Ein Gastbeitrag von Minh Riemann, Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht bei Dentons Europe LLP
Die Home-Office-Tätigkeit ist während der Corona-Pandemie für viele Arbeitnehmer zum Normalfall geworden. Zögerten Arbeitgeber vor zwei Jahren noch, Arbeitnehmern zu ermöglichen, von zuhause aus zu arbeiten, hat sich die Arbeit im Home-Office zwischenzeitlich in vielen Betrieben etabliert und wird akzeptiert.
Dabei bleibt vieles regelungsbedürftig: Fragen der Arbeitszeit, des Arbeits- und des Datenschutzes. Existiert in einem Betrieb ein Betriebsrat, so liegt es nahe, die Rahmenbedingungen für die Home-Office-Tätigkeit in einer Betriebsvereinbarung zu regeln.
Ungeachtet der zeitweise (aus Gründen des Infektionsschutzes) gesetzlich verordneten Home-Office-Pflicht hat der Arbeitgeber zu entscheiden, ob Home-Office eingeführt wird. Entscheidet er sich hierfür und existiert in seinem Betrieb ein Betriebsrat, so unterliegt die nähere Ausgestaltung der Home-Office-Tätigkeit aber der Mitbestimmung.
Den Betriebsrat einbeziehen – wenn vorhanden
Zunächst ist der Betriebsrat gemäß § 80 Abs. 2 S. 1 BetrVG über die Einführung der Arbeit im Home-Office zu unterrichten und kann dem Arbeitgeber hierzu im Rahmen der Planung gemäß § 90 BetrVG seine eigenen Vorschläge unterbreiten. Darüber hinaus ist dem Betriebsrat gemäß § 92 BetrVG mitzuteilen, wie viele Arbeitnehmer für welchen Zeitraum von zuhause aus arbeiten sollen. Sofern ein Arbeitnehmer dauerhaft von zuhause aus tätig werden soll, beinhaltet dies eine Versetzung, die gemäß § 99 BetrVG der Zustimmung bedarf.
Darüber hinaus hat der Betriebsrat Mitbestimmungsrechte in sozialen Angelegenheiten, die die Tätigkeit im Home-Office tangieren können. Hierzu gehören u.a. die Gestaltung der Arbeitszeit nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 und Nr. 3 BetrVG, die Einführung technischer Überwachungseinrichtungen gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG sowie die Mitbestimmung bezüglich Unfallverhütungsvorschriften nach § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG. Schließlich hat der Gesetzgeber im letzten Jahr in § 87 Abs. 1 Nr. 14 BetrVG einen eigenen Mitbestimmungstatbestand hinsichtlich der Ausgestaltung mobiler Arbeit geschaffen, die mittels Informations- und Kommunikationstechnik erbracht wird. Dem Gesetzgeber zufolge sollen mit dem neuen Mitbestimmungstatbestand insbesondere die Gefahren einer Entgrenzung von Arbeits- und Privatleben reduziert werden.
Um diese Mitbestimmungsrechte zu wahren sowie den weiteren Aspekten Rechnung zu tragen, die bei der Einführung von Home-Office-Arbeit geklärt werden müssen, sollte in einer Betriebsvereinbarung zunächst geregelt werden, wie viel Flexibilität den Arbeitnehmern eingeräumt werden soll und an wie vielen Wochentagen die Arbeit vom Home-Office aus erbracht werden kann. So können die Tage im Home-Office von vornherein beschränkt werden, es ist aber auch möglich, den Arbeitnehmern eine jederzeitige Home-Office-Tätigkeit zu ermöglichen. Letzteres setzt allerdings voraus, dass die betrieblichen Abläufe hierdurch nicht beeinträchtigt werden und Arbeitnehmern ein entsprechendes Vorschussvertrauen entgegengebracht werden kann. Außerdem ist festzulegen, welche Tätigkeiten überhaupt vom Home-Office aus erbracht werden können. Nicht jede Tätigkeit eignet sich dafür gleichermaßen.
Wer trägt die Kosten? Die Kostentragungspflicht
Weiterhin sollte die Kostentragungspflicht geregelt werden. Grundsätzlich muss der Arbeitgeber die für die Einrichtung eines Home-Office-Arbeitsplatzes erforderlichen Kosten übernehmen – für einen Laptop, einen Bildschirm und gegebenenfalls auch Büromöbel. Hinsichtlich der Aufwendungen für zusätzliche Strom- und Heizkosten wird oftmals eine monatliche Aufwandspauschale vereinbart. Erfolgt die Home-Office-Tätigkeit indes auf ausdrücklichen Wunsch des Arbeitnehmers und steht gleichzeitig ein betrieblicher Arbeitsplatz zur Verfügung, so besteht kein Aufwendungsersatzanspruch.
Arbeitsschutz, Arbeitszeiterfassung und Datenschutz
Gleichzeitig muss für einen ausreichenden Arbeitsschutz im Home-Office Sorge getragen werden und nach § 5 ArbSchG eine Gefährdungsbeurteilung durchgeführt werden. Der Arbeitgeber ist darüber hinaus gemäß § 12 ArbSchG unterweisungspflichtig. Auch die Bedingungen hierfür sollten in der Betriebsvereinbarung niedergelegt werden. Zusätzlich sollten die Arbeitszeiterfassung und die Aufzeichnungspflichten nach dem Arbeitszeitgesetz geregelt werden, da diese in gleicher Weise im Home-Office Anwendung finden.
Schließlich sollte die Einhaltung eines ausreichenden Datenschutzes im Rahmen der HomeOffice-Tätigkeit geregelt werden. Grundsätzlich gelten hierbei die gleichen Anforderungen wie im Betrieb. Die Arbeitnehmer sollten für bestehende Risiken sensibilisiert und entsprechend unterwiesen werden.
Bei weiteren Fragen zur rechtlichen Lage bei Home-Office-Tätigkeiten bzw. zu Detailfragen wenden Sie sich bitte an die Arbeitsrechtsexperten von Dentons.