Bereiche, die Betreiber im Blick haben sollten

Ein Coworking Space lebt von Offenheit. Menschen kommen und gehen, neue Mitglieder sind innerhalb weniger Minuten startklar, Gäste nutzen Meetingräume, externe Teams arbeiten tage- oder wochenweise im Space und viele bringen ihre eigenen Geräte mit.

Genau das, was Coworking so flexibel macht, stellt Betreiber beim Thema Sicherheit vor besondere Herausforderungen.

Denn anders als in einem klassischen Unternehmensbüro kontrolliert die IT eines Coworking Spaces weder alle Endgeräte noch sämtliche Benutzerkonten oder Anwendungen. Trotzdem erwarten Mitglieder, insbesondere Unternehmenskunden, eine professionelle Umgebung, in der sie sicher arbeiten können.

Der Cyber Security Awareness Month im Oktober ist deshalb ein guter Anlass für einen Sicherheitscheck. Dabei sollte es aber längst nicht nur um Firewalls und Passwörter gehen.

1. Sicherheit beginnt mit klaren Verantwortlichkeiten

Wer ist eigentlich wofür verantwortlich?

Der Space stellt Netzwerk, Räume, Drucker, Meeting-Technik und möglicherweise weitere digitale Services bereit. Die Mitglieder wiederum sind für ihre eigenen Geräte, Anwendungen und Unternehmensdaten verantwortlich.

Diese Grenze sollte klar sein. Gleichzeitig sollte der Betreiber dokumentieren können, wie die bereitgestellte Infrastruktur geschützt wird.

Gerade Corporate-Kunden fragen zunehmend nach solchen Informationen. Ein verständliches Security-Konzept kann deshalb nicht nur Risiken reduzieren, sondern auch Teil des Verkaufsarguments eines Coworking Spaces werden.

2. Nicht alle Nutzer gehören ins gleiche Netzwerk

Ein Tagesgast, ein Mitarbeiter des Space-Betreibers und ein Team eines Unternehmenskunden haben völlig unterschiedliche Anforderungen.

Deshalb sollten verschiedene Nutzergruppen voneinander getrennt werden. Gäste sollten beispielsweise nicht auf interne Systeme zugreifen oder andere Geräte im Netzwerk sehen können.

Wie sich Gäste-, Mitglieder- und Unternehmensnetzwerke mit VLANs und Client Isolation voneinander trennen lassen, haben wir ausführlicher in unserem Artikel „WLAN ist nicht genug: Netzwerkkonzepte für Coworking Spaces“ beschrieben.

Für den Security Check reicht zunächst eine einfache Frage:

Kann ein beliebiger Gast im WLAN Geräte oder Ressourcen sehen, die ihm nicht gehören?

Falls die Antwort nicht eindeutig „Nein“ lautet, lohnt sich ein genauerer Blick auf die Netzwerkarchitektur.

3. Zugang zum Gebäude ist nicht gleich Zugang zu allem

Auch innerhalb des Gebäudes gilt das Prinzip: Nur weil jemand den Space betreten darf, muss er nicht automatisch überall hinein dürfen.

Server- und Technikräume, Büros des Betreiberteams, Postbereiche oder Räume mit sensibler Infrastruktur sollten separat geschützt sein.

Moderne Zutrittssysteme können Zugangsrechte abhängig von Person, Mitgliedschaft, Standort oder Tageszeit vergeben und automatisch wieder entziehen. Mehr dazu gibt es in unserem Artikel über Access-Control-Systeme für Coworking und Flex Spaces.

Wichtig ist aber auch der Prozess dahinter: Was passiert beispielsweise mit einer Zugangskarte, wenn eine Mitgliedschaft endet? Werden Berechtigungen automatisch entzogen oder muss jemand daran denken?

4. Gemeinsam genutzte Geräte verdienen besondere Aufmerksamkeit

Coworking bedeutet gemeinsame Infrastruktur. Und genau diese Geräte werden bei Security-Checks leicht vergessen.

Dazu gehören beispielsweise Displays in Meetingräumen, Tablets am Empfang, Scanner, Drucker oder gemeinsam genutzte PCs.

Betreiber sollten regelmäßig prüfen:

• Sind Betriebssysteme und Firmware aktuell?
• Gibt es noch Standardpasswörter?
• Welche Geräte sind aus welchen Netzwerken erreichbar?
• Welche Benutzerkonten und Berechtigungen sind eingerichtet?
• Bleiben nach der Nutzung Daten oder Zugangsinformationen auf dem Gerät zurück?

Ein Smart TV mit einem alten Benutzerkonto oder ein frei erreichbares Administrationsinterface kann schließlich genauso zum Sicherheitsproblem werden wie ein schlecht konfigurierter Laptop.

5. Auch der Drucker ist ein Security-Thema

Drucken wirkt auf den ersten Blick harmlos. Tatsächlich treffen hier jedoch mehrere typische Coworking-Risiken aufeinander.

Ein Mitglied druckt einen Vertrag aus, wird abgelenkt und holt ihn erst zehn Minuten später ab. Inzwischen liegt das Dokument für jeden sichtbar im Ausgabefach. Oder Nutzer können im Netzwerk Drucker sehen, die eigentlich zu einem anderen Unternehmen gehören.

Eine sichere Drucklösung sollte deshalb verhindern, dass Nutzer beliebig auf Drucker zugreifen können, und vertrauliche Dokumente möglichst erst dann ausgeben, wenn die richtige Person am Gerät steht.

Mit Pull Printing lässt sich beispielsweise ein Druckauftrag zunächst zurückhalten und erst nach der Authentifizierung direkt am Drucker ausgeben. Bei ezeep kann das unter anderem über RFID-Karten erfolgen, gegebenenfalls sogar mit derselben Karte, die bereits für den Gebäudezugang verwendet wird.

Cloud Printing hat darüber hinaus einen weiteren Vorteil: Nutzer müssen nicht zwangsläufig direkten Netzwerkzugriff auf einen Drucker erhalten. Damit lässt sich Drucken auch in konsequent segmentierten Netzwerkumgebungen bereitstellen.

6. Menschen gehören zum Sicherheitskonzept

Nicht jedes Risiko lässt sich technisch lösen.

Ein fremder Besucher hält eine Tür auf. Jemand fragt das Community-Team freundlich nach dem WLAN-Passwort. Ein angeblicher Techniker möchte kurz an den Router. Ein Mitglied lässt seinen Laptop unbeaufsichtigt stehen.

Ein riesiges Security-Handbuch hilft hier meist weniger als wenige verständliche Regeln.

Das Betreiberteam sollte beispielsweise wissen, wie es mit unbekannten Besuchern umgeht, wer technische Dienstleister autorisieren darf und wem Zugangsdaten herausgegeben werden dürfen. Auch regelmäßige kurze Hinweise für Mitglieder können sinnvoll sein, etwa zu Phishing, Bildschirmsperren oder dem Umgang mit vertraulichen Dokumenten.

Security Awareness muss nicht kompliziert sein, sie muss präsent sein.

7. SaaS-Konten und Integrationen nicht vergessen

Moderne Coworking Spaces bestehen längst nicht nur aus Räumen und WLAN. Booking-Plattform, Mitgliederverwaltung, Zahlungsdienstleister, Access Control, Printing, CRM, Newsletter-System und viele weitere Cloud-Dienste arbeiten zusammen.

Damit wächst auch die Zahl der Accounts und Integrationen.

Hier lohnt sich mindestens einmal im Jahr ein kleiner Frühjahrsputz – oder eben ein Security Awareness Month Cleanup:

Welche Mitarbeiter haben noch Admin-Rechte? Welche ehemaligen Kollegen besitzen noch Accounts? Wo fehlt Multi-Faktor-Authentifizierung? Welche Integrationen werden gar nicht mehr benötigt?

Besonders kritisch sind Konten, mit denen sich mehrere Personen anmelden. Persönliche Benutzerkonten mit klar definierten Rollen machen es wesentlich einfacher, Berechtigungen zu verwalten und wieder zu entziehen.

8. Einen Plan für den Fall der Fälle haben

Hundertprozentige Sicherheit gibt es nicht. Deshalb gehört zu einem guten Sicherheitskonzept auch die Frage:

Was tun wir, wenn doch etwas passiert?

Das muss kein 80-seitiger Incident-Response-Plan sein.

Für einen Coworking Space sollte zumindest klar sein, wen Mitarbeiter kontaktieren, wenn ein Gerät kompromittiert erscheint, Zugangsdaten gestohlen wurden, eine verdächtige Person entdeckt wird oder ein wichtiger Cloud-Service ausfällt.

Kontaktlisten, Zuständigkeiten und grundlegende Abläufe sollten dokumentiert und auch dann verfügbar sein, wenn das betroffene IT-System gerade nicht funktioniert.

Security Check: Ein Rundgang durch den eigenen Space

Der vielleicht einfachste Security-Test beginnt nicht mit einem Softwaretool, sondern mit einem Rundgang.

Stell dir vor, du wärst heute zum ersten Mal als Gast im Space. Was könntest du sehen? Wo könntest du hinein? Welche Geräte könntest du erreichen? Welche Informationen liegen offen herum? Welche Services könntest du nutzen, ohne dass jemand überprüft, wer du bist?

Danach machst du denselben Rundgang digital: Netzwerke, Accounts, Cloud-Dienste, Geräte und Berechtigungen.

Oft werden dabei keine spektakulären Sicherheitslücken sichtbar. Stattdessen sind es kleine Dinge: ein altes Benutzerkonto, ein Drucker im falschen Netzwerk, eine nicht zurückgegebene Zugangskarte oder ein Passwort, das seit drei Jahren am Empfang bekannt ist.

Genau dort beginnt gute Security.

Sicherheit und Benutzerfreundlichkeit sind keine Gegensätze

Coworking Spaces sollen offen, flexibel und unkompliziert sein. Sicherheit darf daraus keine Festung machen.

Die besten Lösungen arbeiten deshalb möglichst unauffällig im Hintergrund: Netzwerksegmente trennen Nutzer automatisch voneinander, digitale Zugangssysteme vergeben Berechtigungen anhand der Mitgliedschaft und Cloud Printing ermöglicht sicheres Drucken, ohne dass Mitglieder Druckertreiber oder Netzwerkadressen konfigurieren müssen.

Das Ziel ist nicht mehr Security um jeden Preis. Es ist Security by Design: Infrastruktur so aufzubauen, dass sich sicheres Verhalten möglichst automatisch ergibt.

Und genau das ist letztlich auch eine Frage der Member Experience. Denn ein guter Coworking Space bietet seinen Mitgliedern nicht nur einen Schreibtisch und schnelles WLAN.

Er bietet ihnen einen Ort, an dem sie unkompliziert und mit gutem Gefühl arbeiten können.

Drucken im Coworking Space sicher machen.

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